buku pedoman - PDF Flipbook
bahan sosialisasi
115 Views
49 Downloads
PDF 0 Bytes
PEDOMAN DAN ALUR (FLOWCHART)
PENDOKUMENTASIAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN
(LHP) INSPEKTORAT PEMBANTU WILAYAH
KOTA ADMINISTRASI JAKARTA TIMUR
Disusun Oleh :
Indah Dwi Oktavia
198810032020122012
INSPEKTORAT PEMBANTU WILAYAH
KOTA ADMINISTRASI JAKARTA TIMUR
TAHUN 2021
i
DAFT AR ISI
Lembar Persetujuan Pedoman dan Alur (Flowchart) Pendokumentasian
Laporan Hasil Pengawasan (LHP).............................................................i
Daftar Isi ...................................................................................................ii
Daftar Gambar ......................................................................................... iii
BAB I Pendahuluan.................................................................................. 1
A. Latar Belakang.......................................................................... 1
B. Maksud dan Tujuan .................................................................. 3
C. Ruang Lingkup.......................................................................... 3
BAB II Laporan Hasil Pengawasan .......................................................... 4
BAB III Kebijakan Pedoman..................................................................... 6
BAB IV Alur (Flowchart) Pendokumentasian LHP.................................... 8
BAB V Penutup ...................................................................................... 14
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1: Bagan Alur (Flow Chart) Laporan Hasil Pengawasan ............ 9
Gambar 2: Bagan Alur (Flowchart) Dokumentasi hardfile LHP.............. 11
Gambar 3: Bagan Alur (Flowchart) Digitalisasi Dokumen LHP .............. 12
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam rangka meningkatkan kinerja dan peran Aparatur Sipil
Negara sebagai pelaksana kebijakan dan pelayan publik. Aparatur Sipil
Negara dituntut untuk dapat memberikan pelayanan terbaik pada
masyarakat dan juga memberikan kontribusi bagi tercapainya visi, misi,
dan penguatan nilai-nilai organisasi. Hal tersebut dimulai dari adanya
manajemen ASN yang baik, yang dapat berkolaborasi dengan
stakeholder untuk dapat menerapkan nilai Whole Of Government dan
juga dapat memberikan pelayanan publik yang optimal pada
masyarakat.
Pengawasan sebagai suatu proses rangkaian tidak terputus yang
dimulai dari perencanaan pengawasan sampai dengan hasil
pengawasan selesai ditindaklanjuti. Inspektorat adalah Aparat
Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) Provinsi Daerah Khusus
Ibukota (DKI) Jakarta yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Gubernur yang dibentuk dengan tugas melaksanakan
pengawasan intern di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Khusus
Ibukota Jakarta. Untuk mencapai hasil pengawasan yang optimal,
maka setiap temuan hasil pengawasan harus ditindaklanjuti. Hasil dari
pengawasan tersebut berupa Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang
perlu dilakukan pengelolaan arsip dokumennya dengan baik agar dapat
dimanfaatkan dengan maksimal.
Pengelolaan kearsipan, data dan informasi di Sub Bagian Tata Usaha
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Adminsitrasi Jakarta Timur
merupakan mekanisme pengelolaan kearsipan yang mengatur
pendokumentasian dokumen-dokumen Inspektorat yang salah satu
dari dokumen tersebut adalah Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang
1
merupakan hasil dari pengawasan/pemeriksaan yang dilakukan oleh
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Administrasi Jakarta Timur guna
membantu Gubernur dalam membina dan mengawasi
penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan
Daerah dan tugas pembantuan oleh Perangkat Daerah, pengelolaan
sumber daya daerah, pengelolaan BUMD, pencegahan dan investigasi.
Kondisi aktual yang terjadi pada Sub Bagian Tata Usaha
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Administrasi Jakarta Timur adalah
pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP) masih belum
optimal yaitu hanya menyimpan dokumen Laporan Hasil Pengawasan
(LHP) di dalam lemari arsip. Dokumen-dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) tersebut tertumpuk menjadi satu. Hal tersebut
menimbulkan kesulitan ketika ada pegawai Inspektorat membutuhkan
dokumen sewaktu-waktu dalam waktu yang cepat dan mendadak
karena harus mencari LHP satu per satu karena tertumpuk-tumpuk satu
sama lain. Kemudian masih belum adanya digitalisasi dokumen
Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang dapat menyebabkan proses
pencarian dokumen lama padahal sewaktu-waktu dibutuhkan dalam
waktu singkat. Kemudian belum adanya penanggung jawab khusus
dokumentasi, hal ini menimbulkan saling tunjuk kesalahan jika ada
dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang hilang atau tidak ada
di lemari arsip ketika dokumen dibutuhkan karena kurangnya
pengawasan dokumen.
Sehubungan dengan hal tersebut, pelaksanaan
pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP) perlu
dioptimalkan untuk mendorong pengelolaan arsip dokumen Laporan
Hasil Pengawasan (LHP) yang lebih baik lagi. Penulis memberikan
solusi alternatif prioritas untuk membuat penyusunan pedoman dan alur
(flowchart) pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP)
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Adminsitrasi Jakarta Timur
sebagai upaya perbaikan terhadap isu prioritas pada sub bagian Tata
2
Usaha yang sudah penulis konsultasikan dengan Kepala Sub Bagian
Tata Usaha dan juga rekan sejawat di Inspektorat Pembantu Wilayah
Kota Adminsitrasi Jakarta Timur. Penyusunan pedoman dan alur
(flowchart) pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP)
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Adminsitrasi Jakarta Timur
merupakan laporan aktualisasi yang penulis susun sebagai salah satu
tahap dalam Pelatihan Dasar CPNS di lingkungan Pemerintah Provinsi
Daerah Khusus Ibukota Jakarta untuk Golongan III yang
diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
(BPSDM) Provinsi DKI Jakarta.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud pedoman ini adalah sebagai acuan bagi Inspektorat Pembantu
Wilayah Kota Administrasi Jakarta Timur dalam melaksanakan
pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP).
Tujuan pedoman untuk:
1. Menjamin terwujudnya pendokumentasian Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) yang andal dan pemanfaatan dokumen Laporan
Hasil Pengawasan (LHP) sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
2. Menjamin keselamatan dan keamanan dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) sebagai bukti pertanggungjawaban kinerja
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Administrasi Jakarta Timur.
3. Memudahkan pegawai Inspektorat Pembantu Wilayah Kota
Administrasi Jakarta Timur dalam mengakses dokumen Laporan
Hasil Pengawasan (LHP).
C. Ruang Lingkup
Pedoman ini mengatur pelaksanaan pendokumentasian Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Administrasi
Jakarta Timur
3
BAB II
LAPORAN HASIL PENGAWASAN (LHP)
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 144
Tahun 2017 tentang Pedoman Umum Pengawasan di Inspektorat Provinsi
DKI Jakarta, pelaporan merupakan media pertanggungjawaban
pelaksanaan pengawasan yang memuat informasi keberhasilan dan
kelemahan dalam pelaksanaan program atau kegiatan pada objek yang
diawasi dan selanjutnya informasi ini akan digunakan sebagai bahan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan program atau
kegiatannya. Laporan dibuat untuk mempermudah pelaksanaan tindak
lanjut hasil pengawasan. Laporan harus disampaikan kepada Inspektur
Provinsi DKI Jakarta, Gubernur Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagai
laporan dan kepada SKPD/UKPD terkait untuk ditindaklanjuti.
Dalam Bab Ketentuan Umum Peraturan Gubernur Daerah Khusus
Ibukota Jakarta Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pemantauan Tindak Lanjut
Hasil Pengawasan/Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik
Indonesia dan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah, Laporan Hasil
Pengawasan/Pemeriksaan adalah laporan yang memuat seluruh hasil
pengawasan/pemeriksaan berupa data temuan, simpulan hasil
pengawasan/pemeriksaan dan saran/rekomendasi yang bersifat formal,
lengkap dan final setelah ditanggapi oleh Pimpinan Unit/lnstansi yang
diperiksa (auditi). Laporan Hasil Pengawasan berfungsi sebagai media
komunikasi menyampaikan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
Laporan Hasil Pengawasan dapat disusun dalam dua bentuk yaitu bentuk
bab dan bentuk surat.
1. Laporan Hasil Pengawasan Bentuk Bab dalam menyajikan informasi
hasil Audit dikelompokkan dalam bab. Ketentuan mengenai bentuk bab
4
ditetapkan oleh Keputusan Inspektur. Penyusunan Laporan Hasil
Pengawasan dalam bentuk bab sangat sesuai untuk menyampaikan
informasi penting dengan jumlah materi yang banyak.
2. Laporan bentuk surat digunakan apabila hal-hal yang ingin dilaporkan
materinya relatif sedikit atau harus disampaikan dengan segera.
Laporan Hasil Pengawasan disampaikan kepada Gubernur dengan
tembusan Inspektorat Provinsi DKI Jakarta dan pihak-pihak yang
berkepentingan paling lambat 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak Laporan
Hasil Pengawasan (LHP) diterima oleh SKPD/UKPD yang bersangkutan
sesuai dengan Peraturan Gubernur Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor
2 Tahun 2013 tentang Pemantauan Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan/Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik
Indonesia dan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah.
5
BAB III
KEBIJAKAN PEDOMAN
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2009 Tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara
kearsipan nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa;
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP) merupakan bagian
tugas dan fungsi Sub Bagian Tata Usaha Inspektorat Pembantu Wilayah
Kota Administrasi Jakarta Timur yaitu melaksanakan pengelolaan
6
kearsipan, data dan informasi Inspektorat Pembantu Wilayah. Pada Sub
Bagian Tata Usaha belum terdapat staf yang khusus menangani
pendokumentasian/arsiparis. Oleh karena itu Kepala Sub Bagian Tata
Usaha wajib mendorong dan melakukan pemantauan pelaksanaan
pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP) kepada seluruh staf
yang berada di bawah Sub Bagian Tata Usaha Inspektorat Pembantu
Wilayah Kota Adminsitrasi Jakarta Timur sebagai wujud dari bentuk
pembinaan dan pengawasan terhadap pengelolaan arsip
pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP) Inspektorat
Pembantu Wilayah Kota Adminsitrasi Jakarta Timur. Berdasarkan
Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 2 Tahun 2013 tentang
Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan/Pemeriksaan Badan
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia dan Aparat Pengawasan Intern
Pemerintah dalam Bab Penatausahaan dan Pelaporan Pasal 15 ayat 4
disebutkan bahwa Inspektur/Irbanko/Irbankab wajib menyimpan
dokumen/bukti pelaksanaan TLHP paling kurang dalam jangka waktu 5
(lima) tahun.
7
BAB IV
ALUR (FLOW CHART) PENDOKUMENTASIAN LHP
Indrayati (2015:13) menerangkan flowchart adalah gambar alur akan
sistem dan prosedur serta pengendalian intern yang telah dijalankan oleh
perusahaan. Prosedur pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan
(LHP) pada Sub Bagian Tata Usaha Inspektorat Pembantu Wilayah Kota
Administrasi Jakarta Timur masih terbatas pada prosedur
pendokumentasian pada arsip fisik/hardfile yaitu dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) setelah ditindaklanjuti diarsip ke dalam lemari arsip. Hal
tersebut membuat pengelolaan arsip dokumen Laporan Hasil Pengawasan
(LHP) kurang optimal karena Inspektorat Pembantu Wilayah Kota
Administrasi Jakarta Timur hanya mempunyai arsip fisik yang ditumpuk di
dalam lemari arsip, selain resiko dokumen yang tertumpuk-tumpuk
persoalan lain adalah dokumen akan beresiko mudah rusak dan robek juga
terdapat resiko hilangnya dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP).
Untuk dapat lebih mengoptimalkan pengelolaan arsip dokumen di Sub
Bagian Tata Usaha Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Administrasi
Jakarta Timur diperlukan langkah lain yaitu dengan digitalisasi dokumen.
Menurut Atmoko (2015:1) keuntungan digitalisasi dokumen antara lain:
1. Melindungi dan mewakili sumber asli;
2. Lebih hemat dan mudah dalam penyimpanan;
3. Lebih mudah pengeloaan dan cepat dalam proses temu kembali;
4. Lebih mudah penyebaran/disseminasi informasi;
5. Lebih interaktif (konten multimedia);
6. Lebih mudah penggandaan dan backup.
Berikut ini adalah bagan alur flowchart Prosedur Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) sesuai dengan Keputusan Inspektur Provinsi DKI
Jakarta Nomor 14 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua atas Keputusan
Inspektur Nomor 8 Tahun 2015 tentang Standar Operasional Prosedur
Surat Perintah Tugas Dan Laporan Hasil Pengawasan Inspektorat.
8
Gambar 1: Bagan Alur (Flowchart) Pembuatan Laporan Hasil Pengawasan
9
Tahapan kegiatan dalam prosedur pembuatan Laporan Hasil Pengawasan
(LHP):
1. Tim Pengawasan menyampaikan konsep LHP/SHP kepada Irban.
2. Mereviu konsep LHP/SHP. Jika setuju, menyampaikan kepada
Sekretaris. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Tim Pengawasan
untuk diperbaiki.
3. Menugaskan kepada Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Laporan untuk
menyusun jadwal ekspose hasil pengawasan.
4. Memimpin pelaksanaan ekspose hasil pengawasan.
5. Merevisi konsep LHP/SHP sesuai Berita Acara Hasil Ekspose.
6. Mereviu konsep LHP/SHP sesuai Berila Acara Hasil Ekspose. Jika
setuju, memaraf konsep LHP/SHP dan menyerahkan kepada
Sekretaris, Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Tim Pengawasan
untuk diperbaiki.
7. Mereviu konsep LHP/SHP terkait kesesuaian dengan tata naskah
dinas. Jika setuju, memaraf konsep LHP/SHP dan menyerahkan
kepada Inspektur. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Inspektur
Pembantu untuk diperbaiki.
8. Mereviu konsep LHP/SHP. Jika setuju, menandatangani dan
menyerahkan kepada Sekretaris. Jika tidak setuju, mengembalikan
kepada Inspektur Pembantu untuk diperbaiki.
9. Sekretaris menyerahkan LHP/SHP kepada Kepala Sub Bagian Umum
untuk didistribusikan dan kepada Kepala Sub Bagian Evaluasi dan
Laporan untuk didokumentasikan.
Laporan Hasil Pengawasan (LHP) harus disampaikan kepada Inspektur
Provinsi DKI Jakarta, kepada Gubernur Provinsi DKI Jakarta melalui Biro
Kepala Daerah dan disampaikan kepada SKPD/UKPD terkait untuk
ditindaklanjuti melalui Inspektorat Pembantu Kota/Inspektorat Pembantu
Kabupaten.
10
Gambar 2: Bagan Alur (Flowchart) Dokumentasi fisik/hardfile Laporan
Hasil Pengawasan (LHP)
Taahapan kegiatan dalam prosedur dokumentasi fisik/hardfile Laporan
Hasil Pengawasan (LHP):
1. Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang sudah selesai ditindaklanjuti
akan dilakukan rekap data laporan pada data base excel.
2. Laporan Hasil Pengawasan (LHP) kemudian diarsip ke dalam lemari
arsip.
11
Gambar 3: Bagan Alur (Flowchart) Digitalisasi Dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP)
12
Tahapan kegiatan dalam prosedur digitalisasi dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP):
1. Staf Tata Usaha melakukan pemindaian/proses scanning Laporan
Hasil Pengawasan (LHP) menggunakan alat pemindai (scanner) yang
kemudian file scan LHP disimpan dalam format pdf.
2. Hasil dari pemindaian LHP tersebut perlu dilakukan pengecekan seperti
kejelasan hasil scan, pemberian nama file pdf sesuai dengan judul LHP
dan lain sebagainya.
3. Jika terdapat kesalahan maka akan dilakukan proses perbaikan
pemindaian ulang. Jika sudah benar maka dilanjutkan ke proses
selanjutnya.
4. Menggunggah file pdf ke dalam google drive gmail inspektorat.
13
BAB V
PENUTUP
Dengan adanya pedoman dan alur (flowchart) pendokumentasian
Laporan Hasil Pengawasan (LHP) dapat menjamin terwujudnya
pendokumentasian Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang lebih optimal,
menjamin keselamatan dan keamanan dokumen Laporan Hasil
Pengawasan (LHP) dan juga memberi kemudahan bagi pegawai
Inspektorat Pembantu Wilayah Kota Administrasi Jakarta Timur dalam
mengakses dokumen Laporan Hasil Pengawasan (LHP) sehingga dapat
mendukung kinerja ASN sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan
publik dan juga sebagai perekat dan pemersatu bangsa
14
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan
Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 144 Tahun 2017 tentang
Pedoman Umum Pengawasan di Inspektorat Provinsi DKI Jakarta
Peraturan Gubernur Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 2 Tahun 2013
tentang Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan/Pemeriksaan Badan
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia dan Aparat Pengawasan Intern
Pemerintah
Keputusan Inspektur Provinsi DKI Jakarta Nomor 14 Tahun 2019 tentang
Perubahan Kedua atas Keputusan Inspektur Nomor 8 Tahun 2015 tentang
Standar Operasional Prosedur Surat Perintah Tugas Dan Laporan Hasil
Pengawasan Inspektorat
Atmoko, Pitoyo Widhi. 2015. “Digitalisasi dan Alih Media”, chrome-
extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/viewer.html?pdfurl=https%3
A%2F%2Flib.ub.ac.id%2Fhome%2Fimage%2F2015%2F08%2FDigitalisas
i.pdf&clen=1523654&chunk=true, diakses 12 Agustus 2021
Indrayati. 2016. Sistem Informasi Akuntansi (Teori dan Konsep SIA).
Yogyakarta: Aditya Media Publishing
15
Data Loading...