PEDOMAN PEMBUATAN E-BOOK DAN STANDAR ALIH MEDIA - PDF Flipbook

PEDOMAN PEMBUATAN E-BOOK DAN STANDAR ALIH MEDIA

116 Views
15 Downloads
PDF 0 Bytes

Download as PDF

REPORT DMCA


Pedoman
Pembuatan Buku

Elektronik Dan
Standar Alih
Media

PUTU MARTINA SAPUTRI
D III PERPUSTAKAAN

i

DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
1.2 Pemahaman Konsep Alih Media Digital. Pembuatan Buku Elektronik (e-book)
1.3 Sistematika Penyajian
BAB II RUANG LINGKUP KEGIATAN
2.1 Prinsip Alih Media Digital
2.2 Kebijakan Seleksi Bahan Pustaka Yang Dihadapi Dalam Kegiatan Alih Media Digital
2.3 Tujuan Alih Media
2.4 Hambatan Yang DihadapinDalam Kegiatan Alih Media
2.5 Infrastruktur Koleksi Digital
BAB III PROSEDUR OPERASIONAL ALIH MEDIA DIGITAL
3.1 Tahapan Pra Digitalisasi
3.2 Tahapan Digitalisasi
3.3 Tahapan Pasca Digitalisasi
BAB IV MANAJEMEN PRESERVASI DIGITAL
DAFTAR PUSTAKA

i

BAB I : PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Era informasi merupakan zaman keemasan bagi siapa saja yang menguasai informasi,
informasi menjadi suatu primadona serta kebutuhan untuk semua kalangan, bukan hanya sekedar
butuh tetapi tiap elemen baik itu pribadi, komunitas, masyarakat, swasta maupun pemerintah
sangat berperan dan berlomba-lomba tidak hanya menjadi penerima informasi tetapi berusaha
menjadi pemberi informasi, sehigga akan terbentuknya budaya berbagi informasi pada setiap
elemen masyarakat.

Mengingat kebutuhan masyarakat akan informasisemakin cepat, maka disini perlu adanya
suatu lembaga yang tanggap terhadap pengelolaan, penyimpanan serta penyebaran informasi,
lembaga tersebut sering kita kenal dengan nama perpustakaan. Perpustakaan berdasarkan
Undang-undang No. 13 tahun 2007 adalah suatu institusi pengelola koleksi karya tulis, karya
cetak, dan/ atau karya rekam secara professional dengan system yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidik, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

Pengelolaan informasi tidak hanya ditujukan pada informasi-informasi terkini, tidak
terkecuali untuk informasi yang bersifat retrospektif dan langka. Informasi retrospektif memiliki
nilai historis yang tinggi serta langka, sehingga isi dan cakupan didalamnya dapat dimanfaatkan
untuk generasi penerusnya. Namun permasalahannyakondisi fisik dari media informasi
retrospektif sudah banyak yang memprihatinkan, baik dari segi fisik jilidan, cover, kerapuhan
kertas, serta tingkat kesamaan dari media kertas sebagai penyimpan informasi retrospektif
tersebut.

Pemanfaatan teknologi informasi dapat mengatasi bahan pustaka tercetak dan terekam dari
resiko rusak karena usia,penanganan yang keliru, serta metode dan ruang penyimpanan yang
tidak tepat. Alih media digital ini merupakan salah satu upaya penyelamatan isi atau informasi
yang dikandung bahan perpustakaan tersebut tanpa menghilangkan atau merubah bentuk aslinya.

Selain alasan diatas, adanya alih media digital ini juga dikarenakan adanya fenomena ledakan
informasi, semakin banyaknya informasi-informasi yang dihasilkan dari pemikiran orang, maka
semakin banyak pula terciptanya bahan perpustakaan, dan hal itu perlu diperhitungkan dala
pengelolanya, baik dalam pengaturan penyimpanannya. Dengan adanya alih media digital ini
disbanding dalam penyimpanan wujud fisik nya.

Ketersediaan akses informasi serta penyebaran informasi yang lebih cepat kepada
masyarakat, dijadikan sebagai salah satu alasan dalam alih media digital juga, karena dengan
menjadikan format digital, informasi akan dengan cepat disajikan dan diakses, tanpa harus
mendatangi dimana informasi itu berada. Hal ini memungkinkan untuk diverifikasi bentuk

1

layanan bahan perpustakaan karena dapat menyajikan tampilan lebih menarik, halaman tak
terbatas, potable, interaktif dan berkesinambungan.

1.2 Pemahaman Konssep Alih Media/ Pembuatan Buku Elektronik

Digitalisasi secara harfiah berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, digitalisasi
/di’gi’ta’li’sa’si/ (n) proses pemberian atau pemakaian system digital, atau dalam bahasa inggris
digitizing merupakan sebuah terminology untuk menjelaskan proses alih media dari format
tercetak, audio, maupun video kedalam format digital. Kegiatan digitalisasi di Perpustakaaan
Nasional RI sebagai upaya pelestarian kandungan isi informasi dari sebuah bahan perpustakaan,
baik itu yang berupa format cetakan (buku, majalah, surat kabar), bahan grafis (Peta, gambar,
lukisan, serta foto bersejarah), bahan 3 dimensi, serta format audio, dan audio visual yang dialih
bentukan kedalam format digital adapun pembagian materi digital berdasarkan Barclay W.Odgen
dalam bukunya yang berjudul The Preservation Perspective, dibagi menjadi dua, yaitu :

4. Natively Digital (born digital) yaitu materi yang dibuat sebagai materi digital dan
akan digunakan serta dipertahankan sebagai materi digital.

5. Digitized Material yaitu materi digital yang dibuat dari hasil konservasi

Adapun pembagian materi digital yang dikembangkan di Perpustakaan Nasional RI
meliputi :

- Publikasi online, jurnal online berlangganan (e-resource)
- Konten digital dalam media fisik (disket, CD/DVD, HD stronge eksternal)
- Koleksi audiovisual dalam format digital
- Hasil konversi dari format analog ke format digital
- Born digital, koleksi-koleksi terbitan Balai Pustaka
- Deskrifsi Bibliografi dan technical metadata record
- Hasil alih media digital dari format tercetak ke dalam format digital
- File master dan file turunan hasil alih media digital

Berdasarkan siklus hidupnya, informasi dalam format digital dibagi kedalam 4 tahapan,
yaitu tahapan penciptaan data (data creation), tahapan pengelolaan data (data managemen),
tahapan pemeliharaan data (data preservation), serta tahapan penyajian data (data provision).
Pemilahan format file objek digital harus ditentukan tidak hanya berdasarkan kebutuhan saat ini
maupun kebutuhan keadaan yang terlihat saat ini tetapi jua harus mempertimbangkan kebutuhan
jangka panjang. File Objek digital tida aka berguna jika tidak tahan lama dan tidak dapat
memenuhi kebutuhan yang akan datang.

1. Tahapan penciptaan data (Data creation), pada tahap ini merupakan proses penciptaan
atau pengadaan data atau informasi, proses pengadaan data bisa dilakukan dengan
cara berlangganan, penerima, pembelian serta melakukan kegiatan pembuatan data/
informasi digital dan hasil alih media bentuk tercetak dan analog kedalam format

2

digital. Kegiatan utama pada tahapan ini meliputi pengumpulan serta proses
digitalisasi data.
- Prosedur awal, yang termasuk pada proses awal meliputu : pemilihan atau seleksi
bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka yang akan di digitalkan, penetapan standar
digitalisasi, pemilihan metode digitalisasi, perencanaan sumber daya manusia,
pemilihan teknologi yang akan digunakan serta mempersiapkan lingkungan
digitalisasi.
- Penciptaan file digital, halini terkait proses kegiatan digitalisasi bahan pustaka yang
berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan, sehingga proses ini tidak membahayakan
atau mengganggu objek fisiknya.
- Pengecekan kualitas (QualityControl), proses ini dilakukan untuk memastikan hasil
dari file digital sesuai dengan standar yang ditetapkan, misalnya: pemeriksa
ketetapan warna, kualitas resolusi, serta proposional dari objek yang didigitalkan.
Pengecekan kualitas memerlukan berbagai perangkat lunak (software aplikasi) dan
instrument sebagai pemeriksa berkas digital, kalibrasi warna.
- Prosedur akhir (post-processing), setelah melalui tahapan pengecekan kualitas, akan
dilakukan tahapan akhir penyelesaian kegiatannya, meliputi : retouching, penamaan
- file, konversi file, pengamanan file digital, serta pemeriksaan output yang dihasilkan.
2. Tahapan Pengelolaan Data (data management), setelah data ataupun informasi
tercipta, maka tahapan selanjutnya adalah proses pengelolaan data atau informasi,
yang meliputi pengindekfikasian data, menambahkan metadata, melakukan
pengindekfikasian, pencatatan serta pengaturan akses terhadap data itu sendiri yang
terkait dengan adanya pembahasan copyright.
3. Tahapan Pemeliharaan Data (Data Preservation), pemeliharaan data digital
merupakan proses pemeliharaan dokumen atau data digital sehingga dapat
dimanfaatkan dalam waktu yang lama secara internal oleh public sesuai dengan
kaidah, norma, dank ode etik yang berlaku.
4. Tahapan Penyajian Data (Data Provision), pada tahapan ini bagaimana data digital
dapat diunduh oleh masyarakat, sehingga perlunya ada infrastruktur yang bagus,
system manajemen objek digital yang bisa memenuhi kebutuhan masyarakat untuk
mengakses informasi tersebut.

1.3 Sistematika Penyajian
Sistematika dari penyajian pedoman pembuatan ebook dan standar alih media disusun,
sebagai berikut :
 BAB I PENDAHULUAN, yang terdiri dari latar belakang, pemahaman konsep
alih media dan buku elektronik (e-book) serta sistematika penyajian
 BAB II RUANG LINGKUP KEGIATAN, mencakup : prinsip-prinsip alih
media digital, kebijakan seleksi bahan pustaka yang dialih media, tujuan alih
media digital, serta infrastruktur koleksi digital yang membahas mengenai standar

3

alih media digital dalam, aturan dalam pembuatan buku elektronik (e-book),
infrastruktur koleksi digital, serta peralatan yang digunakan dalam proses alih
media digital.
 BAB III PROSEDUR OPERASIONAL ALIH MEDIA DIGITAL, terdiri dari :
Tahapan Pra Digitalisasi, Tahapan Digitalisasi, Tahapan Pasca Digitalisasi
 BAB IV MANAJEMEN PRESERVASI DIGITAL, mencakup kegiatan
pelestarian serta perawatan objek digital serta pengelolaan objek digital.
 Pada bagian akhir terdapat daftar pustaka.

BAB II RUANG LINGKUP

2.1 Prinsip Alih Media

Adapun prinsip-prinsip alih media yang ditetapkan pada kegiatan alih media digital di
lingkungan Perustakaan Nasional RI, meliputi :

1) Sasaran utama kegiatan alih media kedalam format digital koleksi Perpustakaan
Nasional RI untuk menunjang dan meningkatkan akses bagi pemustaka/ pengguna,
sedangkan sasaran keduanya untuk melestarikan koleksi langka dan rapuh dengan
menyediakan digital surrogate (wakil, pengganti)

2) Prioritas utama alih media kedalam format digital adalah bahan perpustakaan yang
ada kaitannya dengan INDONESIA

3) Koleksi yang akan di alih mediakan dipilih melalui penerapan kriteria yang di setujui
4) Alih media dilaksanakan sesuai dengan undang-undang hak cipta
5) Perpustakaan tidakbermaksud melaksanakan alih media seluruh koleksinya
6) Koleksi yang di alih mediakan hanya dilakukan satu kali saja, masternya disimpan,

sedangkan yang akan diakses hanya turunannya
7) Kegiatan digitalisasi tidak akan mengurangi komitmen untuk melestarikan bentuk

fisik Bahan Perpustakaan
8) Versi digital/ dibuat bentuk mikronya sedapat mungkin akan melambangkan bentuk

asli koleksi tidak akan di manipulasi

2.2 Kebijakan Seleksi Bahan Pustaka Yang Dialih Mediakan

Pertimbangan dalam pemilihan koleksi yang akan dialih mediakan, meliputi :
1) Sejarah dan kebudayaan (Indonesia Heritage) serta muatan local
2) Koleksi yang bersifat unik atau koleksi langka
3) Koleksi yan sering dicari pengguna
4) Koleksi yan sudah tidak memiliki hak cipta, atau yang sudah mendapatkan izin dari

penciptanya untuk mendigitalkan
5) Pembatasan atas ke lokasi aslinya, dengan pertimbangan koleksi tersebut, memiliki

nilai historis tinggi, kerentanan atau lokasi dan kondisi fisik yang sudah rapuh
6) Memudahkan masyarakat untuk dapat mengakses secara online.

4

Sedangkan yang dijadikan kriteria dalam penyelesaian materi yang akan didigitalkan,
meliputi :
1) Prioritas koleksi naskah nusantara, buku langka, peta kuno, gambar, foto bersejarah,
majalah, surat kabar
2) Koleksi dengan permintaan yang tinggi atau sedang
3) Koleksi yang relative tidak di kenal karena di akses lewat digitaldiharapkan dapat
meningkatkan permintaan
4) Kriteria tema yang menjadi prioritas adalah sejarah terbentuknya zaman colonial
kemerdekaan dan lain-lain serta tingkat keterpakaian

2.3 Tujuan Alih Media

Tujuan alih media secara rinci, meliputi :

1) Kemudahan mengakses,
2) Layanan jarak jauh (long distance service), artinya pengguna bisa menikmati layanan

sepuasnya, kapanpun dan dimanapun tanpa dihalangi ruang dan waktu
3) Melestarikan serta mempertahankan koleksi-koleksi yang bersifat langka, using dan

perlu penanganan, karena bentuk asli koleksi yang perlu pelestarian bisa digantikan
dengan format digital
4) Melestarikan khasanah budaya bangsa
5) Membangun komunitas social baru, yang tesimpan dalam media potal Perpustakaan
Digital Nasional Indonesia
6) Tujuan pembangunan perpustakaan digital untuk mempromosikan pemahaman dan
kesadaran antar budaya dalam lingkup nasional
7) Memungkinkan kerjasama antar lembaga/ instansi yang terkait dalam pemanfaatan
sumber informasi bersama (e-resource)
5.1 Hambatan yang dihadapi dalam kegiatan alih media digital
Hambatan- hambatan yang dihadapi, meliputi :
1) Anggaran (budget), pada kegiatan digitalisasi diperlukan anggaran yang cukup besar
2) Kesiapan SDM (Sumber Daya Manusia)
3) Kesediaan infrastruktur TI
4) Kebijakan digitalisasi perlu adanya standar operasional yang dijadikan acuan
bersama.

2.4 Infrastruktur Koleksi Digital

A. Standar Alih Media
- Standar kualitas file master digital pada proses pengambilan objek digital

File master digital merupakan data digital yang memiliki kualitas yang sangat tinggi.
Tujuan adanya file master agar file tersebut dapat melayani berbagai tujuan serta kepentingan
lainnya, termasuk pelestarian jangka panjang. File master akan disimpan pada server sebagai

5

master preservasi, serta tidak diperkenankan untuk diakses bagi pihak lainnya. Standar kualitas
file master digital dilihat dari type objek digital, tonel resolusinya, spatial resolution, dan format
filenya.

- Satndar kualitas file termasuk file turunan/ file akses untuk publikasi di Web

Proses pembuatan file turunan di hasilkan dari file master yang disesuaikan dengan
masing-masing fungsinya, dengan tujuan file turunan sebagai penyedia file akses yang akan di
publish secara online serta untuk kepentingan proses kemasan dalam media CD/DVD. Standar
kualitas file turunan/ file akses dilihat dari file turunan dan type file serta standar kualitasnya.

- File turunan yang dihasilkan

Setiap projek digital akan menghasilkan beberapa file turunan, yang kemudian akan
disimpan, setiap file turunan memiliki fungsinya tersendiri, diantaranya :

a. Format RAW
b. Format TIFF
c. Format JPEG
d. Format PDF
e. Format EXE
f. Format HTML
g. Format compress ZIP/RAR
h. Project KEMASAN CD
- Standar penamaan file

Pemberiaan nama file pada bekas file pada bekas digital, berdasarkan banyaknya
lembaran halaman dari objek fisik aslinya, diantaranya :

a. Koleksi yang memiliki jumlah halaman satuan sampai puluhan dengan
menggunakan angka dua digit penomoran

b. Koleksi yang memiliki jumlah halaman sampai ratusan dengan menggunakan
tiga digit angka

c. Koleksi yang memiliki jumlah halaman sampai ribuan, dengan menggunakan
4 digit angka penomoran

B. Ketentuan Hak Cipta Pada Suatu Dokumen

Berdasarkan undang-undan no. 19 Tahun 2002 tentang hak cipta yang tertera pada BAB
II pasal 4 menyatakan bahwa:

1) Hak cipta yang tidak dimiliki oleh pencipta yang setelah penciptanya meninggal
dunia, menjadi milik ahli warisnya atau milik penerima wasiat dan hak cipta tersebut
tidak dapat disita, kecuali jika hak itu diperoleh secara melawan hukum

6

2) Hak cipta yang tidak atau belum diumumkan yang setelah penciptanya meninggal
dunia menjadi milik ahli warisnya atau milik penerima waiat, dan hak cipta tersebut
tidak dapat disita kecuali jika hak itu diperoleh secara melawan hukum

Apabila suatu dokumen yang tidak diketahui penciptanya maka pemegang hak ciptanya
adalah Negara, seperti yang telah tertuang pada pasal 10 ayat 1 dan 2 :

1) Negara memegang hak cipta, atas karya peninggalan prasejarah, sejarah dan benda
budaya nasional lainnya

2) Negara memegang hak cipta atas folkor dan hasil kebudayaan rakyat yang menjadi
milik bersama seperti, cerita, hikayat, dongeng, legenda, babad, lagu, kerajinan
tangan, koreografi, tarian, kaligrafi, dan karya seni lainnya.

C. Koleksi Digital

Digital Collections Manager (DCM) system merupakan system yang mengelola serta
mendukung seluruh siklus kegiatan untuk koleksi digital termasuk pengambilan objek,
penyimpanan, manajemen, dan pelestarian jangka panjang. Sesuai dengan prinsip-prinsip
preservasi digital, yaitu untuk menjamin penyimpanan yang aman dan pengelolaan objek digital
yaitu untuk menjamin penyimpanan yang aman dan pengelolaan objek digital. Oleh karena itu
adanya rancangan dan proses yang tepat berada di tempat penyimpanan jangka panjang
menguasai gambar digital dalam perpustakaan digital objek stoage system (Doss). Selain itu juga
sejalan dengan perkembangan kemajuan teknologi, perlu dilakukannya konservasi digital,
dimana perpustakaan melakukan pendokumentasian baik itu data, software ataupun hardware
yang mendukung pada kegiatan digitalisasi. Hal itu untuk memastikan bahwa koleksi digital
tetap dapat digunakan dari waktu ke waktu bahkan ketika teknologi saat ini untuk mengaksesnya
berubah.

System informasi yang digunakan untuk menampung serta mendistribusikan koleksi
digital adalah system informasi perpustakaan terpadu atau yang dikenal dengan nama INLIS
(Integrated library system). Pada system ini terdiri dari beberapa modul diantaranya modul
OPAC, modul keanggotaan, modul sirkulasi, modul akuisisi bahan pustaka, modul
pengkatalogan. File digitalnya akan di publish terlebih dahulu di upload ke dalam pangkalan data
INLIS yang langsung melekat dengan metadatanya. Berikut ini merupakan spesifikasi dari
system pengelolaan koleksi digital :

 Stroage are network (SAN) : Hitaachi data storage seri AMS 2300 dengan
kapasitas 7890 (7.8 TB)

 Repository : Digital Stroage System dengan system file yang terstruktur
 Khusus master dan backup file digital disimpan dalam tape
 Kapasistas storage yang dimiliki : phisycal storage sebesar 7.890 GB (7.8

Terabyte)

7

 Sarana back up data : virtual tape library system (VTL) dengan rincian EMC seri
VTL 3D 1500 dengan phisycal storage berkapasitas 4.000 GB setara dengan 4TB

 Back up data berbasis tape menggunakan mesin Tanberg LTO 5 yang dapat
menampung 10 Tape masing-masing berkapasitas 3 TB

 Capturing dan pengelolaan menggunakan aplikasi yang disebut Digital Collection
Manager (dibangun sendiri)

 Koleksi digital yang dkelola : gambar, peta, manuskrip, teks, partitur music, buku,
terbitan berkala, dan audiovisual

 Akses dan delivery menggunakan media situs web (online)
 Koleksi digital yang dipublikasi merupakan ranah public (public domain)

D. Peralatan Alih Media

Peralatan yang digunakan pada proses alih media digital tentu membutuhkan teknologi yang
canggih serta memiliki spesifikasi yang tinggi. Identifikasi peralatan harus disesuaikan
berdasarkan fungsinya, seperti peralatan yang mendukung pada saat proses pengambilan objek,
proses pengeditan file digital serta proses pengemasan file digital. Dari keseluruhan proses
digitalisasi masing-masing proses kerjanya selalu dioperasikan melalui computer yang
dikhususkan untuk pengelolaan file grafis. Pemilihan peralatan untuk pengambilan objek digital,
baik itu dengan menggunakan scanner ataupun kamera digital harus dipertimbangkan tidak
hanya dilakukan dengan karakteristik objek yang akan diberikan tetapi juga maskud penggunaan
objek digital, jika objek digital yang diinginkan hanya sebatas file digital akses maka tidak perlu
menggunakan pemindai (scanner) atau kamera digital dengan resolusi tinggi.

BAB III PROSEDUR OPERASIONAL ALIH MEDIA DIGITAL

Pada kegiatan alih media digitalisasi bidang transformasi digital menetapkan suatu prosedur pada
setiap tahap pelaksanaanya, hal ini bertujuan untuk :

1) Kegiatan alih media digital bekerja secara sistematik dan terkontrol
2) Adanya sarana kerja bagi semua pihak dan melaksanakan kegiatan alih media digital

pembuatan e-book
3) Adanya standarisasi alih media digital yang dapat diadaptasi oleh semua pihak dalam

pelaksanaan kegiatan alih media
4) Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan mengenai tatacara kegiatan alih media

digital
5) Memberikan gambaran mengenai tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan alih media

digital
6) Panduan dalam melakukan kegiatan alih media digital , baik itu menggunaka metode

ataupun teknologi yang digunakan

8

7) Sebagai kualitas control pada proses pembuatan ebook
8) Untuk meningkatkan efiensi pada proses operasionalnya

Berikut ini tahapan alih media digital:

1. Mengumpulkan dan seleksi sumber materi bahan perpustakaan Sumber materi bahan
perpustakaan dapat diperoleh dari pihak internal dan eksternal Pihak internal: koleksi
bahan perpustakaan yang sudah tersedia pada institusi. Misalnya diperoleh dari
bagian yang menyimpan koleksi. Pihak eksternal : koleksi bahan perpustakaan yang
berasal dari luar institusi misalnya, koleksi pribadi, museum, perpustakaan wilayah
lain, atau lembaga lain yang telah bekerjasama.

2. Klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan Melakukan klarifikasi hak cipta
(copyright) dan kepemilikan dari sumber materi bahan perpustakaan perlu dilakukan
untuk aspek legalitas terhadap hak kekayaan intelektual (HAKI). Bila sudah public
domain atau milik dari institusi sendiri maka tidak perlu lagi dilakukan proses
perjanjian tertulis terhadap penulis/pengarang atau penerbit yang bersangkutan.

3. Memeriksa Kondisi Fisik dan Pencatatan data Bibliografi Diawali dengan memeriksa
kondisi fisik dari sumber bahan perpustakaan.Apabila terdapat kerusakan atau akan
berdampak buruk bagi sumber materi ketika melakukan proses pemindaian
(scanning),maka harus diambil tindakan pencegahan sebelumnya. Jika dalam bentuk
audiovisual seperti kaset audio dan video, perlu dilakukan proses pembersihan dari
jamur yang menempel pada kaset tersebut sebelum dilakukan proses capture
menggunakan hardware yang sesuai. Tahapan ini dilanjutkan dengan mencatat data
bibliografi setiap sumber koleksi yang sudah terkumpul agar mengetahui secara pasti
detail dari suatu objek yang akan dialih mediakan.

4. Proses alih media Pemindaian (scanning) terhadap lembaran naskah dan foto dalam
bentuk tercetak atau dari sumber slide maupun microfilm. Pemotretan dilakukan
untuk sumber bahan perpustakaan dalam bentuk 3 dimensi. Begitu pula bahan
perpustakaan rekaman audio dan video di lakukan dengan menggunakan peralatan
dan aplikasi yang mendukung. Jika dalam bentuk kaset audio maka kita perlu
menyediakan peralatan tape pemutar kaset audio yang memiliki output untuk proses
recording di komputer. Begitu juga untuk bahan video, kita perlu menyesuaikan
peralatan video player dan video capture yang sesuai dengan ukuran kaset video
tersebut. Kita tahu perkembangan kaset video mulai yang ukuran besar (VHS, Hi8,
Mini DV, Optical Disk, SD Card, Micro SD) perlu disesuaikan dengan player yang
tersedia dan proses video capturingnya. 3 Disampaikan di Acara Forum Komunikasi
Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Badan Diklat ESDM 20 – 22 Agustus 2015

5. Pengeditan, File hasil proses alih media menjadi file source yang siap dilakukan
editing. Kita perlu memilih software yang sesuai untuk pemrosesan gambar, audio,
dan video dibutuhkan untuk tahapan ini sampai menghasilkan file master yang siap
dipublikasikan. Pengeditan gambar biasanya dilakukan penyesuaian ukuran

9

(resizing), menyesuaikan kepekatan warna dan kekontrasan (color depth dan
contrast), membersihkan area tertentu bila terdapat noda kotoran atau pengaruh
lainnya dari hasil prose alih media. Software Editing Audio digunakan untuk
perbaikan kualitas file hasil recording. Pemberian watermark perlu dilakukan pada
setiap gambar (image) yang di hasilkan dengan menambahkan logo dengan tingkat
transparansi tertentu disesuaikan dengan kebutuhan.
6. Kompilasi File (mastering file) Kompilasi file diperlukan untuk menggabungkan hasil
pada tahapan editing menjadi 1 file utama yang diinginkan sesuai tujuan alih media.
Sebagai contoh proses scanning halaman-halaman buku sebagai file tunggal (image)
perlu digabungkan sesuai nomor halamannya menjadi 1 file master yang seperti 1
buah buku digital yang dapat dilengkapi dengan watermark sebagai salah satu
identitas pengamanan secara visual.
7. Input Metadata dan Upload File Digital input metadata dan upload file digital melalui
program digital library atau sistem manajemen data digital, diperlukan untuk
merekam setiap koleksi file digital yang telah di hasilkan. Melalui sistem ini dapat
dilakukan manajemen file digital sehingga akan di ketahui secara pasti setiap
perkembangan hasil pekerjaan alih media yang dilengkapi fungsi index dan mesin
pencari (search engine) sebagai alat penelusuran atau temu kembali koleksi dokumen
yang di maksud.
8. Tahapan koreksi akhir Tahapan ini sebagai salah satu quality control terhadap file
master serta input metadata bahan alih media sebelum masuk tahapan akhir
pengemasan dan publikasi. Hal ini untuk menghindari kesalahan yang mungkin
dilakukan pada tahap sebelumnya.
9. Pengemasan dan Publikasi Pengemasan dan publikasi terhadap file digital yang
dihasilkan, perlu dilakukan proses upload ke media yang dapat di akses secara mudah
oleh para pemustaka. Media tersebut dapat berupa media offline ataupun online.

Prosedur operasional alih media digital dalam buku pedoman pembuatan E-book &
standar alih media Perpustakaan Nasional Republik Indonesia:

1. Kegiatan pertama yang disiapkan adalah inventarisasi dan seleksi bahan pustaka,
pengecekkan kondisi fisik bahan pustaka, penentuan format file digital dan pemilihan
metode pengambilan objek digital (capture).

2. Tahap selanjutnya adalah melakukan alih media ke dalam format digital, meliputi:
melakukan pengetesan ketajaman warna yang dihasilkan, pengambilan objek digital,
baik itu scanner, atau alat konveksi lainnya, melakukan koreksi pada objek digital
(editing) setelah proses pengambilan objek. Perubahan format file (konversi) yang
awalnya merupakan format file master. Kemudian diturunkan menjadi format file
turunan. Proses menyatukan file-file image menjadi format buku elektronik, proses
pengubahan format gambar (image) menjadi format tulisan. Sehingga informasi yang
ada di dalam koleksi tersebut dapat ditelusuri secara kata perkata, proses

10

memasukkan deskripsi bibliografi bahan pustaka beserta file digitalnya, aktivitas
yang terakhir yang dilakukan adalah membuat kemasan dalam bentuk offline yang
disajikan pada media CD atau DVD.
- Tahapan terakhir, pada tahapan ini lebih kepada proses pengecekkan serta
pengontrolan kualitas berkas digital, baik itu secara ketepatan warna yang dihasilkan,
kelengkapan serta urutan dari berkas digital, dan memberi kelengkapan terhadap
penyajian kemasan dalam bentuk offline. Proses alih media bahan pustaka di
perpustakaan Menyiapakan alat yang akan digunakan untuk kegiatan alih media
seperti komputer, scanner untuk memindai bahan pustaka yang dialihmedikan, dan
perangkat lunak untuk proses editing.
- Melakukan inventarisasi buku sekaligus pengecekkan kondisi fisik pada buku yang
akan dialihmediakan, pendataan buku dilakukan agar buku yang telah dialihmediakan
tidak ditemui data duplikat, tidak hanya melakukan alih media pada koleksi yang
rusak saja. Tetapi koleksi yang masih dalam kondisi baik juga dialihmediakan, karena
untuk mengatasi kendala kekurangan ruangan.
- Menyiapkan scanner untuk alih media dan menghubungkan kabel scanner pada
komputer. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin
fotokopi yang dapat digunakan untuk mengambil data dengan cara tertentu.
perpustakaan menggunakan scanner karena harganya yang murah. Namun, saat
memindai menggunakan scanner proses yang dilakukan sangat lambat dan hasilnya
kurang jernih. Langkah 4: buka aplikasi windows fax and scan untuk memulai scan
pada buku. Windows fax and scan adalah aplikasi memindai terintegrasi yang
disertakan dalam beberapa versi sistem operasi. Langkah 5 : setelah membuka
aplikasi selanjutnya meletakkan buku pada scanner dengan posisi yang benar.
Meletakkan buku dengan posisi yang benar akan membuat hasil scan menjadi tidak
miring. Melakukan alih media dengan menggunakan scan harus 5 sangat berhati-hati
agar tidak terjadi kerusakan pada buku.
- Setelah buku diletakkan pada scan, selanjutnya proses scanning. Pada proses scan ini
membutuhkan waktu 1 sampai 2 menit. gambar di bawah ini merupakan hasil dari
scan, file yang dihasilkan berbentuk file JPG.
- Setelah buku selesai discan, selanjutnya melakukan editting dengan menggunakan
aplikasi microsoft office picture 2010. Pada proses ini yang dilakukan adalah
memotong bagian file yang tidak digunakan. Kemudian mengkonversi semua file
gambar agar ukurannya menjadi lebih kecil sehingga mudah untuk diunggah pada
website.
- Setelah file selesai editting, selanjutnya mengganti nama file dengan nama file yang
mudah untuk dipahami. Mengganti nama file akan memudahkan dalam menyatukan
file JPG menjadi file PDF.
- Langkah selanjutnya yaitu menggabungkan file-file JPG menjadi file PDF. Aplikasi
yang digunakan yaitu Soda PDF dekstop 11.

11

- Selanjutnya buka aplikasi Soda PDF dekstop 11 kemudian pilih filefile yang akan
dijadikan PDF.

- Langkah selanjutnya adalah mengganti nama file PDF menjadi nama pengarang dan
judul buku tersebut. Sehingga informasi yang ada di dalam koleksi tersebut dapat
ditelusuri secara kata perkata

- Selanjutnya memasukkan deskripsi bibliografi bahan perpustakaan beserta berkas file
digitalnya (upload content digital). Bentuk akhir dari file yang sudah dialihmediakan
adalah PDF dan koleksi yang tersedia berbentuk offline.

3.1 Tahapan Pra Digitalisasi

Sebelum melakukan kegiatan digitalisasi, tentu memerlukan beberapa persiapan untuk
menunjang keberlangsungan proses tersebut. Tahapan persiapan ini dikenal dengan tahapan pra
digitalisasi. Persiapan yang perlu dilakukan utamanya adalah mempersiapkan peralatan.
Peralatan yang dibutuhkan dalam melakukan proses digitalisasi terdiri dari peralatan hardware
dan software. Peralatan hardware dan software dibutuhkan spesifikasi dan kualitas yang bagus
agar nantinya dapat meminimalisir kendala-kendala yang ada pada peralatan. Peralatan hardware
yang digunakan untuk melakukan digitalisasi diantaranya komputer, kamera Canon EOS 7D, 6
buah lampu panel di atas meja, 4 buah lampu panel di bawah meja, printer, dan meja. Sedangkan
software yang digunakan adalah software bawaan dari kamera canon EOS 7D yang bernama
EOS Utility System. Setelah menyiapkan peralatan, tentu ada beberapa tahapan yang perlu
disiapkan sebelum melakukan proses digitalisasi seperti langkah-langkah yang disiapkan
sebelum melakukan proses digitalisasi. Persiapan dalam melakukan proses digitalisasi perlu
dipersiapkan dengan baik dan benar, sebab hal tersebut dapat berdampak pada proses yang akan
dilaksanakan. Langkah-langkah yang disiapkan sebelum melakukan digitalisasi dengan
menentukan atau memilih naskah. Memilih naskah dengan kondisi yang sudah sangat rentan atau
sangat tua, itulah yang akan diprioritaskan untuk dilakukan digitalisasi.

3.2 Tahapan Digitalisasi

Berbagai persiapan sebelum melakukan digitalisasi telah dipersiapkan, kemudian
langsung masuk pada tahap proses pelaksanaan digitalisasi. Proses digitalisasi sangatlah
sederhana yaitu terdiri dari tahapan seleksi, pengambilan gambar, editing, dan simpan. sesuai
format file digital yang sesuai dengan kebutuhan. Format file digital yang akan dijadikan flipping
book tentu berbeda dengan format digital yang akan dicetak atau dibuat salinan dalam jilidan
buku. Berbeda pula dengan format file digital yang akan dilakukan upload atau publikasi. Hasil
output pada proses editing dengan menggunakan Corel Draw yaitu tergantung pada kebutuhan.
Output file digital naskah dari proses digitalisasi yang ada di Museum Radya Pustaka yaitu
menggunakan format JPG. Format JPG ada yang dicetak menjadi salinan dalam bentuk buku,
selain itu JPG juga ada yang dikhususkan untuk pembuatan digital library.

3.3 Tahapan Pasca Digitalisasi

12

Koleksi yang telah di digitalisasi akan berubah bentuk menjadi media digital. Hasil
koleksi digital naskah perlu dilakukan penyimpan khusus mengingat bentuk atau medianya
sudah berbeda dari sumber aslinya. Media yang digunakan sebagai penyimpanan file digital
beraneka macam yang tersedia dalam berbagai format. Media penyimpanan menggunakan CD-
ROM dan DVD yang mana alat tersebut masuk dalam kategori optical disks. Selain itu juga
menggunakan media hardisk external. Media penyimpanan tersebut berguna untuk memudahkan
petugas dalam membuat salinan (copyan) file agar meminimalisir kerusakan pada komputer yang
mengakibatkan hilangnya file digital didalamnya. Sehingga dikemudian hari dapat menemukan
kembali file digital naskah pada media penyimpanan seperti CD-ROM, DVD atau hardisk
external. Kegiatan digitalisasi atau alih media digital dapat dilakukan proses pemberian digital
watermark yang dapat digunakan sebagai identitas instansi yang memproduksi file digital
tersebut. Namun dalam pemberian digital watermark juga harus sesuai dengan ketentuan atau
peraturan undang-undang yang mengatur tentang digital watermark, terlebih untuk koleksi
seperti naskah kuno. Proses digitalisasi koleksi belum melakukan pemberian digital watermark
pada file digital yang akan di cetak atau di print. koleksi yang telah di digitalisasi diharapkan
dapat memudahkan akses pengguna yang membutuhkan informasi suatu koleksi.

BAB 4 : MANAJEMEN PRESERVASI DIGITAL

Preservasi tidak hanya berlaku pada lingkup perpustakaan preservasi Perpusnas RI
sebagai struktur yang membidangi pelestarian bahan pustaka sudah dinilai sengat lengkap
dalam melakukan penyelamatan bahan pustaka. Namun preservasi tidak hanya dilakukan oleh
perpustakaan saja, diluar masih ada orang-orang yang peduli akan penyelamatan bahan
pustaka langka. Untuk menyelamatkan nilai informasi agar dapat dimanfaatkan dalam waktu
yang relatif lebih lama lagi dan terhindar dari kerusakan terhadap koleksi digital atau
elekstronik, Menurut Putu Laxman Pendit (2008: 253) ada beberapa cara preservasi digital,
antara

lain :
a. Preservasi teknologi (technology preservation) yaitu perawatan secara seksama terhadap
semua perangkat keras dan lunak yang dipakai untuk membaca dan menjalankan sebuah
materi digital
b. Preservasi dengan cara penyegaran atau pembaruan (refreshing) dengan memperhatikan
usia media (memindahkan data dari media yang satu ke media yang lain);
c. Preservasi dengancara melakukan migrasi dan format ulang (migration and
reformating) ,merupakan kegiatan mngubah konfigurasi data digital tanpa mengubah
kandungan isi intelektualnya;
d. Preservasi dengan cara emulasi (emulation) yaitu proses “penyegaran” di lingkungan
system, artinya secara teoritis dapat dilakukan pembuatan ulang secara berkala terhadap
program computer tertentu agar dapat terus membaca data digital yang terekam
dalam berbagai format dari berbagai versi;
e. Arkeologi yaitu menyelamatkan isi dokumen yang tersimpan dalam media penyimanan
ataupun perangkat keras dan perangkat lunak yang sudah rusak, sehingga isi dokumen
tersebut tetap dapat digunakan

13

f. Preservasi dengan cara mengubah data digital menjadi analog, terutama untuk materi
digital yang sulit diselamatkan dengan semua cara diatas

Daftar Pustaka

Arienda Addis Prasetyo. 2018. PRESERVASI DIGITAL SEBAGAI TINDAKAN PREVENTIF
UNTUK MELINDUNGI BAHAN PUSTAKA SEBAGAI BENDA BUDAYA. Jurnal
Tibanndaru Volume 2. https://journal.uwks.ac.id/index.php/Tibandaru/article/view/554/523

Prastiani , Intan & Subekti, Slamet. DIGITALISASI MANUSKRIP SEBAGAI UPAYA

PELESTARIAN DAN PENYELAMATAN INFORMASI (STUDI KASUS PADA MUSEUM

RADYA PUSTAKA SURAKARTA).

https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/viewFile/23141/21167

Leyginawati. 2020. ALIH MEDIA BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN INSTITUT
AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) PONTIANAK. Jurnal untan..
https://jurnal.untan.ac.id/index.php/jpdpb/article/view/42707/75676587112

Atmoko , Pitoyo Widhi. 2020. https://lib.ub.ac.id/home/image/2015/08/Digitalisasi.pdf. (diakses
pada 20 Oktober 2020)

14


Data Loading...