Garis Panduan Tadbir Urus Koperasi - PDF Flipbook

104 Views
1 Downloads
PDF 13,281,062 Bytes

Download as PDF

REPORT DMCA

---

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 1 / 42

SURUHANJAYA KOPERASI MALAYSIA

GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI

BAHAGIAN A : PENGENALAN

TUJUAN

Garis panduan ini dikeluarkan di bawah seksyen 86B Akta Koperasi 1993 (Akta) untuk
menggariskan prinsip umum dan piawaian minimum serta keperluan khusus tadbir urus
untuk rujukan dan amalan koperasi.

LATAR BELAKANG

2. Tadbir urus didefinisikan sebagai proses dan struktur untuk mentadbir dan
mengurus perniagaan dan hal ehwal sesuatu entiti bagi meningkatkan kemakmuran
perniagaan dan akauntabiliti korporat dengan objektif utamanya untuk mencapai nilai
jangka panjang pemilik.

3. Dalam konteks koperasi, tadbir urus merupakan hubungan antara anggota
sebagai pemilik perniagaan, pihak pengurusan yang mengendalikan perniagaan dan
Lembaga yang menerajui pengurusan bagi pihak pemilik dengan tujuan untuk mencapai
matlamat penubuhan koperasi.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 2 / 42

4. Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi dalam era transformasi,
globalisasi, liberalisasi dan deregularisasi mencabar keutuhan koperasi untuk
mengekalkan identiti, konsep dan falsafahnya.

5. Amalan tadbir urus yang berkesan akan memastikan koperasi diurus secara telus
dan berhemah yang dilaksanakan melalui keseimbangan aktiviti pengambilan risiko dan
kehematan perniagaan. Ini bertujuan untuk memaksimumkan pulangan kepada anggota
di samping melindungi kepentingan semua pihak berkepentingan.

PENDEKATAN

6. Panduan ini dirumus berlandaskan konsep tanggungjawab, akauntabiliti dan
ketelusan yang tertumpu kepada peranan anggota Lembaga koperasi (ALK) dan pihak
pengurusan.

7. Tadbir urus ini mengandungi prinsip berikut:
(a) hal ehwal ALK;
(b) pengawasan pengurusan;
(c) kebertanggungjawaban dan pengauditan; dan
(d) ketelusan dan integriti.

8. Garis panduan ini menyenaraikan 15 prinsip umum yang hendaklah dijadikan
rujukan dan amalan kepada koperasi dalam usaha mewujudkan sistem tadbir urus yang
berkesan. Prinsip-prinsip di bawah adalah piawaian minimum yang hendaklah
diamalkan oleh koperasi:

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 3 / 42

PRINSIP 1 : Pengamalan Prinsip dan Nilai Koperasi
PRINSIP 2
: Pentadbiran Lembaga yang Cekap dengan Misi dan Strategi
yang Jelas

PRINSIP 3 : Pengasingan Peranan dan Tanggungjawab Lembaga dan
Pengurusan Koperasi yang Seimbang

PRINSIP 4 : Pelantikan Anggota Lembaga Koperasi Secara Formal dan
Telus

PRINSIP 5 : Pelaksanaan Pelantikan Semula Anggota Lembaga Koperasi
PRINSIP 6 : Kriteria Minimum Anggota Lembaga Koperasi

PRINSIP 7 : Pengendalian Mesyuarat Lembaga dan Pengemukaan
Maklumat Terkini oleh Pihak Pengurusan

PRINSIP 8 : Penilaian Rasmi dan Berterusan Terhadap Pentadbiran dan
Pihak Pengurusan

PRINSIP 9 : Penetapan Prosedur Ganjaran yang Formal dan Telus

PRINSIP 10 : Pendedahan dan Percanggahan Kepentingan

PRINSIP 11 : Pengauditan yang Mantap Melalui Hubungan Profesional
Antara Juruaudit, Lembaga dan Pengurusan

PRINSIP 12 : Penyampaian Maklumat Melalui Saluran Komunikasi yang
Berkesan

PRINSIP 13 : Pelaksanaan Pengurusan Risiko yang Berkesan

PRINSIP 14 : Pengendalian Koperasi Secara Telus dan Jelas

PRINSIP 15 : Penilaian Prestasi Koperasi Melalui Tahap Kepuasan
Anggota

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 4 / 42

BAHAGIAN B : PRINSIP TADBIR URUS, PIAWAIAN MINIMUM DAN
KEPERLUAN KHUSUS

PRINSIP 1 : Pengamalan Prinsip dan Nilai Koperasi

9. Sektor koperasi bergerak berlandaskan tujuh prinsip berikut:
(a) Keanggotaan sukarela dan terbuka (Voluntary and open membership);
(b) Kawalan demokratik oleh anggota (Democratic member control);
(c) Penglibatan ekonomi oleh anggota (Member economic participation);
(d) Autonomi dan kebebasan (Autonomy and independence);
(e) Pendidikan, latihan dan maklumat (Education, training and information);
(f) Kerjasama antara koperasi (Co-operation among co-operatives); dan
(g) Mengambil berat terhadap masyarakat (Concern for community).

10. Nilai koperasi pula sangat penting kepada gerakan koperasi untuk
membangunkan insan yang beretika dan bermoral dalam masyarakat. Nilai koperasi
adalah seperti berikut:

(a) Bantu Diri (Self-Help)
Nilai ini merujuk kepada kepercayaan boleh dan akan berusaha untuk
mencapai matlamat hidup. Dalam konteks koperasi, mesti bekerjasama
untuk lebih berjaya dan boleh mempengaruhi pasaran.

(b) Tanggungjawab Diri (Self-Responsibiility)
Nilai tanggungjawab diri merujuk kepada kebertanggungjawaban anggota
untuk memajukan koperasi dan menyertai sebarang aktiviti koperasi.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 5 / 42

(c) Demokrasi (Democracy)
Nilai demokrasi merujuk kepada hal ehwal koperasi yang ditadbir oleh
anggota yang dipilih dan dilantik dengan cara yang dipersetujui dalam
mesyuarat agung. Anggota perlu melibatkan diri secara aktif dalam
pembentukan dasar dan membuat keputusan.

(d) Kesamaan (Equality)
Setiap anggota mempunyai peluang yang sama rata untuk mengambil
bahagian dalam membuat keputusan dan melaksanakan tadbir urus.

(e) Ekuiti atau Kesaksamaan (Equity)
Kesaksamaan memberi hak dan peluang kepada anggota sebagai pemilik
untuk menstrukturkan proses membuat keputusan.

(f) Perpaduan (Solidarity)
Nilai perpaduan merujuk kepada perasaan saling menghormati dalam
kalangan anggota.

(g) Kejujuran (Honesty)
Kejujuran dan kebenaran adalah komponen penting dalam mewujudkan
komuniti yang sejahtera.

(h) Keterbukaan (Openness)
Nilai ini merujuk kepada anggota sebagai pemilik yang mentadbir koperasi
untuk kepentingan bersama. Setiap anggota mempunyai hak untuk
mengetahui atau memperoleh maklumat mengenai organisasi, kewangan,
aktiviti dan pengurusan koperasi.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 6 / 42

(i) Tanggungjawab Sosial (Social Responsibility)
Setiap anggota mempunyai tanggungjawab untuk memajukan koperasi
yang dianggotainya dan menyertai sebarang aktiviti yang dijalankan.

(j) Mengambil Berat Terhadap Masyarakat (Caring for Others)
Nilai ini merujuk kepada tanggungjawab setiap anggota, koperasi dan
gerakan koperasi untuk proaktif dan memainkan peranan ke arah
pembangunan masyarakat yang seimbang.

PRINSIP 2 : Pentadbiran Lembaga yang Cekap dengan Misi dan Strategi yang
Jelas

11. Lembaga berperanan untuk memastikan dasar dan amalan koperasi
dikendalikan dengan berkesan serta memahami tanggungjawabnya terhadap anggota.
Walaupun tidak terlibat dalam pengurusan harian perniagaan, Lembaga perlu
menyediakan mekanisme check and balance yang berkesan bagi memastikan nilai dan
kepentingan anggota terpelihara.

12. Lembaga hendaklah mempunyai kemahiran dan pengalaman berkaitan supaya
dapat mengawasi dan mentadbir koperasi dengan berkesan. Lembaga perlu berterusan
memajukan diri dan mewujudkan suatu taraf kemahiran yang sesuai selaras dengan
pertumbuhan koperasi dari segi saiz dan kompleksitinya.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 7 / 42

Tanggungjawab Perundangan

13. Tanggungjawab fidusiari (diamanahkan) Lembaga terhadap anggota antaranya:
(a) bertindak secara bona fide (suci hati) dan bagi kepentingan koperasi;
(b) bertindak dalam skop kuasa yang diperuntukkan oleh perundangan
koperasi;
(c) tidak terlibat dalam situasi percanggahan kepentingan; dan
(d) mengamalkan suatu tahap kemahiran, tumpuan dan ketekunan yang
wajar.

Tanggungjawab Anggota Lembaga Koperasi

14. Tanggungjawab Lembaga menjadi lebih berkesan apabila setiap ALK memahami
dan menghargai peranan masing-masing. Ini merupakan satu mekanisme kawalan
yang penting bagi memastikan fungsi Lembaga adalah objektif, bebas dan berkesan.

15. Tanggungjawab utama Lembaga adalah seperti berikut:
(a) Mengkaji dan meluluskan dasar, strategi dan perancangan
perniagaan serta memantau prestasi pengurusan perniagaan
koperasi
Objektif strategik hendaklah dinyatakan secara jelas dengan mengambil
kira penerimaan dan keupayaan pengurusan risiko serta merancang
strategi perniagaan termasuk teknologi maklumat dan komunikasi dan
pelan pencapaiannya. Lembaga hendaklah meluluskan objektif, strategi
dan pelan perniagaan dan memantau prestasi pengurusan koperasi.
Lembaga juga hendaklah menetapkan petunjuk prestasi utama [Key
Performance Indicators (KPI)] untuk mengukur dan memantau tahap

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 8 / 42

prestasi dan kemajuan koperasi. selaras dengan objektif dan strategi
koperasi. Sasaran KPI tersebut boleh dikaji dari semasa ke semasa.

(b) Menetapkan nilai korporat, pembahagian tugas dan akauntabiliti
Lembaga hendaklah menetapkan standard etika dan integriti yang tinggi,
kaedah pengurusan profesional dan nilai korporat untuk Lembaga dan
pengurusan koperasi. Antara nilai korporat adalah bekerjasama, kerja
berpasukan, berinovasi, kompeten, profesionalisme dan cemerlang dalam
perkhidmatan pelanggan. Pembahagian tugas dan akauntabiliti yang jelas
hendaklah diamalkan oleh koperasi. Amalan ini berupaya
mempertingkatkan kredibiliti dan kepercayaan terhadap operasi seharian
dan untuk jangka masa panjang.

(c) Memastikan pengurusan yang kompeten
Lembaga hendaklah memastikan proses pemilihan dan pelantikan
pegawai pengurusan yang berkelayakan, profesional dan kompeten
disedia dan dilaksanakan untuk mentadbir hal ehwal koperasi. Lembaga
juga hendaklah meluluskan dasar perancangan penggantian dan
memantau secara berkesan prestasi pegawai pengurusan secara
berterusan. Lembaga bertanggungjawab memastikan pihak pengurusan
diberi latihan berterusan bagi meningkatkan kemahiran dan kompetensi.

(d) Memastikan koperasi dikendalikan secara berhemah dalam skop
perundangan dan dasar berkaitan
Lembaga hendaklah mewujud dan memastikan sistem kawalan dalaman
yang berkesan dalam koperasi. Laporan penemuan Jawatankuasa Audit
Dalaman (JAD) dan juruaudit luar hendaklah digunakan oleh Lembaga
untuk menilai kecukupan sistem kawalan dalaman koperasi. Koperasi
hendaklah mematuhi polisi yang diluluskan oleh Lembaga, perundangan
dan peraturan yang berkaitan. Lembaga hendaklah mempunyai

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 9 / 42

pengetahuan mengenai perundangan yang berkaitan dan memastikan
peruntukan tersebut dipatuhi.

(e) Memastikan koperasi menyediakan dasar pengurusan risiko
Lembaga hendaklah memahami semua aspek perniagaan yang
dijalankan oleh koperasi. Koperasi hendaklah memastikan terdapat dasar
pengurusan risiko yang komprehensif dan berkesan serta proses dan
infrastruktur untuk mengenalpasti, mengukur, memantau dan mengawal
risiko yang terlibat. Lembaga hendaklah melulus dan menyemak
keupayaan pengurusan risiko dari semasa ke semasa bagi menyokong
perniagaan koperasi secara berterusan. Lembaga juga hendaklah
memastikan terdapat sistem pengurusan maklumat yang mencukupi untuk
menampung keseluruhan aktiviti koperasi.

(f) Membangunkan sistem kawalan dalaman yang dikendalikan oleh
Jawatankuasa Audit Dalaman
Sistem kawalan dalaman yang berkesan dan pengurusan risiko yang
teguh hendaklah disokong oleh fungsi audit dalaman yang berkesan
dengan memberi penilaian bebas terhadap kesempurnaan dan
pematuhan dasar dan prosedur yang telah diwujudkan. Bagi memastikan
JAD dapat mencapai objektif audit secara bebas, Lembaga perlu
memastikan jawatankuasa tersebut diberi akses kepada rekod dan
maklumat serta diberikan kedudukan yang sesuai dalam struktur
organisasi koperasi.

(g) Menetapkan prosedur bagi mengelak amalan layan diri dan
percanggahan kepentingan
Lembaga hendaklah membangunkan dasar dan prosedur bagi mengawal
transaksi yang melibatkan kepentingan pihak dalam koperasi secara
peribadi dan situasi yang mempunyai percanggahan kepentingan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 10 / 42

Lembaga hendaklah memastikan pihak pengurusan tidak mengamalkan
aktiviti yang boleh menjejaskan kualiti tadbir urus,seperti situasi yang
melibatkan kepentingan peribadi, rasuah, memberi layanan istimewa
kepada pihak berkaitan dan entiti pilihan lain. Lembaga hendaklah
meluluskan kod etika mengenai nilai korporat yang memberi penekanan
kepada pentingnya akauntabiliti, profesionalisme dan integriti dalam
koperasi.

(h) Memastikan koperasi menyediakan pelan kesinambungan untuk
terus kekal relevan dan berdaya saing
Lembaga perlu menyediakan perkara berikut:
(i) strategi bagi mengekalkan daya saing koperasi;
(ii) rancangan penggantian (succession plan) untuk ALK dan
pengurusan bagi memastikan kesinambungan prestasi koperasi;
(iii) rancangan pengurusan bencana (disaster management plan) dan
rancangan pemulihan (recovery plan); dan
(iv) memastikan pematuhan terhadap piawaian kewangan bagi modal
institusi, pinjaman tak berbayar (deliquency) dan peruntukan hutang
lapuk.

(i) Mewujud dan memastikan jawatankuasa berfungsi dengan berkesan
Lembaga hendaklah mewujudkan jawatankuasa khas bagi mengendalikan
fungsi utama atau kritikal untuk menangani perkara yang memerlukan
penilaian atau pertimbangan yang lebih mendalam. Lembaga boleh
memperturunkan sebahagian kuasa kepada jawatankuasa. Walau
bagaimanapun, Lembaga masih bertanggungjawab ke atas keputusan
yang dibuat. Anggota jawatankuasa dikehendaki menandatangani surat
persetujuan untuk berkhidmat dalam jawatankuasa yang diamanahkan
berserta dengan terma pelantikan yang telah ditetapkan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 11 / 42

Antara jawatankuasa yang sesuai diwujudkan—
(i) Jawatankuasa Pencalonan;
(ii) Jawatankuasa Pengurusan Risiko; dan
(iii) Jawatankuasa Audit Dalaman.

Keterangan lanjut mengenai jawatankuasa adalah seperti Lampiran 1.

(j) Memastikan aktiviti koperasi dapat memberi manfaat kepada anggota
dan komuniti
Lembaga mempunyai tanggungjawab yang berterusan kepada anggota
dan komuniti ke arah peningkatan kesejahteraan ekonomi anggota dan
komuniti.

PRINSIP 3 : Pengasingan Peranan dan Tanggungjawab Lembaga dan
Pengurusan Koperasi yang Seimbang

16. Pengasingan yang jelas mengenai tanggungjawab antara Lembaga dan pihak
pengurusan hendaklah disediakan. Lembaga hendaklah mengadakan struktur
pelaporan yang didokumentasikan dan hendaklah difahami oleh setiap kakitangan
koperasi bagi memelihara akauntabiliti dan integriti operasi koperasi.

17. Struktur organisasi koperasi hendaklah merangkumi—
(a) pengawasan oleh Lembaga;
(b) pengawasan oleh individu tidak terlibat dalam pengurusan harian
koperasi;
(c) penyeliaan terus terhadap perkhidmatan dan kemudahan yang pelbagai;
dan
(d) pengurusan risiko, pematuhan dan fungsi audit secara bebas dan
memastikan check and balance yang sewajarnya.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 12 / 42

18. Pihak pengurusan kanan adalah kumpulan teras individu yang
bertanggungjawab mengendalikan perniagaan koperasi dan merupakan penyumbang
utama kepada elemen tadbir urus koperasi yang baik. Pengurusan kanan
bertanggungjawab:

(a) mendelegasikan tugas kepada kakitangan;
(b) mewujudkan struktur pengurusan bagi menggalakkan akauntabiliti; dan
(c) mengawasi pengurus dan pegawai dalam menjalankan tugas dan aktiviti

selaras dengan dasar dan prosedur yang telah ditetapkan oleh Lembaga.

19. Pengurusan kanan hendaklah mempunyai kemahiran dan kepakaran yang
sewajarnya untuk mengurus perniagaan di bawah pengawasan masing-masing dan
bertanggungjawab sepenuhnya terhadap prestasi koperasi kepada Lembaga.

Pengerusi dan Ketua Pegawai Eksekutif

20. Pengasingan peranan, tanggungjawab, kuasa dan akauntabiliti yang jelas
hendaklah diwujudkan antara pengerusi dan ketua pegawai eksekutif koperasi (KPE).

Peranan Pengerusi

21. Peranan pengerusi, antaranya adalah—
(a) memastikan kelancaran perjalanan Lembaga dan struktur tadbir urus serta
memupuk budaya positif;
(b) memastikan terdapat panduan dan prosedur untuk pentadbiran operasi
dan pengendalian Lembaga;
(c) memastikan isu relevan dimasukkan dalam agenda mesyuarat Lembaga
dan memberi laluan kepada ALK untuk menyertai perbincangan secara
terbuka;

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 13 / 42

(d) memastikan penyertaan semua ALK dalam aktiviti Lembaga;
(e) memastikan Lembaga dibekalkan dengan maklumat yang perlu oleh pihak

pengurusan dalam jangka masa yang sewajarnya; dan
(f) mengetuai Lembaga dan bertanggungjawab terhadap keperluan

pembangunan Lembaga.

Peranan Ketua Pegawai Eksekutif

22. Peranan KPE, antaranya adalah—
(a) membangunkan hala tuju strategik koperasi;
(b) memastikan strategi dan dasar koperasi dilaksanakan dengan berkesan;
(c) memastikan keputusan Lembaga dilaksanakan dan tindakan diambil
terhadap arahan Lembaga;
(d) memberi arahan untuk melaksanakan pelan perniagaan jangka pendek
dan panjang;
(e) mempamerkan kepimpinan yang baik, iaitu berkomunikasi secara efektif
mengenai visi dan misi, falsafah pengurusan dan strategi perniagaan
kepada kakitangan;
(f) memaklumkan kepada Lembaga semua aspek penting berkaitan operasi
koperasi dan membekalkan maklumat yang mencukupi kepada anggota
Lembaga; dan
(g) memastikan pengurusan harian perniagaan koperasi diurus dengan
berkesan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 14 / 42

PRINSIP 4 : Pelantikan Anggota Lembaga Koperasi Secara Formal dan Telus

Prosedur Pelantikan

23. Prosedur pelantikan Lembaga hendaklah telus dan direkod berpandukan kepada
GP3: Garis Panduan Pelantikan atau Pelantikan Semula Anggota Lembaga
Koperasi (Pindaan) 2012.

24. Jawatankuasa Pencalonan koperasi akan mengemukakan cadangan kepada
Lembaga mengenai prosedur dan calon pemilihan ALK untuk diputuskan di mesyuarat
agung.

25. Bagi koperasi yang ditentukan oleh Suruhanjaya, pelantikan ALK hendaklah
mematuhi garis panduan atau arahan khusus yang dikeluarkan dari semasa ke semasa
oleh Suruhanjaya.

Kriteria Layak dan Sesuai

26. ALK hendaklah terdiri daripada mereka yang mempunyai kelayakan,
pengalaman dan kompeten.

27. Untuk menentukan sama ada seseorang anggota adalah layak dan sesuai untuk
memegang jawatan ALK, pertimbangan perlu diberi terhadap kriteria berikut:

(a) Kejujuran, reputasi dan integriti peribadi – mempunyai keunggulan
peribadi seperti kejujuran, integriti, ketekunan dan kewajaran
keputusannya;

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 15 / 42

(b) Keupayaan dan kompeten – mempunyai kemahiran sewajarnya,
pengalaman, kebolehan dan komitmen untuk melaksanakan
tanggungjawab; dan

(c) Integriti kewangan – hendaklah mengurus tanggungan atau kedudukan
kewangannya secara berhemat.

Terma Pelantikan

28. Terma pelantikan ALK hendaklah ditetapkan, antaranya peranan dan
tanggungjawab, tempoh pelantikan dan had umur maksimum. Selain daripada yang
di atas, cara penggantungan dan pemecatan seseorang ALK yang tidak efisien, salah
laku atau cuai dalam melaksanakan tanggungjawabnya hendaklah ditetapkan.

29. ALK hendaklah menandatangani suatu surat persetujuan untuk berkhidmat
dalam jawatan yang diamanahkan berserta dengan terma pelantikan yang telah
ditetapkan.

Tanggungjawab Lembaga Melantik Ketua Pegawai Eksekutif

30. Lembaga boleh melantik KPE jika perlu mengikut kriteria pelantikan KPE yang
ditetapkan. KPE setelah dilantik hendaklah memberi tumpuan sepenuh masa bagi
melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan tekun dan berkesan.

31. Bagi koperasi yang ditentukan oleh Suruhanjaya, pelantikan KPE hendaklah
mematuhi garis panduan atau arahan khusus yang dikeluarkan dari semasa ke semasa
oleh Suruhanjaya.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 16 / 42

Tugas dan Tanggungjawab Ketua Pegawai Eksekutif yang Ditetapkan oleh
Lembaga

32. KPE bertanggungjawab terhadap pengurusan perniagaan koperasi. KPE perlu
memahami operasi koperasi, tahap kawalan dalaman, kehendak peraturan, termasuk
isu semasa dan dasar serta perundangan bertulis yang melibatkan sektor koperasi
secara umum.

33. Selaras dengan usaha untuk mempertingkatkan mutu tadbir urus dalam sektor
koperasi, KPE tidak dibenarkan memegang jawatan eksekutif dalam syarikat atau
koperasi lain. Ini bertujuan untuk memastikan KPE dapat memberi sepenuh tumpuan
dan komitmen dalam menguruskan koperasi berkenaan.

34. Semasa ketiadaan KPE, seorang pegawai kanan yang berpengetahuan dalam
hal ehwal koperasi hendaklah dilantik untuk memangku jawatan KPE dan boleh
bertindak segera, dengan kuasa yang diberikan kepadanya, terhadap perkara yang
berkaitan dengan koperasi.

PRINSIP 5 : Pelaksanaan Pelantikan Semula Anggota Lembaga Koperasi

35. Sekurang-kurangnya satu pertiga anggota Lembaga koperasi hendaklah
mengosongkan jawatan mereka setiap tahun di mesyuarat agung tahunan. Prosedur
pelantikan semula ALK adalah sama sebagaimana yang ditetapkan bagi pelantikan
baharu. Bagi maksud ini, koperasi boleh merujuk kepada Prinsip 4 di atas.

36. Bagi kes yang melibatkan ALK boleh hilang kelayakan, Jawatankuasa
Pencalonan adalah bertanggungjawab membuat cadangan kepada Lembaga berkaitan
penggantungan dan pemecatan ALK di mesyuarat agung tahunan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 17 / 42

PRINSIP 6 : Kriteria Keperluan Minimum Anggota Lembaga Koperasi

37. ALK perlu membuat keputusan mengenai isu yang melibatkan perkara strategik
dalam menentukan hala tuju koperasi. Mereka seharusnya peka terhadap isu semasa
yang penting dan mencabar serta dapat memberi pertimbangan yang sewajarnya. ALK
hendaklah terdiri daripada mereka yang kompeten, berpengalaman dan berkemahiran
dalam melaksanakan tanggungjawab mereka. ALK juga hendaklah berkebolehan untuk
memberi nasihat kepada pihak pengurusan. Selain itu, mereka perlu mempunyai
pemahaman yang baik mengenai perjalanan koperasi, jenis risiko yang akan dihadapi
dan hala tuju strategik koperasi.

38. Jawatankuasa Pencalonan perlu menetapkan keperluan minimum dari aspek
kemahiran dan kompetensi seseorang ALK.

39. Koperasi perlu menyediakan suatu program orientasi dan pembelajaran
berterusan untuk Lembaga sedia ada, Lembaga baharu dilantik dan anggota sebagai
pelapis kepimpinan koperasi. Program tersebut adalah berkaitan dengan pengurusan
perniagaan, isu semasa, strategi korporat dan tanggungjawab ALK.

40. ALK juga perlu diberi latihan lanjut dari semasa ke semasa, terutamanya
mengenai perundangan baharu yang relevan dan perubahan risiko. Keperluan
menghadiri latihan berdasarkan kehendak GP5: Garis Panduan Mewajibkan Anggota
Lembaga Koperasi dan Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Menghadiri
Kursus.

41. Selaras dengan keperluan untuk mengelak situasi percanggahan kepentingan
dalam pengurusan koperasi kredit, ALK tidak dibenarkan memegang jawatan lebih
daripada sebuah koperasi kredit sahaja.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 18 / 42

42. ALK dibenar memegang jawatan anggota Lembaga di syarikat atau koperasi lain
tertakluk kepada syarat berikut:

(a) koperasi asas, menengah dan atasan sesebuah sektor koperasi yang
mempunyai sinergi dengan koperasi tersebut;

(b) koperasi dalam sektor yang berlainan;
(c) syarikat atau organisasi yang berasaskan keuntungan; dan
(d) bilangan jawatan anggota Lembaga yang boleh dipegang oleh seseorang

ALK dalam koperasi atau organisasi di atas hendaklah tidak melebihi lima
jawatan pada sesuatu masa.

43. ALK dibenarkan mewakili koperasi dalam subsidiarinya tetapi hendaklah tidak
melebih satu pertiga daripada jumlah ALK berkenaan.

44. Apabila seseorang ALK memegang jawatan anggota Lembaga dalam beberapa
koperasi lain, beliau hendaklah memastikan masa dan tumpuan yang secukupnya
dapat diberikan kepada hal ehwal setiap koperasi yang diwakilinya. Garis panduan
dalaman perlu disediakan dengan memberi penekanan terhadap pembahagian masa
dan tumpuan oleh ALK yang mempunyai komitmen seperti di atas.

PRINSIP 7 : Pengendalian Mesyuarat Lembaga dan Pengemukaan Maklumat
Terkini oleh Pihak Pengurusan

45. Lembaga bertanggungjawab sepenuhnya terhadap kawalan dan prestasi
keseluruhan koperasi. Lembaga akan mendapat maklumat yang secukupnya dari pihak
pengurusan untuk memantau hal ehwal pengurusan dan kewangan koperasi serta
dapat membincangkan isu strategik dalam mesyuarat Lembaga.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 19 / 42

46. Mesyuarat perlu diadakan untuk memastikan—
(a) Lembaga menerima maklumat yang secukupnya berkaitan dengan aktiviti
koperasi; dan
(b) Operasi koperasi tidak terjejas disebabkan kesukaran mendapatkan
kelulusan Lembaga dalam hal dasar dan membuat keputusan.

47. Mesyuarat Lembaga hendaklah diadakan tidak kurang daripada sekali dalam
tempoh tiga bulan. ALK diharapkan dapat memberi sumbangan secara aktif kepada
Lembaga dan memberi sepenuh tumpuan dan masa untuk melaksanakan
tanggungjawab dengan berkesan.

48. Surat tunjuk sebab hendaklah dikeluarkan oleh Lembaga kepada mana-mana
ALK yang gagal hadir mesyuarat tiga kali berturut-turut, melainkan dengan sebab-
sebab yang boleh diterima oleh Lembaga yang telah dimaklumkan terlebih dahulu.

49. Lembaga perlu menyatakan jumlah mesyuarat Lembaga yang diadakan dalam
masa setahun berserta dengan butiran kehadiran setiap ALK dalam laporan tahunan
koperasi.

50. Kuorum mesyuarat Lembaga hendaklah melebihi satu perdua daripada bilangan
anggota Lembaga.

51. Sistem perekodan minit mesyuarat Lembaga yang teratur boleh membantu
proses penilaian terhadap keberkesanan setiap ALK dan Lembaga. Pengerusi
bertanggungjawab memastikan ALK diberikan penjelasan mengenai isu berbangkit
dalam mesyuarat tersebut. Semua keputusan berserta rasionalnya hendaklah direkod
termasuk isu atau pendapat yang bercanggah dan disimpan dengan selamat.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 20 / 42

52. ALK mempunyai akses untuk mendapatkan semua maklumat bagi membolehkan
mereka melaksanakan segala tugasan dan pihak pengurusan hendaklah
bertanggungjawab membekalkan maklumat tersebut kepada Lembaga. Lembaga juga
hendaklah mewujudkan prosedur bagi membolehkan koperasi mendapat khidmat
nasihat profesional dan bebas jika perlu.

PRINSIP 8 : Penilaian Rasmi dan Berterusan Terhadap Pentadbiran dan Pihak
Pengurusan

Keberkesanan Lembaga dan Ketua Pegawai Eksekutif

53. Suatu prosedur perlu diwujudkan untuk menilai keberkesanan keseluruhan
Lembaga, jawatankuasa dan juga sumbangan setiap ALK dan KPE. Lembaga, melalui
Jawatankuasa Pencalonan, hendaklah menilai secara tahunan keberkesanan
Lembaga, ALK dan KPE berdasarkan kepada kriteria prestasi selaras dengan KPI yang
ditetapkan.

Penilaian ke atas Keseluruhan Lembaga

54. Penilaian hendaklah dibuat ke atas Lembaga, dari segi menentukan hala tuju
strategik dan sumbangan terhadap keseluruhan pengurusan koperasi. Koperasi
hendaklah menetapkan KPI yang jelas bagi mengukur kecekapan dan keberkesanan
Lembaga.

Penilaian ke Atas Anggota Lembaga Koperasi

55. Penilaian terhadap peranan dan fungsi ALK termasuklah perbandingan prestasi
ALK lain hendaklah dibuat untuk meningkatkan kapasiti dan daya saing koperasi.
Maklum balas secara tidak formal dan berterusan hendaklah dijalankan sebagai

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 21 / 42

tambahan kepada proses penilaian formal. Jawatankuasa Pencalonan hendaklah
berbincang secara peribadi dan berterus terang dengan setiap ALK mengenai
sumbangan dan prestasi mereka.

Penilaian ke Atas Ketua Pegawai Eksekutif

56. Penilaian KPE hendaklah berdasarkan kepada kriteria KPI yang ditetapkan oleh
Lembaga termasuklah kedudukan kewangan, prestasi perniagaan, pencapaian strategi
jangka panjang, pengukuhan kapasiti dan pelan perniagaan.

PRINSIP 9 : Penetapan Prosedur Ganjaran yang Formal dan Telus

57. Ganjaran boleh meliputi elaun, saraan, bonus, saguhati dan honorarium.

58. Lembaga adalah bertanggungjawab untuk membangunkan dasar dan rangka
kerja pakej ganjaran dan elaun secara formal dan telus bagi ALK, jawatankuasa, KPE
dan pihak pengurusan yang lain.

59. Jumlah ganjaran yang akan diberikan hendaklah dinyatakan dalam belanjawan
tahunan secara terperinci mengikut kategori dan jenis elaun yang ditetapkan. Perkara
berikut perlu diambil kira dalam penyediaan dasar dan pakej ganjaran:

(a) objektif dan hala tuju koperasi;
(b) perbandingan dengan industri lain;
(c) prestasi koperasi itu; dan
(d) skala ganjaran hendaklah meliputi skop dasar perniagaan umum dan tidak

hanya berasaskan kepada pencapaian jangka masa pendek.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 22 / 42

60. Dasar mengenai ganjaran kepada jawatankuasa dan pengurusan hendaklah
menarik untuk mengekalkan jawatankuasa dan pengurusan yang berkaliber. Walau
bagaimanapun ia hendaklah tidak keterlaluan sehingga menjejaskan perniagaan
koperasi.

61. Pakej ganjaran hendaklah disediakan bersama elaun ALK, saraan kepada mana-
mana ALK yang dilantik sebagai pengarah subsidiari dan belanjawan tahunan untuk
mendapatkan kelulusan mesyuarat agung terlebih dahulu.

62. Maklumat lengkap berkaitan semua pakej ganjaran dan elaun hendaklah
diberikan oleh koperasi yang ditentukan oleh Suruhanjaya untuk kelulusan terlebih
dahulu.

PRINSIP 10 : Pendedahan dan Percanggahan Kepentingan

63. ALK dan pengurusan koperasi yang diberi kuasa untuk membuat keputusan
hendaklah mengendalikan perniagaan koperasi pada tahap etika yang tinggi dan
mengelak daripada berlakunya percanggahan kepentingan.

64. ALK dan pengurusan kanan koperasi hendaklah mengisytiharkan kepentingan
dalam mana-mana perkara yang ia mempunyai kepentingan secara bertulis dan
diminitkan dalam mesyuarat Lembaga.

65. Mana-mana ALK termasuk pengerusi tidak dibenarkan mengundi, terlibat secara
langsung dalam perbincangan dan membuat keputusan terhadap perkara yang boleh
menimbulkan atau yang berpotensi menimbulkan percanggahan kepentingan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 23 / 42

66. Lembaga dikehendaki menyediakan dasar dan prosedur yang jelas untuk
menangani keadaan yang berpotensi menimbulkan percanggahan kepentingan. Dasar
dan prosedur tersebut hendaklah dipastikan supaya ianya dipatuhi.

67. Lembaga hendaklah menyediakan dasar dan prosedur mengenai transaksi pihak
berkaitan yang meliputi definisi pihak berkaitan, had pinjaman, terma transaksi dan
proses bagi meluluskan dan memantau transaksi berkenaan. Dasar dan prosedur yang
diwujudkan hendaklah mengikut piawaian (standard) tanpa memberi apa-apa kelebihan
kepada mana- mana pihak.

68. JAD hendaklah mengkaji dan memantau semua transaksi pihak berkaitan.
Langkah yang sewajarnya hendaklah diambil bagi mengawal atau meminimumkan
risiko pihak berkaitan dan dimaklumkan kepada Lembaga.

PRINSIP 11 : Pengauditan yang Mantap Melalui Hubungan Profesional antara
Juruaudit, Lembaga dan Pengurusan

69. Peranan juruaudit yang bebas, kompeten dan berkelayakan adalah penting
dalam proses tadbir urus. Ini termasuklah mengenal pasti masalah dalam pengurusan
risiko, sistem kawalan dalaman, teknologi maklumat dan komunikasi serta memastikan
penyata kewangan memberikan gambaran yang benar dan saksama mengenai
transaksi kewangan dan kedudukan hal ehwal koperasi.

70. Audit dalaman dan luaran adalah agen penting kepada Lembaga di mana
laporan pemeriksaan mereka boleh digunakan sebagai pengawasan bebas terhadap
maklumat berkaitan operasi dan prestasi koperasi yang diterima daripada pihak
pengurusan. Keberkesanan Lembaga dan pihak pengurusan boleh dipertingkatkan
dengan—

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 24 / 42

(a) mengiktiraf dan menyampaikan kepentingan proses audit kepada seluruh
organisasi;

(b) memastikan juruaudit memahami tanggungjawab mereka terhadap
koperasi dan pihak berkepentingan supaya kerja pengauditan dapat
dilaksanakan secara profesional;

(c) menggunakan segala penemuan audit secara berkesan dan tepat pada
masanya; dan

(d) memastikan pihak pengurusan melaksanakan tindakan pencegahan dan
pembetulan ke atas masalah yang dikenal pasti oleh juruaudit.

Jawatankuasa Audit Dalaman

71. JAD hendaklah membuat penilaian bebas ke atas fungsi audit dalaman dan
luaran, kawalan dalaman dan memastikan check and balance wujud dalam koperasi
tertakluk kepada kuasa dan kewajipan yang dinyatakan dalam perundangan koperasi.

72. Seorang juruaudit dalaman yang berkelayakan diperlukan untuk menaik taraf dan
melaksanakan tugas JAD. Sekiranya koperasi mewujudkan Unit Audit Dalaman, JAD
bolehlah bekerjasama dengan unit ini.

73. JAD perlu menyemak dan menilai akauntabiliti, kecukupan dan keberkesanan
kawalan dalaman koperasi itu. Skop audit dalaman perlu merangkumi audit kewangan
dan audit pengurusan. Rancangan kerja audit tahunan hendaklah disediakan
berasaskan kewajaran skop dan risiko meliputi semua operasi koperasi. Peranan JAD
menjadi sangat penting kerana ia menghendaki anggotanya bebas daripada aktiviti
yang diaudit dan mempunyai akses ke atas semua aktiviti koperasi.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 25 / 42

74. Akauntabiliti secara terus kepada Lembaga memudahkan JAD menyediakan
maklumat yang bebas dengan disokong oleh anggota atau kakitangan yang kompeten
dan terlatih.

Juruaudit Luar

75. Juruaudit luar hendaklah memenuhi obligasi perundangan untuk memberi
pandangan yang benar dan saksama terhadap penyata kewangan dan memberi input
kepada ALK bagi mempertingkatkan peranan pengawasan Lembaga.

76. Audit luar perlu dikendalikan oleh juruaudit bebas dan untuk memastikan
kebebasan, terma dan pelantikan adalah menurut subseksyen 61(2) Akta Koperasi
1993 di mana tempoh mandatori bagi setiap pelantikan tidak melebihi enam tahun
kewangan. Keadaan yang menjadikan seseorang hilang kelayakan untuk diluluskan
sebagai juruaudit adalah seperti yang dinyatakan di bawah seksyen 62 Akta Koperasi
1993.

77. Lembaga hendaklah memastikan laporan pengurusan daripada juruaudit luar
diterima dalam tempoh masa yang ditetapkan. Penemuan, syor dan cadangan yang
terkandung dalam laporan tersebut hendaklah diserahkan kepada Lembaga untuk
tindakan yang sewajarnya bagi memperbaiki kawalan atau kelemahan yang telah
dikenal pasti.

PRINSIP 12 : Penyampaian Maklumat Melalui Saluran Komunikasi yang
Berkesan

78. Lembaga hendaklah sentiasa mengamalkan komunikasi yang efektif dengan
semua anggota, kakitangan dan pihak berkepentingan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 26 / 42

79. Mesyuarat agung adalah saluran komunikasi penting yang menghubungkan
anggota dan Lembaga. Koperasi hendaklah menggalakkan anggota terlibat secara aktif
semasa mesyuarat agung dijalankan dan membuka peluang untuk anggota
menyuarakan pendapat berkaitan hal ehwal koperasi. Lembaga dan JAD perlu hadir
dalam setiap mesyuarat agung supaya segala persoalan yang dikemukakan oleh
anggota dapat ditangani.

80. Koperasi perlu dari semasa ke semasa menyampaikan maklumat penting dan
terkini kepada anggota dan pihak berkepentingan dalam bentuk dan jangka waktu yang
munasabah. Koperasi juga perlu mengumpul maklumat dan mendapatkan maklum
balas daripada anggota untuk meningkatkan perkhidmatan koperasi.

PRINSIP 13 : Pelaksanaan Pengurusan Risiko yang Berkesan

81. Pengurusan risiko adalah suatu proses melindungi sumber dan aset koperasi
daripada kerugian. Amalan pengurusan risiko yang berkesan dapat mengawal atau
mengurangkan tahap kerugian yang akan dialami oleh koperasi.

82. Lembaga melalui Jawatankuasa Pengurusan Risiko bertanggungjawab
mengamalkan teknik pengurusan risiko yang berkesan seperti berikut:

(a) mengadakan rangka kerja dan tatacara yang mencukupi bagi mengenal
pasti, memantau dan mengawal risiko yang material;

(b) mengadakan prosedur operasi yang mencukupi dan berkesan; dan
(c) mengadakan sistem dan kawalan dalaman untuk menilai, mengukur,

mengawal, memantau dan melaporkan segala risiko.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 27 / 42

PRINSIP 14 : Pengendalian Koperasi Secara Telus dan Jelas

83. Penzahiran yang komprehensif diperlukan supaya anggota dan pihak
berkepentingan mempunyai pemahaman yang jelas mengenai maklumat kewangan
dan pengurusan koperasi. Laporan kewangan koperasi hendaklah mematuhi Piawaian
Pelaporan Perakaunan (Financial Reporting Standard) yang diterima umum.
Penzahiran tadbir urus hendaklah sekurang-kurangnya mengandungi perkara berikut:

(a) Lembaga
(i) komposisi Lembaga (termasuk nama, latar belakang, kelayakan,
pengalaman dan jawatan serta tarikh pelantikan dan peletakan
jawatan);
(ii) tugas dan tanggungjawab Lembaga;
(iii) kekerapan dan pengendalian mesyuarat Lembaga;
(iv) kehadiran ALK dalam mesyuarat Lembaga; dan
(v) kriteria yang digunakan untuk menilai prestasi dan keberkesanan
Lembaga dan setiap ALK.

(b) Jawatankuasa Pencalonan
(i) keanggotaan dan komposisi;
(ii) terma rujukan;
(iii) fungsi dan tanggungjawab;
(iv) jumlah mesyuarat dan kehadiran setiap anggota; dan
(v) laporan penilaian mengenai kemahiran, pengalaman dan kualiti ALK.

(c) Jawatankuasa Pengurusan Risiko
(i) keanggotaan dan komposisi;
(ii) terma rujukan;
(iii) fungsi dan tanggungjawab;
(iv) jumlah mesyuarat dan kehadiran setiap anggota; dan
(v) laporan mengenai rangka kerja pengurusan risiko.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 28 / 42

(d) Jawatankuasa Audit Dalaman
(i) keanggotaan dan komposisi;
(ii) terma rujukan;
(iii) fungsi dan tanggungjawab;
(iv) jumlah mesyuarat dan kehadiran setiap anggota; dan
(v) laporan mengenai penemuan, cadangan dan perakuan.

(e) Pengurusan Risiko
(i) Strategi dan dasar pengurusan risiko hendaklah termasuk:
(a) keterangan mengenai jenis risiko yang dijangka daripada aktiviti
koperasi;
(b) kaedah untuk mengenal pasti, memantau, mengurus dan
mengawal setiap risiko;
(c) kewujudan risiko lain yang boleh menjejaskan keupayaan untuk
memenuhi objektif perniagaan koperasi; dan
(d) kaedah dan kekerapan penilaian semula sistem pengurusan
risiko termasuk saranan penambahbaikan.

(ii) Analisis perbandingan data tahunan hendaklah disediakan bagi
melihat trend pendedahan kepada risiko. Maklumat kualitatif dan
kuantitatif boleh membantu anggota memahami jenis dan impak
pendedahan risiko tersebut.

(iii) Keterangan mengenai jenis risiko dan contoh penyata tadbir urus
koperasi seperti di Lampiran 2.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 29 / 42

(f) Transaksi Pihak Berkaitan
Sebarang transaksi antara koperasi dengan pihak berkaitan (termasuk
apa-apa yang berkaitan dengan koperasi di mana ALK atau pihak
pengurusan kanan mempunyai kepentingan sama ada secara langsung
atau sebagai wakil pihak ketiga) perlu dizahirkan.

(g) Laporan Pengurusan
Laporan mengenai sistem dan prosedur sedia ada yang membolehkan
ALK menilai dan mengkaji pencapaian aktiviti koperasi berbanding
perancangan.

(h) Ketidakpatuhan Terhadap Perundangan
Koperasi hendaklah mengambil tindakan pencegahan dan pembetulan ke
atas ketidakpatuhan perundangan.

PRINSIP 15 : Penilaian Prestasi Koperasi Melalui Tahap Kepuasan Anggota

84. Prestasi koperasi boleh dinilai berlandaskan kepada pencapaian tahap kepuasan
anggota terhadap kualiti perkhidmatan yang disediakan. Prestasi tersebut boleh dinilai
dalam konteks berikut:

(a) manfaat ekonomi dan sosial kepada anggota dalam jangka pendek dan
panjang;

(b) kredibiliti, penilaian kredit, rekod prestasi dan pemilihan pembekal yang
bereputasi baik;

(c) keberkesanan, kepantasan dan profesionalisme;
(d) kesinambungan dan konsisten dalam penyampaian perkhidmatan;
(e) pematuhan perundangan;

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 30 / 42

(f) pusing ganti dan imbuhan kakitangan berbanding industri;
(g) menyediakan perkhidmatan pada kos yang munasabah;
(h) tindak balas koperasi terhadap keperluan dan kesejahteraan anggota; dan
(i) menjalankan perniagaan berdasarkan amalan terbaik, kod dan etika.

BAHAGIAN C : AMALAN TERBAIK UNTUK ANGGOTA KOPERASI

85. Anggota mempunyai peranan penting dalam pelaksanaan tadbir urus yang baik.
Koperasi dapat mengekalkan kelestariannya dengan sokongan dan kesetiaan secara
berterusan daripada anggota. Anggota perlu memahami dan melaksanakan hak dan
tanggungjawabnya berdasarkan batasan sebagai anggota koperasi yang ditetapkan
oleh perundangan koperasi.

Undian Anggota Koperasi

86. Kuasa yang tertinggi dalam koperasi ialah mesyuarat agung selaras dengan
seksyen 36 Akta Koperasi 1993. Anggota mempunyai tanggungjawab untuk
menggunakan hak mengundi mereka dengan baik untuk memilih ALK yang kompeten,
berpengalaman dan berintegriti.

Peranan dan Tanggungjawab Anggota

87. Peranan anggota terbahagi kepada dua aspek—
(a) Hak Anggota
(i) Hak Peribadi
 menghadiri, mengambil bahagian dan mengemukakan usul
dalam mesyuarat;
 hak mengundi;

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 31 / 42

 mencalon dan dicalon untuk memegang jawatan dalam
koperasi;

 menggunakan kemudahan dan perkhidmatan sosial; dan
 mendapat latihan dan pendidikan koperasi.

(ii) Hak Kewangan
 menikmati kemudahan dan perkhidmatan kewangan;
 menerima ganjaran kewangan; dan
 mendapatkan kembali sumbangan modal syer dan yuran serta
ganjaran kewangan lain yang layak diterima apabila berhenti
menjadi anggota.

(b) Tanggungjawab

(i) Tanggungjawab Peribadi
 menyertai aktiviti koperasi bagi memenuhi keperluan dan
mencapai kepentingan bersama;
 melibatkan diri secara aktif dalam proses membuat keputusan
dalam mesyuarat agung;
 taat setia dalam menentukan kejayaan koperasi; dan
 mengamalkan prinsip dan nilai koperasi.

(ii) Tanggungjawab Kewangan
 membuat sumbangan kewangan minimum dan bayaran lain
tertakluk kepada undang-undang kecil; dan
 membuat sumbangan kewangan tambahan dengan menambah
modal syer atau yuran.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 32 / 42

88. Persediaan anggota untuk menghadapi mesyuarat agung:
(a) membaca minit dan segala laporan yang diberi;
(b) menganalisis penyata kewangan koperasi;
(c) meneliti anggaran belanjawan; dan
(d) mengemukakan usul, jika ada.

89. Semasa mesyuarat agung diadakan, anggota hendaklah—
(a) menghadiri dan mengikuti perjalanan mesyuarat agung sehingga tamat;
(b) membawa buku laporan tahunan dan undang-undang kecil;
(c) mematuhi etika mesyuarat;
(d) menumpukan perhatian kepada mesyuarat;
(e) mengambil bahagian secara aktif;
(f) berfikiran terbuka;
(g) tidak beremosi; dan
(h) memahami hak dan tanggungjawab.

PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA

90. Semua koperasi dikehendaki mematuhi garis panduan ini dan menzahirkan
dalam laporan tahunan apa-apa ketidakpatuhan terhadap garis panduan ini dan
menyediakan keterangan serta mengambil langkah alternatIf untuk mematuhi prinsip
yang terkandung dalam garis panduan ini.

91. Garis panduan ini hendaklah dibaca bersekali dengan Akta Koperasi 1993,
peraturan, garis panduan atau arahan berkaitan yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya dari
semasa ke semasa.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 33 / 42

92. Dengan penguatkuasaan garis panduan ini, Panduan Tadbir Urus Koperasi
bertarikh 22 Julai 2007 adalah dibatalkan.

93. Garis panduan ini dikuatkuasakan pemakaiannya mulai 1 Mei 2015.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“1MALAYSIA”
“RAKYAT DIDAHULUKAN PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

(DATUK LAMIEN BIN SAWIYO)
Pengerusi Eksekutif
Suruhanjaya Koperasi Malaysia

Tarikh: April 2015

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 34 / 42

LAMPIRAN 1

TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA

A) Jawatankuasa Pencalonan

Objektif
Menyediakan satu prosedur yang formal dan terbuka untuk pencalonan ALK dan
pelantikan KPE serta penilaian ke atas keberkesanan ALK secara individu dan
keseluruhan, jawatankuasa dan prestasi KPE serta pengurusan kanan.

Komposisi

Jawatankuasa Pencalonan hendaklah mengandungi minimum tiga anggota yang
dilantik oleh Lembaga. Bagi mengelakkan percanggahan kepentingan, anggota
jawatankuasa tersebut hendaklah tidak mengambil bahagian dalam
perbincangan dan dalam membuat keputusan yang melibatkan dirinya.

Peranan dan Tanggungjawab

Jawatankuasa Pencalonan bertanggungjawab terhadap:

(a) mewujudkan keperluan minimum untuk Lembaga mengenai keperluan
pelbagai kemahiran, pengalaman, kelayakan dan kompetensi utama bagi
KPE. Keperluan dan kriteria tersebut hendaklah diluluskan oleh Lembaga;

(b) menyarankan dan membuat penilaian ke atas calon ALK, anggota
jawatankuasa dan calon KPE. Ini termasuk membuat penilaian terdapat
pencalonan semula ALK. Lembaga bertanggungjawab sepenuhnya
terhadap pencalonan ALK tersebut;

(c) mewujudkan satu mekanisme tindakan disiplin kepada KPE, pengurusan
kanan dan kakitangan sekiranya didapati tidak efektif, cuai dan salah laku
dalam melaksanakan tanggungjawab mereka;

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 35 / 42

(d) mewujudkan satu mekanisme untuk membuat penilaian secara formal
mengenai keberkesanan Lembaga secara keseluruhan dan sumbangan
oleh setiap ALK, sumbangan oleh pelbagai jawatankuasa serta prestasi
KPE dan pihak pengurusan kanan. Penilaian tahunan hendaklah
dikendalikan berasaskan kriteria prestasi yang objektif. Kriteria prestasi
tersebut hendaklah diluluskan oleh Lembaga;

(e) memastikan semua ALK menerima program latihan yang bersesuaian
secara berterusan; dan

(f) mengawasi pelantikan, pelan penggantian pengurusan dan penilaian
prestasi KPE atau pihak pengurusan kanan.

Jawatankuasa bertanggungjawab memberi saranan sahaja kepada Lembaga
untuk kelulusan. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat pada bila-bila masa
yang difikirkan perlu, sekurang-kurangnya sekali setahun.

B) Jawatankuasa Pengurusan Risiko

Objektif
Mengawasi aktiviti pihak pengurusan kanan dalam pengurusan kredit,
pelaburan, pasaran, likuiditi, operasi, perundangan dan risiko lain serta
memastikan proses pengurusan risiko diwujudkan dan berfungsi.

Komposisi

Jawatankuasa Pengurusan Risiko hendaklah mengandungi minimum tiga orang
anggota yang dilantik oleh Lembaga.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 36 / 42

Peranan dan Tanggungjawab
Jawatankuasa Pengurusan Risiko adalah bertanggungjawab terhadap:
(a) mengkaji dan menyarankan strategi pengurusan risiko, dasar dan

toleransi risiko untuk kelulusan Lembaga;
(b) mengkaji dan menyarankan kecukupan dasar pengurusan risiko dan

rangka kerja dalam mengenalpasti, mengukur, memantau dan mengawal
risiko dan sejauh mana keberkesanan dasar dan rangka kerja tersebut
beroperasi;
(c) memastikan infrastruktur, sumber dan sistem diwujudkan untuk
pengurusan risiko. Contohnya memastikan kakitangan yang
bertanggungjawab mengendalikan sistem pengurusan risiko
melaksanakan kewajipan berdasarkan mekanisme yang ditetapkan;
(d) mengkaji laporan pengurusan berkala ke atas pendedahan risiko,
komposisi portfolio risiko dan aktiviti pengurusan risiko serta
mengemukakan cadangan balas kepada Lembaga untuk tindakan
susulan; dan
(e) mengkaji dan menyaran strategi peningkatan reputasi dan imej koperasi.

Jawatankuasa hendaklah mengadakan mesyuarat, sekurang-kurangnya sekali
dalam tiga bulan dan menyediakan laporan kepada Lembaga.

Jawatankuasa Audit Dalaman

Objektif
Memeriksa dan menilai secara bebas ke atas pengurusan kewangan, aktiviti
koperasi dan sistem kawalan dalaman.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 37 / 42

Komposisi
JAD terdiri daripada tidak kurang daripada tiga dan tidak lebih daripada enam
anggota yang pilih oleh Lembaga menurut seksyen 42A Akta Koperasi 1993.
Sekurang-kurangnya seorang JAD hendaklah mempunyai kemahiran atau
pengalaman dalam bidang pengauditan atau perakaunan atau yang berkaitan
dengan pengurusan kewangan supaya dapat menjalankan tugas dengan cekap
dan sewajarnya. Ini termasuklah mereka yang telah menghadiri kursus
pengauditan.

Peranan dan Tanggungjawab
JAD hendaklah mempunyai kuasa eksplisit untuk:
(a) memeriksa perkara yang terkandung dalam terma rujukannya;
(b) mempunyai akses serta mendapat kerjasama daripada pihak

pengurusan;
(c) memberi pertimbangan sepenuhnya untuk menjemput mana-mana ALK

atau pegawai eksekutif menghadiri mesyuarat; dan
(d) memperoleh sumber yang bersesuaian supaya mereka boleh

melaksanakan fungsi mereka dengan baik.

JAD hendaklah mempunyai akses berdasarkan perundangan koperasi
sepenuhnya kepada maklumat serta boleh mendapatkan nasihat profesional
yang kompeten. Tanggungjawab JAD di antaranya adalah seperti berikut:

(a) Laporan Benar dan Saksama
Memastikan penyata kewangan dilaporkan dengan benar dan saksama
serta diterbitkan dalam masa yang ditetapkan.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 38 / 42

(b) Keberkesanan Audit Dalaman
(i) mengawal fungsi audit dalam, jika ada, dan memastikan
pematuhan terhadap Garis Panduan Kawalan Dalaman Bagi
Koperasi, Sistem Penarafan Dalaman FLAME-T dan Penilaian
Berasaskan Risiko Koperasi (PRISKOP); dan
(ii) mengkaji skop program audit dalaman, penemuan audit dalaman
dan saranan yang perlu diambil oleh pihak pengurusan.

(c) Kawalan Dalaman
Mengkaji keberkesanan proses kawalan dalaman.

(d) Transaksi Pihak Berkaitan
Memeriksa dan menilai semua transaksi pihak berkaitan dan
memaklumkannya kepada Lembaga.

JAD hendaklah mengadakan mesyuarat, sekurang-kurangnya sekali dalam tiga
bulan dan menyediakan laporan kepada Lembaga.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 39 / 42

LAMPIRAN 2

PENYATA TADBIR URUS KOPERASI PENGURUSAN RISIKO

Berikut adalah jenis risiko berserta contoh penyata (jika ada) yang mungkin dihadapi
oleh koperasi dalam pengurusan seharian:

A) Risiko Kredit
Risiko kredit adalah potensi kerugian kewangan kepada koperasi akibat
daripada:
(a) Kegagalan anggota atau peminjam membayar balik secara keseluruhan
atau sebahagian pinjaman mengikut terma perjanjian pinjaman; atau
(b) Kegagalan pihak yang berurusan (counter parties) menunaikan obligasi
seperti penyewa bangunan kepunyaan koperasi gagal membayar sewa
bulanan atau projek perumahan koperasi yang telah siap menghadapi
masalah untuk dijual.

Pengurusan Risiko Kredit
(a) Objektif utama pengurusan risiko kredit adalah untuk mengawal atau

mengurangkan tahap kerugian yang kebarangkalian dialami oleh
koperasi.
(b) Proses pengurusan risiko kredit ialah:
(i) Menetapkan kriteria pemberian kredit;
(ii) Pendekatan menyeluruh bagi mengukur dan menilai risiko;
(iii) Struktur had, garis panduan dan parameter digunakan bagi

mengawal risiko;
(iv) Sistem pengurusan IT yang baik untuk mengawal, memantau dan

melaporkan risiko kredit;
(v) Proses pengawalan kredit bermasalah yang berkesan; dan

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 40 / 42

(vi) Memastikan langkah pembetulan diambil bagi mengawal risiko
kredit.

B) Risiko Operasi
Risiko operasi timbul dari potensi kegagalan proses dalaman, angkara
manusia dan sistem termasuk kejadian yang berlaku di luar koperasi yang
menyebabkan timbul masalah operasi oleh koperasi. Contohnya, kegagalan
sistem komputer koperasi boleh menjejaskan operasi harian koperasi dan jika
ini berterusan untuk jangka masa panjang ianya boleh membawa kerugian
kepada koperasi.

Pengurusan Risiko Operasi
(a) Pengurusan risiko operasi wujud melalui penyediaan polisi dan prosedur

yang dikeluarkan dari semasa ke semasa untuk menangani kelemahan
dan potensi pendedahan risiko operasi.
(b) Proses pengurusan risiko operasi adalah:
(i) Mengenalpasti, memahami dan membuat analisis ke atas risiko;
(ii) Menyatakan jumlah (quantify) kerugian dan menilai kesan risiko;
(iii) Menyediakan pelan kontigensi dan kesinambungan perniagaan;dan
(iv) Memastikan langkah-langkah pembetulan diambil bagi mengawal

risiko operasi.

C) Risiko Likuiditi
Risiko likuiditi berhubungkait dengan keupayaan koperasi untuk mengadakan
dana bagi membiayai komitmen kewangan dan tanggungan koperasi apabila
diperlukan sama ada dengan meningkatkan liabilitinya atau menukar aset cair
(liquid asset) sedia ada kepada tunai tanpa menanggung kerugian yang
besar. Contoh, tanda-tanda koperasi menghadapi masalah likuiditi—

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 41 / 42

(i) kegagalan koperasi mengeluarkan pembiayaan (disbursement) yang
telah diluluskan akibat kekurangan dana; dan

(ii) kegagalan koperasi mengembalikan syer atau yuran anggota dan
deposit mengikut peraturan biasa apabila anggota atau pendeposit
menuntut kembali hak mereka.

Pengurusan Risiko Likuiditi
(a) Objektif utama pengurusan risiko likuiditi ialah untuk memastikan

likuiditi yang mencukupi untuk membiayai dana operasi harian dan
untuk memenuhi tanggungan terhadap anggota atau pendeposit dan
peminjam.
(b) Mengawal risiko likuiditi melalui analisis jurang likuiditi (di antara aset
mudah tunai dengan obligasi yang tempoh matangnya setahun).
(c) Menyediakan laporan mengenai pendedahan risiko likuiditi.

D) Risiko Pasaran
Risiko pasaran terbit dari potensi perubahan dalam kadar atau harga dalam
pelbagai pasaran seperti pasaran pertukaran wang asing (forex), pasaran
ekuiti dan komoditi dan pasaran wang dan bon atau sukuk. Pendedahan
koperasi kepada risiko ini terbit dari urusniaga dan pelaburan koperasi dalam
instrumen kewangan yang berkenaan. Perubahan harga dan kadar pasaran
boleh memberi kerugian kepada koperasi. Jika koperasi mempunyai portfolio
pelaburan yang besar, risiko pasaran akan memberi impak ketara kepada
kewangan koperasi.

SKM – BSP / e-REG / GP GP27: GARIS PANDUAN TADBIR URUS KOPERASI 42 / 42

E) Risiko Perundangan
Risiko pematuhan perundangan adalah risiko yang timbul akibat dari potensi
ketidakpatuhan koperasi terhadap keperluan mematuhi perundangan
koperasi. Risiko ini juga wujud daripada kontrak yang tidak boleh
dikuatkuasakan, tindakan undang-undang atau keputusan mahkamah yang
tidak memihak kepada koperasi boleh mengganggu dan menjejaskan operasi
atau aktiviti koperasi.

F) Risiko Kadar Pulangan (Rate of Return Risk)
Risiko kadar pulangan timbul apabila kenaikan kadar faedah di pasaran
kewangan akan menyebabkan pendeposit di koperasi mengharapkan
kenaikan keuntungan deposit mereka. Jika tidak, pendeposit terutama
pendeposit institusi akan memindahkan deposit mereka dari koperasi ke
tempat lain yang dapat memberi pulangan yang lebih tinggi. Koperasi yang
terdedah kepada risiko ini mungkin terpaksa melepaskan hak dan bahagian
mereka dalam kontrak perkongsian keuntungan bersama pendeposit. Hal ini
menimbulkan risiko kerugian kepada koperasi yang mempunyai produk mirip
entiti perbankan.

G) Risiko Strategik
Risiko strategik adalah risiko yang timbul dari ketidakmampuan koperasi
untuk melaksanakan pelan perniagaan dan strategi yang bersesuaian atau
membuat keputusan tepat atau kesukaran membuat penyesuaian akibat
perubahan persekitaran operasi koperasi.

H) Risiko Reputasi
Risiko yang berpotensi timbul akibat daripada publisiti negatif terhadap
koperasi yang akan mendorong kepada pengurangan dalam jumlah anggota
akibat pemberhentian, hasil pendapatan yang berkurangan atau kos tuntutan
undang-undang yang tinggi (costly litigation).