KM4 - PDF Flipbook
KM4
122 Views
66 Downloads
PDF 1,486,429 Bytes
การจัดการความรู้ (KM) ของหน่วย สบช.
คานา
ในระดับองค์กรต่าง ๆ จะใช้การติดต่องาน ผ่านทางเอกสาร หรือหนังสือราชการเป็น ส่วนใหญ่ ดังนั้น การปฏิบัติงานด้านหนังสือ ราชการจึงมีความสําคัญอย่างยิ่ง หนังสือราชการจึงเป็นภารกิจหลัก ที่ข้า ราชการทุก คนต้อ งปฏิบ ัติแ ละหน้า ที่ค วามรับ ผิด ชอบหลัก ของ เจ้า หน้า ที่ สบช.อผศ. คือ การตรวจสอบความถูก ต้อ งของหนัง สือ ราชการก่อนนําเสนอให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยพิจารณาสั่งการ และ ลงนาม รับ ทราบ อนุม ัต ิเ ห็น ชอบ อนุญ าตให้ด ํา เนิน การต่า ง ๆ ภายใน ขอบเขตอํา นาจหน้า ที่ ซึ่งปัญ หาส่วนใหญ่ที่พ บคือ หนัง สือ ราชการมีค วามไม่ถ ูก ต้อ งตามรูป แบบ เนื ้อ หา หลัก ภาษา ตาม ระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ ปรับปรุงแก้ไข (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 การมีความรู้ความเข้าใจในเรื่อง ระเบีย บ คํา สั ่ง กฎหมาย และหนัง สือ สั ่ง การที ่เ กี ่ย วข้อ งจึง มี ความสํา คัญ ยิ ่ง ใน ก ารพิจ ารณา กลั ่น กรอง งาน เอก ส ารของ ผู ้บ ัง คับ บัญ ชา ให้เ ป็น ไปอย่า งถูก ต้อ ง และเนื ่อ งจากองค์ก าร สงเคราะห์ท หารผ่า นศึก เป็น หน่ว ยงานที่ม ีห น่ว ยงานในเครือ ข่า ย ปฏิบัติงานในส่วนภูมิภาค การบริหารเป็นงานที่หลากหลาย ภารกิจ หลายด้าน แนวทางปฏิบัติการสั่งการ ระเบียบวิธีการดําเนินงานจึงมี การเปลี ่ย นแปลงตามความเหมาะสม การพิจ ารณาตรวจสอบ กลั่น กรองงานและบริหารงานเอกสาร ด้วยระเบีย บคําสั่ง กฎหมาย และหนัง สือ สั่ง การที่ถูก ต้อ ง และเป็น ปัจ จุบัน ของงาน ในแต่ล ะด้า น จะช่วยให้การดําเนินงานภารกิจในหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาได้รับการ กลั่นกรองที่ดีตามข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและเป็นไปตามนโยบาย สบช. ผู้จัดทา
หลักการและเหตุผล สบช.อผศ. เป็นหน่ วยงานที่รับผิ ดชอบเกี่ยวกั บ การกลั่ น กรองงานด้ า นเอกสาร ที่ นขต.อผศ. และ ห น่ ว ย ง า น กิ จ ก า ร พิ เ ศ ษ นํ า เ ส น อ ผู้ บั ง คั บ บั ญ ช า เ จ้ า ห น้ า ที่ จึ ง ต้ อ ง มี ค วา ม รู้ คว า ม เ ข้ า ใจ ใ น ขั้ นต อ น และรูปแบบของการจัดการหนังสือที่ถูกต้อง ทั้งนี้รวมถึง การรับ–ส่งหนังสือให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ดังนั้น ความรู้ความเข้าใจในเอกสารตามระเบียบ คําสั่ง และหนั ง สื อ สั่ ง การที่ เ กี่ ย วข้ อ งจะช่ วยให้ ก ารปฏิ บั ติ ง าน ด้านหนัง สื อเป็น ระบบและมีมาตรฐานเดียวกัน มี ความ เป็ น ระเบี ย บเรี ย บร้ อ ยในการทํ า งาน ประหยั ด เวลา แรงงาน งบประมาณ และเกิดประสิทธิภาพในการทํางาน การปฏิบัติงานสําเร็จ ถูกต้อง ลุล่วง และทันเวลา ซึ่งเป็น หั ว ใจ ในการปฏิ บั ติ ง านให้ บรรลุ วั ต ถุ ป ระสงค์ ข อง องค์กรอยางมีประสิทธิภาพ
สารบรรณ
วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้การตรวจสอบ ติดตามงาน และค้นหาข้อมูลใน การรับ-การส่ง หนังสือมีความสะดวกสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น 2. เสริมสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับขั้นตอนวิธีการปฏิบัติ หน้าที่ และสามารถใช้เป็นคู่มือในการปฏิบัติงานได้อย่างมี ประสิทธิภาพ และนํา ความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ ใช้ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 3. การปฏิบัติงานด้านหนังสือราชการมีความถูกต้อง และเป็นไป ตามระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแก้ไขปรับปรุง (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 4. ทําให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านกลั่นกรองงาน มีความเข้าใจ ในระเบียบ กฎหมาย หลักเกณฑ์และวิธีการที่เกี่ยวข้องกับการ ปฏิบัติงานกลั่นกรองหนังสือราชการ เพื่อเสนอผู้บังคับบัญชา ให้สามารถดําเนินการเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
การเสนอหนังสือต่อผู้บังคับบัญชา การเสนอหนัง สือ ต่อ ผู้บ ัง คับ บัญ ชา การเสนอหนัง สือ คือ การนํา
หนัง สือ ที ่ด ํา เนิน การชั ้น เจ้า หน้า ที ่เ สร็จ แล้ว เสนอต่อ ผู ้บ ัง คับ บัญ ชาเพื ่อ พิจารณาบันทึกสั่งการทราบและลงชื่อการเสนอหนังสือ ให้เสนอไปตามสาย การปฏิบัติงานตามลําดับ ชั้นผู้บังคับบัญชา โดยปกติการเสนอหนังสือต้อง ใส่แฟ้มหรือซอง เรียงตามลําดับโดยแยกตามลักษณะ ความสําคัญของเรื่อง แต่ให้จัดลําดับเรื่องที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้า เรื่องที่ได้รับ มาก่อน ต้อง เสนอเพื่อ ให้ไ ด้รับ การปฏิบัติใ ห้เ สร็จ ก่อ น ในกรณีที่ส่ว นราชการมีห นัง สือ ราชการมากควรแยกเป็น ประเภทและแฟ้ม หรือ ซองหากส่ว นราชการใด มีหนังสือราชการน้อยอาจใช้แฟ้มเดียวก็ได้
การจัด หนัง สือ เสนอ ให้จัด ให้ส ะดวกในการพิจ ารณาโดยมีเ อกสาร
ประกอบการพิจารณาให้พร้อมและต้องจัดให้เป็นระเบียบเพื่อให้พลิกดูได้ทันที ผู ้ร วบรวมเรื ่อ งเสนอ ควรมีบ ัน ทึก ย่อ ไว้ว่า หนัง สือ ในแฟ้ม มีเ รื ่อ ง อะไรบ้า ง เมื่อรับแฟ้มคืนจะได้ตรวจสอบว่า เรื่องใดได้รับการพิจารณาสั่งการหรือลงชื่อ เรื่องใดถูก นํา ออกจากแฟ้ม ไปเพื่อเอาไว้ พิจ ารณาในกรณีที่ ผู้บัง คับ บัญ ชา นํา เรื่อ งออกจากแฟ้ม ไปพิจ ารณาจะต้อ งเขีย นบัน ทึก สอดไว้ใ นแฟ้ม แทนที่ เรื่อ งที่นํา ออกไปด้วยการเสนอหนัง สือ เรื่อ งสํา คัญ ซึ่ง มีร ายละเอีย ดจะต้อ ง พิจ ารณามาก ผู้ทํา เรื่อง อาจขอนํา เรื่อ งเสนอด้วยตนเองก็ไ ด้ทั้ง นี้เ พื่อ เปิด โอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสอบถาม เหตุผลบางประการประกอบการพิจารณา เมื่อได้รับอนุมัติแล้วก็นําเรืองไปเสนอด้วย ตนเอง
ลักษณะการจัดเรียงหนังสือเสนอ 1) ให้เรียงลําดับขึ้นมาโดยเมื่อมีการบันทึกขึ้นมาใหม่ ให้เรียงซ้อนไว้ข้างหน้าเป็นลําดับ 2) เมื่อเรื่องไปถึงผู้บังคับบัญชาผู้บังคับบัญชาจะเห็น บันทึกของผู้บันทึกหลังสุดก่อน 3) เพื่อความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาในการพิจารณา ความเห็นที่ผ่านตามลําดับจะให้หมายเลข 1, 2, 3 โดย เขียนตัวเลขอยู่ภายในวงกลมกํากับเรื่องที่เสนอ ขึ้นมาตามลําดับก็ได้ 4) เรื่องที่เสนอมีหลายแผ่นเพื่อให้เกิดความเรียบร้อยและ ป้องกันการสูญหาย ให้เย็บหรือยึดติดกันให้ เรียบร้อย ที่มุมบนด้านซ้ายมือ ถ้าเย็บให้เย็บด้านซ้าย ขนานกับสันหนังสือ ในกรณีที่ผู้บัง คับ บัญ ชาสั่ง การในเรื่อ งที่เ สนอแล้ว เรื่อ งต้อ ง ย้อ นกลับ ผ่า นลงมาตามลํา ดับ สายงานเช่น เดีย วกัน ผู้ผ่า นเรื่อ ง ต้อ งลงชื ่อ ย่อ และวัน ที ่ เดือ น พ.ศ. กํ า กับ ยกเว้น เรื ่อ งที ่เ ร่ง ด่ว น จะต้องดําเนินการปฏิบัติในทัน ที ให้ส่งเรื่องนั้น ตรงไปยัง ผู้ปฏิบัติ และให้เ ป็น หน้า ที่ข องหน่ว ยปฏิบัติที่จ ะต้อ งเสนอให้ผู้บ ัง คับ บัญ ชา ตามลําดับชั้น ได้ทราบการสั่งการนั้นๆ ด้วย
การพิจารณากลั่นกรองและตรวจทาน หนังสือราชการเพื่อเสนอผูบ ้ ริหาร 1. ขั้นตอนการดาเนินงาน การพิจ ารณากลั ่น กรองหนัง สือ ราชการเพื ่อ ให้ง านต่า ง ๆ บ ร ร ล ุ ต า ม ว ัต ถ ุป ร ะ ส ง ค ์ แ ล ะ เ ป ้า ห ม า ย ข อ ง ส ่ว น ร า ช ก า ร การปฏิบ ัต ิง านเกิด ความรวดเร็ว ถูก ต้อ ง และมี ป ระสิท ธิภ าพ ตามขั้นตอนการดําเนินการ ดังนี้ 1.1 ควบคุม การรับ และลงทะเบีย นรับ หนังสือจากส่วนงานทุก ส่ว น ในสัง กัด และหนัง สือ ภายนอก การลงเลขที ่ร ับ ในทะเบีย น หนัง สือ รับ โดยเรีย งลํ า ดับ ติด ต่อ กัน ไปตลอดปีป ฏิท ิน โดยเลข ทะเบีย นของหนัง สือ จะต้อ งตรงกับ เลขที่ใ นตรารับ หนัง สือ ลงวัน เดือน ปี และเวลา ที่รับหนังสือ คัดแยกและจัดลําดับความสําคัญของ เอกสารตามความเร่ง ด่ว น เพื ่อ ความรวดเร็ว ฉับ ไว และ ทัน ต่อ เ ห ต ุก า ร ณ ์ห น ัง ส ือ ที ่ต ้อ ง ดํ า เ น ิน ก า ร ต า ม ร ะ เ บ ีย บ ส า น ัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และปรับปรุงแก้ไข (ฉบับ ที ่ 2) พ.ศ.2548 ด้ว ยความรวดเร็ว เป็น พิเ ศษ แบ่ง เป็น 3 ประเภท (1) ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น (2) ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว (3) ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทําได้
1.2 กลั ่น กรองความถูก ต้อ งของเอกสารตามระเบีย บสํา นัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และปรับปรุงแก้ไข (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 โดยการพิจารณารูปแบบและชนิดของหนังสือ ต่างๆ ให้ถูก ต้องตามแบบที่กํา หนดคํา ขึ้น ต้น คําลงท้าย รวมทั้งการ อ้างอิง การเขีย นหนังสือราชการต้องใช้ ภ าษาที่เ ป็นแบบแผน มีลําดับ ขั้นตอน กระชับ รัดกุม ตัวสะกด การันต์ถูกต้องตามพจนานุกรม 1.3 ประสานงานส่วนราชการเจ้าของเรื่อง กรณีที่ต้องขอเอกสาร แนบ เพิ ่ม เติม เพื ่อ ประกอบการพิจ ารณาสั ่ง การ หรือ ข้อ เสนอแนะ ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารก่อนนําเสนอ ผู้บังคับบัญชา พิจารณาสั่ง การ
1.3.1 การประสานงานภายในหน่วยงานเดียวกัน อาจใช้การ ประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ (Informal coordination) เพราะไม่ ต้องการรูปแบบ และพิธีก ารมากนัก ซึ่ง หากต้อ งใช้ก ารประสานงาน อย่างเป็นทางการ (Formal coordination) อาจทําให้เกิดความล่าช้า เกิดผลเสียต่องานได้ การใช้การประสานงาน อย่างไม่เป็นทางการจะ ช่วยให้เกิดความรวดเร็วขึ้นมาก 1.3.2 สําหรับ การประสานงานกับ หน่วยงานภายนอก ต้อ ง กํ า หนด รูป แบบและวิธ ีก ารในการปฏิบ ัต ิใ ห้ถ ูก ต้อ งและตามความ เหมาะสมเพื ่อ เป็น การป้อ งกัน ไม่ใ ห้เ กิด ปัญ หาความขัด แย้ง ระหว่า ง หน่วยงาน 1.3.3 การประสานงานติด ตามเอกสารที ่ส ่ง กลับ ไปแก้ไ ข เพิ่มเติม เพื่อนําเสนอให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา ลงนามสั่งการ การ ประสานงานเป็นการติดต่อ 2 ทาง (Two – way Communication) ซึ่งจะช่วยให้มีความเข้าใจตรงกัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้งานที่ปฏิบัติ เกิด ผลสํ า เร็จ ลุล ่ว งไปด้ว ยดีแ ละได้ง านที ่ม ีค ุณ ภาพตามมาตรฐาน ที ่เ ป็น ไปตามระเบีย บและข้อ กํ า หนดต่า งๆ อย่า งรวดเร็ว เป็น การ ประหยัดเวลาและทรัพยากร ในการปฏิบัติงาน
1.4 นาเสนอหนังสือเพื่อให้ผู้บังคับบัญชา 1.4.1 เมื่ อ ได้ ดํ า เนิ น การกลั่ น กรองเป็ น ที่ ถู ก ต้ อ ง เรี ย บร้ อ ยแล้ ว ดําเนินการจัดลําดับความสําคัญของหนังสือที่ต้องดําเนินการ เช่น เรื่องด่วน เรื่องเพื่อทราบ เรื่องสั่งการ เรื่องพิจารณา ถ้าสามารถทําได้ควรให้ แยกแฟ้ม เสนอตามประเภทเรื่องดังกล่าว โดยเฉพาะเรื่องด่วนควรแยกและเขียนตัวอักษร ด่วน ปิดหน้าปกแฟ้มเสนอให้เห็นชัดเจน 1.4.2 การเสนอหนังสือ ต้องใส่แฟ้มเรียงตามลําดับ โดยแยกตาม ลั กษณะความสํ า คั ญของเรื่ อง เรื่ องที่ ต้ อ งพิ จ ารณาก่อ นไว้ ข้ า งหน้ า จั ดให้ สะดวกในการพิจารณา โดยมีเอกสารประกอบการพิจารณาให้พร้อม และต้อง จั ด ให้ เ ป็ น ระเบี ย บเพื่ อ ให้ พ ลิ ก ดู ไ ด้ ทั น ที ลั ก ษณะการจั ด เรี ย งหนั ง สื อ เสนอ ให้ เ รี ย งลํ า ดั บ ขึ้ น มา เมื่ อ มี ก ารบั น ทึ ก ขึ้น มาใหม่ใ ห้ เ รี ย งซ้ อ นไว้ ข้ า งหน้ า เป็ น ลําดับ ผู้บังคับบัญชาจะเห็นบันทึกหลั งสุดมาก่อน และเพื่อความสะดวกใน การพิจารณา ควรใส่หมายเลข 1 2 3 กํากับไว้ตามลําดับ ความเห็นด้วย โดย เขียนตั วเลขอยู่ภายในวงกลม ถ้าเรืองที่ เสนอมีหลายแผ่น เพื่อให้เกิดความ เรี ย บร้ อ ยและป้ อ งกั น การสู ญ หายให้ เ ย็ บ ติ ด กั น ให้ เ รี ย บร้ อ ย ที่ มุ ม บนด้ า น ซ้ายมือ ให้ขนานกับสันหนังสือ 1.4.3 ในกรณีที่มีหนังสือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภทละแฟ้ม หากมีหนังสือราชการน้อยอาจใช้แฟ้มเดียวก็ได้ ควรมีบันทึกย่อไว้ว่าในแฟ้มมี เรื่อง อะไรบ้าง เมื่อรับแฟ้มคืนจะได้ตรวจสอบว่าเรื่องได้รับการพิจารณาสั่ง การ หรือลงชื่อ ครบถ้วน เรื่องใดถูกนําออกจากแฟ้มไปเพื่อเอาไว้พิจารณา ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชา นําเรื่องออกจากแฟ้มไปพิจารณา ควรเขียนบันทึก สอดไว้ในแฟ้มแทนที่เรื่องที่นําออกไป ด้วย 1.5 การตรวจสอบ (หลั ง น าเสนอหนั ง สื อ ) เมื่ อ หนั ง สื อ ได้ ผ่ า นการ พิจารณาวินิจฉัยสั่งการจากผู้บังคับบัญชา ซึ่งผลการพิจารณาอาจสั่งการให้ หน่วยงาน,ฝ่าย/งาน ต่างๆ ดําเนินการตามเสนอ หรือแก้ไข ทบทวน ผู้ขอรับ การประเมิน จะตรวจสอบการลงนามครบถ้ว น ถู ก ต้ องหรื อ ไม่ และคั ด แยก เอกสารที่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการและลงนามแล้ว จัดส่งให้งานธุรการ หรือส่วนราชการ เจ้าของเรืองเพื่อดําเนินการตามที่สั่งการต่อไป หรือนําเสนอ ผู้ บ ริ ห ารระดั บ สูง ขึ้น ไป คื อ ผู้ ว่ า ราชการจั ง หวั ด เพื่ อ พิ จ ารณาสั่ ง การและ ลงนาม ตามลําดับชั้นต่อไป
1.6 บัน ทึก ข้อ พิจ ารณาสั ่ง การ หรือ แนวทางการ ปฏิบัติงานของผู้บ ริห าร ไว้ใ นทะเบียนรับ -ส่ง ในระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเป็นข้อมูล สําหรับใช้ในการ ติดตามงานจากหน่วยงานที่ ต้องดําเนินการต่อไป
1.7 ลงทะเบียนหนังสือ ที่ส่งออกไปถึงหน่วยงานที่ เกี่ย วข้อ ง โดยมีห ลัก การสํา คัญ คือ ต้อ งจัด ส่ง หนัง สือ ออกโดยให้ถ ึง มือ ผู ้ป ฏิบ ัต ิโ ดยเร็ว ที ่ส ุด และมีก า ร ลงทะเบีย นบัน ทึก หลัก ฐานการรับ -ส่ง ไว้เ ป็น สํ า คัญ กรณี ที ่เ ป็น หนัง สือ สํ า คัญ จะคัด สํา เนาเอกสารแยก ต่างหากเพื่อใช้สําหรับการติดตามงานต่อไป 1.8 รวบรวมเอกสารต่างๆ ที่กล่า วข้า งต้น รวมทั้ง ระเบียบ กฎหมาย หนังสือแจ้งเวียน ที่เกี่ยวข้อง จัดเก็บ เข้า แฟ้ม เป็น หมวดหมู ่เ พื ่อ ใช้อ ้า งอิง และเพื ่อ ประโยชน์ ในการบริหารราชการต่อไป
แผนผังกระบวนการกลั่นกรองงาน เริ่ม
รับเรื่อง ลงทะเบียนรับหนังสือ/ เอกสารและแยกเรื่อง
ทะเบียนรับ - ส่ง
ตรวจสอบความถูกต้องพร้อม ประสานขอข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับเรื่องที่กลั่นกรอง
เสนอหนังสือ/เอกสารที่ ตรวจสอบแล้ว
ตรวจสอบความ ครบถ้วน/คําสั่งการ
การติดตามงานด้วยระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ส่งคืนกลุ่มงาน เจ้าของเรื่อง
สิ้นสุด
แก้ไข/ เพิ่มเติม
แก้ไข/ เพิ่มเติม
เสนอ
พิจารณา/ สั่งการ เห็นชอบ
ลงนามเสนอ
พิจารณา/ สั่งการ เห็นชอบ/ ลงนาม
กระบวนการกลั่นกรองงาน ขั้น ตอนที่ 1 รับ เรื่อ งลงทะเบีย นรับ หนัง สือ /เอกสาร และแยก เรื่อง โดยควบคุมการลงทะเบียนรับหนังสือและเอกสารทางราชการ ที ่ม า จ า ก ห น ่ว ย ง า น ภ า ย ใ น แ ล ะ ภ า ย น อ ก ข อ ง สํ า น ัก ง า น ทรัพ ยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อมจังหวัด ให้เป็นไปตามระเบียบ สํา นัก นายกรัฐ มนตรีว ่า ด้ว ยงานสารบรรณ พ .ศ.2526 และ ปรับปรุงแก้ไข (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบความถูกต้องพร้อมประสานขอข้อมูล เพิ่ม เติม เกี่ย วกับ เรื่องที่กลั่นกรอง โดยพิจารณากลั่น กรองความ ถูกต้องของหนังสือ คัดแยก หนังสือ ตามระเบียบงานสารบรรณ แบบธรรมเนียมที่ทางราชการกําหนด เช่น ถ้าเป็น หนังสือราชการ ภายนอก ตรวจดูแ บบว่า หนัง สือ ราชการภายนอกวางรูป แบบ อย่างไร ใช้คําย่อหรือคําเต็ม ถ้าเป็นคําสั่งดูแบบรูปคําสั่งให้ถูกต้อง เป็น ต้น ตรวจสอบความ ถูก ต้อ งตามพจนานุก รม วรรค ตอน ย่อ หน้า ให้ถ ูก ต้อ งเหมาะสม จดลํ า ดับ ความสํา คัญ และความ เร่ง ด่ว นของหนัง สือ เพื่อ ดําเนิน การก่อ นหลัง แต่ถ้า เป็น หนัง สือ ที่ มีชั ้น ความลับ ให้แ ยกออกปฏิบ ัต ิต ามระเบีย บว่า ด้ว ยการรัก ษา ความลับ ของทางราชการ หากไม่ถ ูก ต้อ งให้ต ิด ต่อ ส่ว นราชการ เจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดําเนินการ
ขั้นตอนที่ 3 เสนอหนังสือ/เอกสารที่ตรวจสอบ โดย รวบรวมข้อมูล เอกสารกฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง เรื่องเดิม พร้อมด้วยสรุปประเด็นข้อเท็จจริง การเสนอข้อ คิ ด เห็ น ที่ เ ป็ น ประโยชน์ ต่ อการตั ด สิ น ใจของผู้บั งคั บ บั ญ ชา ประกอบการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา ได้ถูกต้องเหมาะสมทัน ต่ อ สภาพการณ์ เพราะผู้ บั ง กั บ บั ญ ชาไม่ มี เ วลาที่ จ ะศึ ก ษา หรื อ อ่ า น รายละเอียดของเรื่องที่เสนอมาได้ และจัดเข้าแฟ้มเสนอผู้อํานวยการสํานัก เพื่อเห็นชอบ อนุมัติ ลงนาม หรือสั่งการต่อไป เพื่อให้ง่ายต่อการพิจารณา หนังสือโดยแยกแฟ้มเสนอเรียงลําดับตามลักษณะความสําคัญของเรื่อง ออกเป็นประเภทต่างๆ มีหลักง่ายๆ ในการจัดเอกสารเข้าแฟ้ม ดังนี้ 1. เรื่ อ งไม่ ยุ่ ง ยากไม่ มี ปั ญ หาพิ จ ารณาอย่ า งใดๆ เช่ น เพี ย งลงชื่ อ เท่านั้น 2. เรื่ อ งที่ มี ปั ญ หายุ่ ง ยากจะต้ อ งพิ จ ารณาตรวจแก้ ไ ขหรื อ มี ก าร ตั ด สิ น ใจต้ อ งเอาไว้ ที่ ห ลั ง หรื อ แยกแฟ้ ม เสนอเพราะต้ อ งให้ วิ ธี พิ จ ารณา ตกลงใจ หรือแก้ไข เพื่อให้สามารถสั่งงานธรรมดาได้ก่อน 3. แยกแฟ้ ม เซ็ น ทราบ เช่ น สํ า เนาคํ า สั่ ง ประกาศ แจ้ ง ความอื่ น ๆ ไว้ต่างหาก 4. กรณีเ ร่งด่ว นจั ด เข้า เฟ้ ม เสนอด่วนแล้วรี บ เสนอทั น ที และควรให้ นําเสนอได้เสมอ 5. ตรวจสอบว่าเรื่องได้รับการพิจารณาสั่งการ หรือลงนามครบถ้วน ถูกต้อง ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบความครบถ้วน/คําสั่งการ
ขั้น ตอนที่ 5 การติด ตามงานด้ว ยระบบสารบรรณอิเ ล็ก ทรอนิก ส์ จากเอกสารที่มีจํ า นวนมากในแต่ล ะวัน อาจเกิด ความล่า ช้า และความไม่ สะดวกในการติด ตามงานเอกสาร เช่น การใช้โ ทรศัพ ท์แ ละการใช้ แอพพลิเ คชั ่น ติด ตามงาน พบว่า บางครั ้ง เจ้า หน้า ที ่ที ่ร ับ ผิด ชอบติด ประชุม ติด งาน กํ า ลัง ติด สายโทรเข้า ซ้อ น หรือ ภารกิจ อื ่น ๆ ทํ า ให้ไ ม่ สามารถรับโทรสับได้ หรือการโทรกลับไปที่หน่วย แล้วพบว่า เจ้าหน้าที่ที่ ติดตามงานไม่ได้อยู่บริเวณนั้น จึงอาจทําให้เกิดความล่าช้าและไม่สะดวก หรือการติดตามงาน สบช.อผศ. จึงได้คิดนวัตกรรมเพื่อมาอํานวยความ สะดวกในการติด ตามเอกสารของ นขต.อผศ. และหน่ว ยงานกิจ การ พิเ ศษ คือ การใช้ระบบติดตามงาน คล้ายๆ กับ การเข้าแอพพลิเ คชั่นใน มือถือ เพื่อให้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น และสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ส่วน หนึ ่ง เพื ่อ นํ า มาใช้ใ นการติด ตามงาน ว่า เรื ่อ งที ่เ สนอ อยู ่ใ นขึ ้น ตอน กระบวนการไหน อย่า งไร รายละเอีย ดและวิธ ีใ ช้ง านกรุณ าแสกน QR CODE
ขั้นตอนที่ 6 ส่งเรื่องคืนกลุ่มงานเจ้าของเรื่อง บันทึกเรื่องออกจาก ระบบของหน่วยงาน พร้อมทั้งบันทึกคําสั่งการของผู้บังคับบัญชาและส่ง เรื ่อ งคืน ตามความเร่ง ด่ว นของเรื ่อ ง โดยเร่ง การดํ า เนิน งานจัด ส่ง หนัง สือ ราชการตามที่ผู้บ ัง คับ บัญ ชา มัก สั่ง การมาแล้ว นั้น จะต้อ งรีบ ดําเนินการให้เร็วที่สุด เพื่อให้การปฏิบัติงานได้ทันต่อสถานการณ์
การกลั่นกรองและตรวจทานหนังสือราชการเพื่อเสนอ ผู้บังคับบัญชา พบว่ามีกระบวนการที่มีปัญหาและควรปรับปรุง แก้ไขเพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพดังนี้ 1. ปัญหาในการเขียนบันทึก
ปัญหาในการเขียนที่ผู้เขียนทั่วไปประสบก็คือ การสื่อสารที่ไม่เข้าใจ ประเด็ น ของเรื่ อ ง ไม่ ท ราบความต้ อ งการ ขาดข้ อ มู ล ประกอบ พิจารณา การลําดับความคิดเรื่องราว สับสน วกวาน ส่งผลให้การ ปฏิบัติงานผิดพลาด ล่าช้าขาดประสิทธิภาพ ซึ่งปัญหาดังกล่าวมี สาเหตุเรื่องราวดังนี้ 1.1 ปั ญ หาเรื่ อ งความคิ ด ความคิ ด เป็ น จุ ด กํ า เนิ ด ของการ เขีย นเป็น เรื่องราวที่สําคัญมากต่อการเขีย น ปัญหาด้านความคิ ด ได้แก่ คิดไม่ออกว่าจะเขียนอย่างไร จะสังเกตเห็นว่า ถ้าคิดออก อยู่ที่ ไหนก็ เ ขี ย นได้ แต่ ถ้ า คิ ด ไม่ อ อก เดิ น วนอยู่ ส ามวั น ก็ เ ขี ย นไม่ ไ ด้ เนื่ อ งจากขาดวิ ธี คิ ด คิ ด สั บ สน วกวน เริ่ ม คิ ด ออกแต่ ค วามคิ ด ขั ง สั บ สน ไม่ รู้ จ ะเริ่ ม ต้ น อย่ า งไรเขี ย นย่ อ หน้ า แรกแล้ ว ไม่ รู้ จ ะเขี ย นต่ อ อย่ า งไร บางที เ ขี ย นวกวนช้ํ า แล้ ว ซ้ํ า อี ก คิ ด ไม่ จ บก่ อ นเขี ย น ก็ เ ป็ น สาเหตุอย่างหนึ่งที่ผู้เขียนส่วนใหญ่มักจะอ่านเรื่องเดิมพร้อม ๆ กับ เขี ย นไปด้ ว ย โดยไม่ ศึ ก ษาให้ เ ข้ า ใจและคิ ด ให้ จ บก่ อ นเขี ย นดั ง นั้ น ผู้ เ ขี ย นจะต้ อ งรู้ วิ ธี คิ ด ก่ อ นเขี ย น รู้ ลํ า ดั บ ความคิ ด รู้ โ ครงสร้ า ง ความคิดรู้องค์ประกอบเนื้อหาของหนังสือ รู้ย่อหน้าแรกของหนังสือ ราชการ คื อ อะไรย่ อ หน้ า ต่ อ ไป คื อ อะไร จบอย่ า งไร จะทํ า ให้ เ ขี ย น หนังสือได้เข้าใจง่าย ไม่สับสนวกวน
1.2 เขีย นยืดยาวเยิ่น เย้อ เรื่องราวนี้เ ป็น ปัญ หาสําคัญ ของ
การเขียนผู้บังคับบัญชาโดยมากต้องการหนังสือที่สั้น กระชับ ชัดเจน ถูกต้อง ตรงประเด็น แต่วิธีการเขียนให้สั้นและรู้เรื่อง ไม่ค่อยมีใครสอน ว่าเขียนอย่างไร ผู้เขียนส่วนใหญ่ยังขาดความเข้าใจในหลักและวิธีการ เขียนหนังสือให้สั้น แต่เนื้อหาสาระสําคัญครบถ้วน ดังนั้นผู้เขียนต้อง พยายามทําความเข้าใจในเรื่องนี้ให้ถูกต้อง รู้คําว่า กล่าวนํา ที่แท้จริง ความหมายว่าอย่างไร รู้คําว่า เรื่องเดิม นั้น เท้าความเดิมไปไกลขนาด ไหน รู้การใช้เอกสารแนบ อธิบายรายละเอียดประกอบที่จะเป็นตัวช่วย ให้หนังสือสั้นกระชับขึ้น 1.3 ขาดการประเมิน การเขีย นหนังสือหรือการอ่านหนังสือ ต้องสามารถประเมิน ได้ว่าหนังสือที่เราเขียนหรืออ่านเป็นหนังสือที่ดี หรือไม่ดีอย่างไร ดังนั้น ผู้เ ขีย นต้องรู้ว่าลักษณะที่ดีของหนังสือเป็น อย่างไร ลักษณะหนังสือที่ดีก็คือ หนังสือที่เรียบๆง่ายๆซื่อๆอ่านเพียง เที่ยวเดียวก็เข้าใจ รู้เรื่อง นําไปปฏิบัติได้ 1.4 เขียนแล้วรู้เรื่องคนเดียว ผู้เขียนส่วนใหญ่มักเป็นเจ้าของ เรื่องมักเข้าใจเรื่องดี รู้ว่าทําไมจึงทําเรื่องนี้ ทําไปเพื่ออะไร ทําอย่างไร ทํ า แล้ว เกิด ประโยชน์อ ย่า งใด มีค วามต้อ งการอะไรรู ้ห มด แต่เ วลา สื่อสารไปถึงผู้บังคับบัญชาแล้วผู้บังคับบัญชาอ่านไม่เข้าใจ ให้ผู้เขียน ม า อ ธ ิบ า ย ค ว า ม ก ็ส า ม า ร ถ อ ธ ิบ า ย ไ ด ้ถ ูก ต ้อ ง เ ข ้า ใ จ ห ม ด ผู้บังคับ บัญชาให้ไปเขียนใหม่ตามที่อธิบายมา สาเหตุที่ผู้เ ขียนเข้าใจ เรื่องดี แต่สื่อสารไปแล้วผู้อื่นไม่ เ ข้าใจหมด ผู้บังคับบัญชาให้ไปเขีย น ใหม่ตามที่อธิบายมา สาเหตุที่ผู้เขียนเข้าใจเรื่องดี แต่สื่อสารไปแล้วผู้อื่น ไม่เข้าใจ เนื่องจากเวลาเขียนผู้เขียนมักจะนําเอาของเดิมมาวางไว้ข้างๆ แล้ว เขี ย นตามของเดิ ม ใช้ ของเดิม กํา หนดความคิ ด มิ ได้ เ ขี ย นอย่ างที่ ตนเองเข้าใจทั้งๆที่ก็ไม่ทราบว่าของเดิมถูกต้องหรือไม่ นี่เป็นปัญหาที่ เกิดขึ้นกับทุกหน่วยงาน เช่นคําว่า เรื่องเดิม ที่นิยมใช้เป็นย่อแรกของ บันทึก แต่ไม่รู้ว่าเดิมขนาดไหน ผู้เขียนหลายคนเขียนตามเดิม ที่เขียน กันมาเริ่มต้นตั้งแต่แรก ที่มาของเรื่องแล้วกล่าวถึงเรื่องราวที่เกิดขึ้นมา ตามลําดับ กว่าจะเข้าประเด็นของเรื่องก็ค่อนหน้าเข้าไปแล้วทําให้เข้าใจ เรื่องยาก
2. ปัญหาที่พบจากการตรวจทานหนังสือราชการ
2.1 ด้านแบบฟอร์ม - รูปแเบบหนังสือ ช่องไฟ การเว้นระยะบรรทัด - ขาดความรู้ความเข้าใจในรูปแบบที่ถูกต้อง 2.2 ด้านภาษาที่ใช้ในหนังสือ - เป็นภาษาพูดไม่เป็นภาษาที่ใช้ในทางราชการ - ประโยควกวนไม่ชัดเจน - ชื่อเรื่องไม่สอดคล้องหรือบ่งบอกความต้องการ ในเนื้อหาหนังสือ - อ้างข้อระเบียบ/กฎหมาย ผิด
3. สาเหตุที่ทาให้หนังสือราชการผิดอยู่บ่อยๆ
3.1 มีเรื่องเร่งด่วนจํานวนมาก 3.2 ผู้ พิ ม พ์ ไม่ มี ก ารศึ ก ษาในเรื่ อ งระเบี ย บงาน สารบรรณ 3.3 คัดลอกแบบฟอร์มหนังสือเดิมที่ผิด 3.4 สํานวนที่ผิดบ่อย เป็นภาษาพูดมากเกินไป 3.5 ความไม่ละเอียดรอบคอบหรือไม่ถี่ถ้วนพอ 3.6 ความไม่ใส่ใจ ไม่เห็น ประ โยชน์ ไม่เห็น ความ จําเป็น
4. ขั้นตอนในการตรวจทานหนังสือราชการ
4.1 ยึด รูป แบบของหนัง สือ ราชการให้เ ป็น ไป ตาม ระเบีย บสํา นัก นายกรัฐ มนตรีว่า ด้ว ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 4.2 เนื ้อ หาของหนัง สือ ราชการ ยึด ความถูก ต้อ ง ชัดเจน รัดกุม กะทัดรัดและบรรลุวัตถุประสงค์ 4.3 ใช้หลักภาษาไทย ดูรูปประโยคและความสัมพัน ธ์ ระหว่างข้อความความสําคัญ 4.4 ถ้อยคํา สํานวน ควรใช้ภาษาราชการ 4.5 มีก ารวรรคตอนข้อ ความให้ถ ูก ต้อ ง หากวรรค ต อ น ผ ิด พ ล า ด อ า จ ทํ า ใ ห ้ก า ร ต ีค ว า ม ข อ ง ง า น คลาดเคลื่อนได้ 5.การแก้ปัญหา 5.1 ต้องศึกษารูปแบบตลอดเวลา 5.2 มีคู่มือการทํางาน 5.3 ช่างสังเกต 5.4 มีความเข้าใจในเนื้องานของหน่วยงาน 5.5 วางงานอย่างเป็นระบบ
แนวทางการแก้ไขปัญหาเพื่อ ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ การปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการทุกแห่ง จําเป็นต้องมีการ ติดต่อสื่อสารในรูปของหนังสือหรือเอกสารต่างๆ ปัญหาในการจัดทํา หนังสือราชการที่ไม่ถูกต้องอาจเกิดขึ้นได้จากสาเหตุต่างๆ กันหลาย ประการ เช่น การเขีย นหนัง สือ ราชการ เพื่อ การสื่อ สารถึง ผู้อื่น ทั้ง ภายในและภายนอกองค์กร บ่อยครั้งพบว่า เมื่อมีการนําเสนอหนังสือ ราชการไปแล้ว ผู้ที่ได้รับ สารเกิด ความสับ สน ไม่เ ข้า ใจเป้า หมายหรือ วัตถุประสงค์ ของเนื้อหาในหนังสือราชการนั้นฯ บางครั้งพบว่าการ เขีย นหนัง สือ ราชการไม่ไ ด้เ ขีย นให้เ ป็น ไปตามคํ า ดับ ขั ้น ตอนของ รูปแบบ และโครงสร้างหนังสือราชการเฉพาะเรื่อ งนั้นที่ได้กํา หนดไว้ เป็นต้น การเขียนหนังสือราชการที่ดี ต้องมีขั้นตอนการเขียนซึ่งควร จะต้อ งยึด ถือ ตามรูป แบบ และโครงสร้า งของหนัง สือ ราชการที ่ไ ด้ กํา หนดรูป แบบและโครงสร้า งไว้ต่า งๆ กัน ออกไป ตามเจตนา และ วัตถุประสงค์ของหนังสือราชการนั้น ๆและผู้เ ขีย นควรมีเ ทคนิคการ เขีย นที่ถูก ต้อ ง ซึ่ง ผู้เ ขีย นจํา เป็น ต้อ งฝึก ปฏิบัติเ ทคนิด ในการเขีย น หนัง สือ ราชการจนเกิด ทัก ษะ เพื่อ สามารถเลือ กใช้ป ระเภท รูป แบบ และโครงสร้า งของหนัง สือ ราชการที ่เ หมาะสมกับ เจตนารมณ์ข อง หนัง สือ ราชการนั้น ๆ ตลอดจนการฝึก การใช้ สํานวนภามาที่ห มาะ สม ดัง นั ้น ผู ้ป ฏิบ ัต ิง านค้า นเอกสารจึง ควรได้เ รีย นรู ้ห ลัก การที่ ถูก ต้อ ง และนํ า มาฝึก ฝนจนเกิด ความชํ า นาญ สามารถเลือ กใช้ ประเภท รูป แบบะโครงสร้า งของหนัง สือ ราชการที ่เ หมาะสมกับ เจตนารมณ์ข องหนัง สือ และใช้สํ า นวนภายาได้อ ย่า งถูก ต้อ งตาม หลักเกณฑ์ และความเหมาะสม
1. ปัญหาด้านผู้บังคับบัญชา หรือผู้ดรวจร่างหนังสือราชการ ผู้บ ัง คับ บัญ ชาหรือ ผู ้ต รวจร่า งหนัง สือ ราชการแต่ล ะท่า นจะมี รูปแบบและโครงสร้างในการเขีย นแตกต่างกัน หนังสือราชการประเภท เดียวกัน อาจเขียนโดยใช้รูปแบบและโครงสร้างที่ต่างกัน ทั้งในแง่ของการ จัดลําดับการนําเสนอ แนวความคิดการใช้ถ้อยคําภายา ตลอดจนวิธีการ นําเสนอ แม้ผู้ร่างจะสื่อความหมายชัดเจน ก็อาจจะไม่ตรงกับรูปแบบ และ โครงสร้า งการเขีย นตามแนวทางที ่ผู ้บ ัง คับ บัญ ชาต้อ งการ เช่น ผู้บัง คับ บัญ ชา บางท่า นชอบให้เ ขีย นยาว ๆ ต้อ งการคํา อธิบ ายอย่า ง ละเอีย ด แต่บ างท่า นชอบให้นํ า เสนอแบบสั ้น ๆ กระชับ ทํ า ให้ต ้อ งแก้ หนัง สือ ราชการนั้น หลายครั้ง ทํา ให้ง านล่า ช้า สํา หรับ ผู้บ ัง คับ บัญ ชา บางท่านไม่ได้ตรวจสอบหรือส่งกลับให้แก้ไขเลยจึงมีหนังสือที่ผิดพลาด ออกไปสู่ผู้รับอยู่ไม่น้อย แนวทางแก้ปัญหา 1. ผู้บัง คับ บัญ ชาหรือผู้ตรวจร่า งหนัง สือ ราชการ ควรกํา หนดรูป แบบ และโครงสร้างของหนังสือแต่ละประเกท ให้สอดคล้องกับ วัตถุป ระสงค์ของเรื่อ ง นั้นๆ มีการกําหนดรูปแบบ ขั้น ตอนของการนําเสนอ ตามลํา ดับ เพื่อให้การร่า ง หนังสือราชการเป็นไปในทางเดียวกัน 2. ผู้บังคับบัญชาหรือผู้ตรวจร่างหนังสือราชการ ควรอ่านเอกสารอย่าง รอบคอบ โดยยึด ถือ รูป แบบและโครงสร้า งเอกสารที่กํ า หนดไว้ และ ในการส่ง หนังสือราชการกลับไปเพื่อแก้ไข ควรระบุข้อที่ต้องแก้ไขแนวทางที่ควรแก้ไขเพื่อให้ สามารถนํากลับไปแก้ไขครั้งเดียวให้เสร็จ เพื่อประหยัดเวลา 3. ผู ้บ ัง คับ บัญ ชาหรือ ผู ้ต รวจร่า งหนัง สือ ราชการ ควรจัด อบรมหรือ ระดมสมอง เพื่อให้ผู้ร่าง และผู้บังคับบัญชามีความเข้าใจตรงกัน เพื่อให้การร่าง หรือการจัดทําหนังสือราชการ เป็นไปตามรูปแบบ และโครงสร้างที่กําหนดไว้ และ เพื่อปรับปรุง รูปแบบและ โครงสร้า งหนังสือราชการแต่ละประเภทให้เหมาะสมอยู่ เสมอ
2. ปัญหาด้านผู้ร่าง ผู้ ร่ า งอาจยั ง ขาดประสบการณ์ ไม่ มี ค วามรู้ ความ เข้าใจเกี่ยวกับเรื่องการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง เมื่อให้ รับมอบหมายให้ร่างหนังสือราชการไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายใน หรือภายนอก ผู้ร่างมักจะไม่เข้าใจเจตนาหรือวัตถุประสงค์ของ หนั ง สื อ ที่ ร่ า ง และอาจไม่ เ ข้ า ใจรู ป แบบและโครงสร้ า งของ หนังสือประเภทที่ได้รับมอบหมายให้ร่าง ผู้ร่างจึงมักจะเขียน ไปด้ ว ยความคิ ด และใช้ ถ้ อ ยคาภายาของตั ว เอง และเมื่ อ นําเสนอหนังสือนั้นออกไป โดยไม่มีการตรวจสอบ หรือไม่มี การตรวจทานที่ถูกต้องอาจทําให้ผู้รับไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ ของหนังสือราชการนั้น แนวทางแก้ปัญหา
ผู้ร่างต้องอ่านและทําความเข้าใจระเบียบงานสารบรรณให้ถูกต้อง แม่นขําผู้ร่างต้องรับฟังคําสั่งให้ครบถ้วน และทําความเข้าใจในดําสั่งหรือ วัตถุประสงค์ของหนังสือนั้นๆ ประกอบกับการวิเคราะห์ และใช้ดุลยพินิจ ผู้ ร่างต้องเลือกใช้รูปแบบและโครงสร้างของหนังสือตามวัตถุประสงค์ของ หนังสือที่จะร่างเลือกใช้ภาษาที่ถูกต้อง ควรสังเกตตัวอย่าง โครงสร้างที่ใช้ แนวทางการเขี ย น การเลื อ กใช้ ภ ายา และวิ เ คราะห์ ก าร เขี ย นของผู้ มี ประสบการณ์ และนําไปฝึกฝนเรียนรู้พัฒนาจนเกิดความเชี่ยวชาญ และมี ประสิทธิภาพ อีกทั้งยังบ่งบอกถึงศักยภาพของผู้ร่างหนังสืออีกด้วย และ การร่ า งหนั ง สื อ อาจขึ้ น อยู่ กั บ แนวทางการปฏิ บั ติ ข องแต่ ล ะหน่ ว ยงาน นอกจากนี้ในการส่งหนังสือราชการแต่ละครั้ง ผู้ส่งสารที่ดีควรคํานึงถึงกฎ ขั้นพื้นฐานด้วย คือความเป็นจริง ของหนังสือมีประโยชน์เป็นที่พึ่งประสงค์ และมีความเหมาะสม (เวลา โอกาส สถานที่บุคคล)
3. ปัญหาด้านผู้พิมพ์ ปัจ จุบ ัน คอมพิว เตอร์ไ ด้ม ามีบ ทบาทต่อ การพิม พ์ หนัง สือ รา ชการเป็น อย่า งมา ก การพิม พ์ด ้ว ยเครื ่อ ง คอมพิว เตอร์จ ะได้ต ้น ฉบับ ของหนัง สือ ราชการที ่ส วยงาม สามารถจัด รูป แบบสีสัน ได้ตามต้องการโดยไม่ต้อ ง เปลือ ง กระดาษ นอกจากนี้ยังสามารถเก็บข้อมูลไว้ ทําให้สะดวกใน การแก้ไขและสิ้นเปลืองเวลาน้อยลง หากจะต้องพิมพ์งานนั้น ใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม การนําคอมพิวเตอร์มาใช้ ในการพิมพ์ ได้ส่งผลกระทบ ต่อการใช้ภายาไทยในเรื่องของ วรรคตอน การตัด คํ า ของภาษาไทยการแยกคํ า ที ่ผ ิด หลัก ภาษา เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถจัดรูปแบบการพิมพ์ที่ สวยงามแต่ไม่สามารถทราบขอบเขตของคําไทยได้
แนวทางแก้ปัญหา ผู้ พิ ม พ์ ค วรต้ อ งมี ค วามรู้ พื้ น ฐานทางด้ า นภาบา ทางด้ า นการจั ด วรรคตอนการจั ด ย่ อ หน้ า และผู้ พิ ม พ์ ต้ อ ง ตรวจดู ทุ ก บรรทั ด ด้ ว ยว่ า เครื่ อ งพิ ม พ์ ค อมพิ ว เตอร์ ตั ด คํ า ถูกต้องหรือไม่ ผู้พิมพ์ต้องจัดรูปแบบเอกสาร เช่น การจัดย่อ หน้า การขั้นหน้ากระดาการจัดขอบกระดาษให้ถูกต้อง เป็นต้น
4. ปัญหาด้านหน่วยงาน หน่ว ยงานมัก ไม่เ ห็น ความสํา คัญ ของการจัด หลักสูตรฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ โดยใช้ ตัว อย่า งเดิม ในการอ้า งอิง อยู ่แ ล้ว จึง ปล่อ ยให้ถ ือ ปฏิบ ัต ิต ามแบบเอกสารอย่า งเดิม ๆ ตามๆ กัน มา บางแห่ง ไม่ไ ด้จ ัด งบประมาณในการการจัด อบรม บางแห่ง จัด อบรมหรือส่ง เจ้าหน้า ที่ไปเพีย งบางคน ซึ่งอาจไม่ทั่วถึง แนวทางแก้ปัญหา หน่ ว ยงานควรจั ด งบประมาณสํ า หรั บ การฝึ ก อบรม จัดการฝึกอบรมและ/หรือส่งเสริมให้บุคลากรได้รับความรู้ใน ด้านการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้องอย่างทั่วถึง ตลอดจน ให้ มี ก ารทดสอบความเข้ า ใจในการจั ด ทํา หนั ง สื อ ราชการอยู่ เนืองๆหน่วยงานควรกําหนดรูปแบบและโครงสร้างการเขียน หนังสือราชการแต่ละประเภทให้เป็ น มาตรฐาน และ ทํา ความ เข้าใจในระหว่าง ผู้ร่าง ผู้ตรวจ ผู้บังคับบัญชา เพื่อสร้างความ เข้าใจ ในรูปแบบและ โครงสร้างหนังสือราชการแต่ละประเภท อย่างตรงกัน เพื่อลดความขัดแย้ง ความล่าช้า และ/เหรือความ ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการจัดทําหนังสือราชการ
5. ปัญหาด้านตัวผู้ปฏิบัติงาน ผูป ้ ฎิบัติงานมักมองข้ามความสําคัญของการจัดทําหนังสือ ราชการให้ ถู ก ต้ อ ง ผู้ ป ฏิ บั ติ ง านไม่ ให้ ค วามสํ า คั ญ ในการพั ฒ นา ตนเอง ผู้ปฏิบัติงานบางคนคิดเพียงว่าแม้จะไม่ให้ความสําคัญกับ เรื่ อ งการจั ด ทํ า หนั ง สื อ ราชการให้ ถู ก ต้ อ ง ตนเองก็ ยั ง สามารถ เติ บ โตและก้า วหน้า ได้ เหมื อ น ๆ กั บคนทั่ วไป โดยอาจลื มคิด ไปว่ า หากตนเองจริ ง จั ง มากกว่ า นี้ ต นเองอาจจะก้ า วหน้ า และประสบ ความสําเร็จมากกว่าที่เป็นอยู่นี้ก็ได้ ทําให้ผู้ปฎิบัติงานทํางานด้วย ความเฉื่ อ ยชา ไม่ ร อบคอบ ทํ า ให้ ง านเกิ ด ความถ่ า ช้ า หรื อ มี ข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไขอยู่เนืองๆ บางครั้งผู้ปฏิบัติงานขาดผู้ให้ คํ า ปรึ ก ษาแนะนํ า ที่ ดี ที่ ถู ก ต้ อ งสํ า หรั บ การทํ า งานบางประเภทที่ ต้องการความช่วยเหลือ
แนวทางแก้ปัญหา ผู้ ป ฏิ บั ติ ง า น จํ า เ ป็ น ต้ อ ง พั ฒ น า ต น เ อ ง ใ ห้ มี ค ว า ม รู้ ความสามารถ ก้าวทันกับการเปลี่ยนแปลงของสังคมผู้ปฏิบัติงาน ควรรั บ ฟัง และขอคํ า เสนอแนะจากผู้มี ป ระสบการณ์ ผู้ป ฏิ บั ติ ง าน ต้องหมั่นแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ มาปรับปรุงการทํางานอยู่เสมอ ทั้ง ความรู้ ใ นหน้ า ที่ ห ลั ก ซึ่ ง ได้ แ ก่ ความรู้ ใ นเรื่ อ งานที่ รั บ ผิ ด ชอบ และ ความรู้อื่นๆที่สามารถสนับสนุนต่อการทํางาน ซึ่งมีวิธีการและแหล่ง เรียนรู้มากมายที่สามารถศึกษาค้นคว้าได้ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม การพั ฒ นาตนเองนี้ เ ป็ น เรื่ อ งที่ บุ ค คลแต่ ล ะคนจะต้ อ งกระทํ า ด้ ว ย ตนเอง อย่างสม่ําสมอ โดยอาจขอรับการช่วยเหลือสนับสนุนจาก บุคคลอื่นได้ตามความเหมาะสม
ข้อบกพร่องที่พบบ่อยๆ ในการเขียนหนังสือราชการ 1. แบบฟอร์มไม่ถูกต้อง เช่น การเว้นช่วงบรรทัด การ เว้นซ้ายขวา การย่อหน้าการเว้นวรรค เป็นต้น จะต้องแม่นยํา และปฏิบัติตามระเบียบอย่างเคร่งครั 2.ชื่อเรื่อง ไม่ตรงกับจุดประสงค์ หรือยาวเกินไปควรใช้ ชื่อเรื่องให้ถูกต้องกะทัดรัด
3. โครงสร้า งในการเขียน การเขียนไม่ตรงประเด็น / วกวน ควรกําหนดโครงสร้างของหนังสือจัดเรียบเรียงความ คิด หรือเขียนประเด็นเป็นข้อๆ ตามลําดับการนําเสนอ 4. ด่ ว นสรุ ป โดยใช้ ข้ อ มู ล หรื อ มี เ หตุ ผ ลไม่ เ พี ย งพอ การค้นคว้าข้อมูลมายืนยันให้เชื่อถือได้ S.ไ ม่ อ้ า ง อิ ง ที่ ม า ห รื อ อ้ า ง อิ ง ไ ม่ ค ร บ ถ้ ว น ค ว ร ตรวจสอบข้อมูลที่อ้างอิงให้รอบคอบ 6.ไม่เลือกสรรข้อมูล ใช้คําฟุ้มเฟือย ควรสรุปให้กระชับ 7. ขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เขียนตามตัวอย่าง หรือแนวทางเดิมๆ โดยไม่แก้ไข ควรคิดใหม่ปรับแนวทางการ เขียนใหม่ให้เหมาะสม
8. แต่ ล ะย่อ หน้ า มี ป ระ โยคยาว ซั บซ้ อ น เข้ า ใจยาก ควรตัดตอนเป็นประโยคสั้น ๆ ที่เข้าใจง่า ยหรือจัดแยกเป็ น หัวข้อ แยกเป็นเรื่องๆ เป็นกลุ่มๆ ไป ตามลําดับ 1..2..3.. เป็น ต้น 9. ใช้คําซ้ําๆบ่อยๆ เช่น ว่า จึง แล้ว จึง อีก ในข้อความ ใกล้ ๆ กัน ควรตรวจสอบและแก้ไข 10. การใช้ คํ า ลง ท้ า ย ที่ ไ ม่ เ หมาะสม เช่ น ขอบคุ ณแล้ ว ยังใช้ดําลงท้ายว่า จึงเรียนมาเพื่อทราบ ซ้ําอีก เมื่อขอบคุณ แล้วควรจบข้อความได้ 11. คําลงท้า ย ขอแสดงความนับถือ หากต้องยกไปไว้ หน้าต่อไป ต้องยกข้อความอย่างน้อย 2 บรรทัด สุดท้ายไป อยู่ในหน้าใหม่ด้วย 12. ในกรณีที่มีข้อความยาว มีหัวข้อมาก ใช้ตัวเลขหัวข้อ มาก ใช้ตัวเลขหัวข้อไม่เป็นไปตามลําดับ ควรวางระบบให้เป็น มาตรฐาน 13. การใช้ตั วเลข ใช้เลขอารบิก และเลขไทยในหนังสื อ ฉบับเดียวกัน ควรตรวจสอบอย่างรอบคอบ
14. ใช้ คํ า บางคํ า ผิ ด เช่ น ไป-มาต้ อ งใช้ ใ ห้ ถู ก ให้ ถื อ ตั ว ผู้รับหนังสือเป็นสําคัญ 15. พิ ม พ์ ผิ ด พิ ม พ์ ต กข้ อ ความ ต้ อ งตรวจสอบให้ ถูกต้องและอย่างรอบคอบอย่างน้อย 2 รอบเสมอ 16. สะกคการันต์ผิด ต้องถามจากผู้รู้หรือสอบทานกับ พจนานุกรม และจดจําการเขียนที่ถูกต้องเอาไว้ และใช้ตาม การเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้อง เป็นปัญหาของหลาย หน่วยงาน ปัญหานั้นส่วนหนึ่งเกิดจากกระบวนการเรียนรู้ การ หล่อหลอม และกระบวนการในการสั่งสมประสบการณ์ของตัว ผู้เขียนเอง อันถือเป็นปัญหาภายใน กับส่วนหนึ่งเกิดจากปัจจัย ภายนอก ซึ่งเป็นเรื่องของรูปแบบ วิธีการการใช้ถ้อยคา การใช้ ภายา ของหนังสือราชการซึ่งผู้เขียนจะต้องศึกษาเรียนรู้อย่าง ต่อเนื่องเพื่อให้การเขียนหนังสือราชการของผู้เขียนนั้นสามารถ ดาเนิน ไปได้ อย่างราบรื่ น ด้ว ยความมั่น ใจ มีความถูก ต้องทั้ ง รูปแบบและเนื้อหาจนเป็นที่ยอมรับได้ อย่างแท้จริง
สรุปผลและข้อเสนอแนะ การดําเนินการการพิจารณากลั่นกรองและตรวจทาน หนั ง สื อ ราชการเพื่ อ เสนอผู้ บั ง คั บ บั ญ ชา มี ขั้ น ตอนการ ดําเนินการต่อเนื่องเป็นงานที่มีขั้นตอนและกระบวนการที่ยุ่ง ขากซับซ้อน วิธีปฏิบัติที่แตกต่างกัน และมีปัญหาอุปสรรคใน หลายขั้นตอน ดังนั้นในทางปฏิบัติเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานต้อง ศึกษาขั้นตอนการดําเนินงานอย่างละเอียดซึ่งสามารถสรุปได้ ดังนี้
1. สรุปผล
จากการศึกษาขั้น ตอนและวิธีการดําเนิน การวิเ คราะห์กลั่นกรอง หนังสือราชการเพื่อเสนอผู้บริหารของสํานักงานทรัพยากรธรรมชาติและ สิ่งแวดล้อม พบว่าผลการดําเนินการกลั่นกรองหนังสือราชการเพื่อเสนอ ผู้ บั ง คั บ บั ญ ชาการปฏิ บั ติ ง านในภาพรวมสามารถดํ า เนิ น การได้ ต าม ขั้ น ตอนอย่ า งเป็ น ระบบของระเบี ย บงาน สารบรรณ แต่ ยั ง คงมี บ าง ขั้น ตอนที่ ขัง พบปัญ หาและอุป สรรคในบางส่ วนของการดํ าเนิน งาน ซึ่ ง สามารถแยกประเด็นได้ ดังนี้ 1.1 ลั ก ษณะงานมี ค วามหลากหลาย ต้ อ งอาศั ย ความรู้ แ ละ ประสบการณ์มีศิลปะและความสามารถเฉพาะตัวในการดําเนินงานหรือการ ประสานงาน บางครั้งเจ้าหน้าที่ยังไม่มีความรู้ความสามารถเฉพาะเรื่องที่ เพียงพอ ทําให้เกิดความล่าช้า และหรือผิดพลาดได้
1.2 การเสนอหนั ง สื อ ราชการยั ง มี ข้ อ ผิ ด พลาด บกพร่ อ งต้ อ งแก้ ไ ขอยู่ เ สมอเช่ น พิ ม พ์ ผิ ด พิ ม พ์ ต ก ไม่ สะอาด กระดาบไม่ เ รี ย บ รู ป แบบหนั ง สื อ ไม่ ถู ก ต้ อ งตาม มาตรฐาน ข้ อความไม่ชัด เจน หน่ วยงาน/เจ้า ของเรื่อ ง ไม่ แนบเอกสารเรื่อ งเดิ ม มาเพื่ อประกอบการพิจ ารณา ทํ า ให้ ต้องส่งเรื่องคืนเพื่อไปดําเนินการแก้ไข ก่อให้เกิดความล่าช้า ในการปฏิบัติงาน 1.3 เจ้ า หน้ า ที่ ผู้ ป ฏิ บั ติ ง านไม่ ใ ห้ ค วามสํ า คั ญ กั บ ระเบียบงานที่เกี่ยวข้อง ขาดความละเอียดรอบคอบ ไม่รู้และ ไม่เข้าใจในระเบียบงานสารบรรณอย่างถ่องแท้
2. ข้อเสนอแนะ ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดทําหนังสือราชการ ให้ถ ูก ต้อ งตามระเบีย บสานัก นายกรัฐ มนตรี ว่า ด้ว ยงาน สารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม และระเบียบ สานัก นายกรัฐ มนตรีว ่า ด้ว ยงานสารบรรณ (ฉบับ ที ่ 2) พ.ศ.2548 เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์แ ละเป้า หมายในการ ปฏิบัติงาน มีข้อเสนอดังนี้
2.1 จัดให้มีการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการให้ความรู้และ ความเข้า ใจแก่เ จ้า หน้า ที ่ผู ้ป ฏิบ ัต ิง านสารบรรณและผู ้ที่ เกี่ยวข้องแต่ละหน่วยงาน ทําการซักซ้อมความเข้าใจในทาง ปฏิบ ัต ิเ พื ่อ ที ่จ ะได้ป ฏิบ ัต ิง านร่ว มกัน อย่า งถูก ต้อ ง และ เป็นไปในแนวทางเดียวกัน ทําให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่าง ถูก ต้อ ง และรวดเร็ว ลดระยะเวลาในการปฏิบัต ิง าน โดย ทําการศึกษาข้อมูลสภาพ ปัญหาสาเหตุที่ทําให้เกิดปัญหา ดังกล่าวอย่างถ่องแท้ เพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้น ในการแก้ไข ป ัญ ห า ด ัง ก ล ่า ว ส ร ้า ง ค ว า ม เ ข ้า ใ จ ก ับ เ จ ้า ห น ้า ที ่ผู ้ที่ ปฏิบัติงานที่พบเจอปัญหาและข้อผิดพลาดให้ทราบถึงแนว ทางการแก้ไขร่วมกัน โดยการประสานงานด้วยหลักมนุษย สัมพันธ์ที่ดีต่อกัน 2.2 จ ัด ใ ห ้ม ีก า ร ส ัม ม น า เ พื ่อ แ ล ก เ ป ลี ่ย น ประสบการณ์ และการเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดทําเอกสารและ หนัง สือ ราชการให้ถ ูก ต้อ งตามแบบแผนก่อ นนํ า เสนอ ผู้บริหาร
สรุปผลและข้อเสนอแนะ การดําเนินการการพิจารณากลั่นกรองและตรวจทาน หนั ง สื อ ราชการเพื่ อ เสนอผู้ บั ง คั บ บั ญ ชา มี ขั้ น ตอนการ ดําเนินการต่อเนื่องเป็นงานที่มีขั้นตอนและกระบวนการที่ยุ่ง ขากซับซ้อน วิธีปฏิบัติที่แตกต่างกัน และมีปัญหาอุปสรรคใน หลายขั้นตอน ดังนั้นในทางปฏิบัติเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานต้อง ศึกษาขั้นตอนการดําเนินงานอย่างละเอียดซึ่งสามารถสรุปได้ ดังนี้
1. สรุปผล
จากการศึกษาขั้น ตอนและวิธีการดําเนิน การวิเ คราะห์กลั่นกรอง หนังสือราชการเพื่อเสนอผู้บริหารของสํานักงานทรัพยากรธรรมชาติและ สิ่งแวดล้อม พบว่าผลการดําเนินการกลั่นกรองหนังสือราชการเพื่อเสนอ ผู้ บั ง คั บ บั ญ ชาการปฏิ บั ติ ง านในภาพรวมสามารถดํ า เนิ น การได้ ต าม ขั้ น ตอนอย่ า งเป็ น ระบบของระเบี ย บงาน สารบรรณ แต่ ยั ง คงมี บ าง ขั้น ตอนที่ ขัง พบปัญ หาและอุป สรรคในบางส่ วนของการดํ าเนิน งาน ซึ่ ง สามารถแยกประเด็นได้ ดังนี้ 1.1 ลั ก ษณะงานมี ค วามหลากหลาย ต้ อ งอาศั ย ความรู้ แ ละ ประสบการณ์มีศิลปะและความสามารถเฉพาะตัวในการดําเนินงานหรือการ ประสานงาน บางครั้งเจ้าหน้าที่ยังไม่มีความรู้ความสามารถเฉพาะเรื่องที่ เพียงพอ ทําให้เกิดความล่าช้า และหรือผิดพลาดได้
การจัดการความรู้ (KM): ตัวช่วยของผู้ปฏิบัติงาน–ผู้บริหารในทุกองค์กร บทความนี้ เ พื่ อ คนทํ า งานทั้ ง ระดั บ ปฏิ บั ติ แ ละบริ ห ารที่ ต้องการเรียนรู้เรื่อง การจัดการความรู้ โดย เน้นมุมมองใกล้ตัวที่ ง่ า ย สั้ น และกระชั บ เป็ น จุ ด เริ่ ม สํ า หรั บ การศึ ก ษาให้ ก ว้ า งขวาง ลึกซึ้งต่อไป อัน ประกอบด้วย ประเด็นต่างๆ ดังนี้ (1) ความสําคัญ ของการจั ด การความรู้ (2) ความหมายของการจั ด การ ความรู้ (3) รู ป แบบ/แนวทางดํ า เนิ น การ (4) ปั จ จั ย ของความสํ า เร็ จ (5) ตัวอย่างการจัดการความรู้ในองค์กร การกล่ า วถึ ง องค์ ก ร ในที่ นี้ ห มายถึ ง สถาบั น การศึ กษา (มหาวิทยาลัย ฯลฯ) องค์กรภาครัฐ(กระทรวง กรม ฯลฯ) องค์กร ภาคเอกชน (กลุ่มบริษัท บริษัท ห้าง ฯลฯ) และองค์กรภาคประชา สั ง ค ม ( มู ล นิ ธิ เ ค รื อ ข่ า ย ก ลุ่ ม ฯ ล ฯ ) ส่ ว น คํ า ว่ า ค ว า ม รู้ นั้ น หมายถึ ง ความรู้ ที่ ใ ช้ ใ นการทํ า งานภายในองค์ ก ร เหล่ า นั้ น ดั ง นั้ น ผู้ ใ ดทํ า งานในองค์ ก รใด ไม่ ว่ า จะเป็ น ผู้ ป ฏิ บั ติ ง านหรื อ ผู้บริหารก็ต้องมีส่วนในการจัดการ ความรู้ อาจจะอยู่ในฐานะที่เป็น เครื่องมือ หรือ “ตัวช่วย” ให้สามารถทํางานได้มากขึ้นและดีขึ้น โดย การ สร้ า งความมั่ น ใจ สะดวก ง่า ย รวดเร็ ว มากยิ่ ง ขึ้ น ซึ่ ง ผลที่ ตามมาคือ องค์กรอยู่รอดและเติบโตอย่างยั่งยืนใน สถานการณ์ที่มี การแข่งขันสูงอย่างในปัจจุบัน
ทาไมต้องมีตัวช่วย “การจัดการความรู้” โลกยุค ปัจ จุบัน มีก ารเปลี่ย นแปลงอย่า งรวดเร็ว ใน ด้านต่างๆ เช่น สารสนเทศ ความรู้ เทคโนโลยี การตลาด ค ว า ม ต ้อ ง ก า ร ข อ ง ล ูก ค ้า คู ่แ ข ่ง ฯ ล ฯ โ ด ย ม ีก า ร เปลี่ยนแปลงที่สําคัญๆ ได้แก่ • สินค้าและการผลิตที่ต้องพึ่งพาความรู้และสารสนเทศ เช่น สินค้าไฮเทคต่างๆ มีความสําคัญทั้งด้าน คุณค่าและมูลค่า มากกว่า สิน ค้า และการผลิต ที่พึ ่ง พาแรงงาน เครื่อ งจัก ร และ ทรัพยากรธรรมชาติ • การแข่งขันเปลี่ยนจากใครมีขนาดใหญ่กว่ามาเป็นใคร เร็ว กว่า ความได้เ ปรีย บด้า นการผลิต ที่อ าศัย ความรู้ ทักษะและ เทคโนโลยี สําคัญกว่าด้านเครื่องจักร เครื่องมืออุปกรณ์ • ความคิดสร้างสรรค์ใช้สร้างความได้เปรียบได้ดีกว่า การใช้ทุน •การสร้า ง การกระจาย และการใช้ความรู้ ซึ่งอาจเรีย ก รวมกันว่าการจัดการความรู้ กลายเป็นตัว ขับเคลื่อนหลักของ เศรษฐกิจ ยุค ปัจ จุบัน เพื่อ ให้เ กิด การเติบ โต สร้า งความมั่ง คั่ง และสร้างงานใน อุตสาหกรรมทุกรูปแบบ
โลกของการทางานก็เปลี่ยนแปลงไป เช่น • งานที่ใช้แรงงานกลายเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้ • งานที่ทําซ้ําเหมือนเดิมทุกวันกลายเป็นงานสร้างสรรค์ • ง า น ที ่ใ ช ้ท ัก ษ ะ เ พ ีย ง ด ้า น เ ด ีย ว ก ล า ย เ ป ็น ง า น ที่ จําเป็นต้องใช้ทักษะหลากๆ ด้าน • งานตายตัว ตามหน้า ที ่ก ลายเป็น งานยืด หยุ ่น ตาม โครงการ • งานใครงานมันเปลี่ยนเป็นงานของทีม
ในปัจจุบันการทางานก็มีปัญหาเกี่ยวกับความรู้ เช่น
• เวลามีปัญหาในการทํางานไม่ทราบว่าจะไปถามผู้ที่เก่งในเรื่อง นั้นๆ ได้ที่ไหน • การแบ่งปัน แลกเปลี่ยนความรู้ทําในวงแคบ เฉพาะคนที่สนิท สนมกันเท่านั้น • ไม่ได้ถือว่าการแลกปันความรู้เป็นส่วนหนึ่งของการทํางาน จึง ต้องให้มีปัญหาเสียก่อนถึงจะมีการแลกปัน และจะแลกปันกัน เฉพาะเรื่องที่เป็นปัญหาเท่านั้น • ไม่มีการเผยแพร่แบ่งปันความรู้ที่ได้จากการไปร่วมประชุม อบรม สัมมนา ให้แก่คนอื่นๆ ที่ไม่ได้ไป • การค้นหาข้อมูลที่ต้องการส่วนใหญ่ใช้เวลานาน หาไม่ค่อยพบ • ข้อมูลที่หาได้มักจะไม่ทันสมัย ไม่สมบูรณ์ หรือไม่ตรงตาม ความต้องการ
• การทํ า งานไม่เ กิด การต่อ ยอดงาน ต้อ งเริ ่ม ที ่ศ ูน ย์อ ยู่ เรื่อยไป • มัก มีก ารทํา งานผิด พลาดซ้ํา ๆ ในเรื ่อ งเดิม ๆ เพราะขาด ความรู้ที่ถูกต้อง • ไม่ค่อยมีความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ ส่วนมากจะซ้ําๆ กัน • การฝึกอบรมอย่างเดียวไม่เพียงพอ เพราะจะมีการนําไปใช้ ประโยชน์แค่ 10 % และภายใน 2 สัปดาห์ หากไม่ได้นํากลับมา ใช้อีก ทักษะหรือความรู้ต่างๆ จะหายไปร่วม 87 % • ความรู ้อ ยู ่ที ่ต ัว บุค ลากร เมื ่อ เกิด การเปลี ่ย นแปลง เช่น เกษียณอายุ ลาออก ย้าย เปลี่ยนหน้าที่ ก็เกิดผล กระทบกับ งานและองค์กร • องค์กรมี “วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ ” หรือ “Best Practice” แต่ ไม่ค่อยนํามาใช้ ไม่เคยนําไปขยายผลให้กับ หน่วยงานอื่น และ บางทีองค์กรก็ไม่รู้ว่า Best Practice ของตนคืออะไร • องค์ก รไม่ม ีก ารเก็บ รวบรวมประสบการณ์ที ่ไ ด้จ ากการ ทํางานโดยเฉพาะการดําเนินโครงการสําคัญๆ การเปลี่ย นแปลงของโลกยุค ปัจ จุบัน และโลกของการ ทํ า งาน รวมทั ้ง ปัญ หาในการทํ า งานในปัจ จุบ ัน ผลัก ดัน ให้ องค์ก รต้องมีก ารค้นหา สร้า ง รวบรวม กลั่น กรอง จัด เก็บ ความรู ้อ ย่า งเป็น ระบบเพื ่อ ให้บ ุค ลากรที ่ ต้อ งการใช้เ ข้า ถึง ความรู ้นั ้น ได้ต ลอดเวลา บุค ลากรทั ้ง ผู ้ป ฏิบ ัต ิง านและ ผู้บริหารก็จะต้องมีการเรียนรู้ มีการสร้างและใช้ความรู้ในการ ทํ า งานอย่า งสม่ํ า เสมอและต่อ เนื ่อ ง ซึ ่ง ไม่เ พีย งจะช่ว ยให้ องค์ก รอยู่ร อดปลอดภัย ใน โลกที่เ ปลี่ย นแปลงเร็ว และมีก าร แข่งขันสูง ยังมีความเติบโตก้าวหน้าอย่างยั่งยืนอีกด้วย
นอกจากนี้ ยังมีเหตุผลอื่นๆ อีกอย่างน้อย 3 ประการ ที่สนับสนุนการนําการจัดการความรู้มาเป็น ตัวช่วย ในการทํางานในองค์กร 1. องค์กรชั้นนาระดับโลก เช่น Microsoft,Xerox,Roche, Chevron ฯลฯ ล้วนแต่ใช้การจัดการ ความรู้เป็นตัวขับเคลื่อนงานในมิต/ิ แง่มุมต่างๆ กั น ซึ่ ง อาจกล่ า วอี ก อย่ า งหนึ่ ง ได้ ว่ า การใช้ ก ารจั ด การความรู้ เป็ น ตั ว ขั บ เคลื่ อ นงาน ทํ า ให้ อ งค์ ก รอย่ า ง Microsoft,Xerox,Roche,Chevron ฯลฯ ก้าวไปเป็นองค์กรระดับโลก 2. เกณฑ์ ร างวั ล คุ ณ ภาพแห่ ง ชาติ ข องประเทศสหรั ฐ อเมริ ก า (MBNQA : The Malcolm Baldrige National Quality Award) ซึ่งเป็น ต้ น แบบรางวั ล คุ ณ ภาพแห่ ง ชาติ ใ ห้ กั บ ประเทศต่ า งๆ ทั่ ว โลก รวมทั้ ง ประเทศไทย (TQA : Thailand Quality Award สําหรับองค์กรภาคเอกชน, PMQA : Public Sector Management Quality Award สําหรับองค์กรภาค ราชการ) กําหนดเรื่องการจัดการความรู้ไว้ในหมวด 4 จากองค์ประกอบ สําคัญ 9 หมวด ข้อนี้ก็เป็นการยืนยันอย่างชัดเจนว่า การจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือหรือ ตัวช่วยสําคัญสําหรับองค์กรที่มุ่งความเป็นเลิศ 3. พระราชกฤษฎี ก า (พ.ร.ฎ.) ว่ า ด้ ว ยหลั ก เกณฑ์ แ ละวิ ธี ก าร บริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 กําหนดให้องค์กรภาคราชการมี หน้ า ที่ ใ นการจั ด การความรู้ โดยมี เ กณฑ์ ร างวั ล คุ ณ ภาพ PMQA ที่ สํานักงาน ก.พ.ร.ประยุกต์มาจาก MBNQA เป็นตัวชี้วัดในคํารับรองการ ปฏิบัติราชการประจําปี ข้อนี้ก็เป็นหลักฐาน ยืนยันว่า การจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือหรือตัวช่วยสําคัญขององค์กรภาคราชการในการยกระดับ คุณภาพ มาตรฐานการทํางานไปสู่ระดับมาตรฐานสากล
รู้จักตัวช่วย “การจัดการความรู้” และ “ความรู้” หัวข้อแรกทําให้รู้จักการจัดการความรู้ในมุมมองหนึ่ง ว่า การจัด การความรู ้เ ป็น เครื ่อ งมือ ที ่จ ะช่ว ยให้ องค์ก ร ปรับ ตัว เข้า กับ โลกยุค ปัจ จุบ ัน และโลกของการทํ า งานที่ เปลี ่ย นไป แก้ป ัญ หาเดิม ๆ ในการทํ า งาน ช่ว ยให้อ งค์ก ร ก้าวหน้าสู่ระดับโลก มีความเป็นเลิศ และองค์กรภาคราชการ สามารถตอบสนองพระราชกฤษฎีกา ว่าด้วยหลักเกณฑ์และ วิธ ีก ารบริห ารกิจ การบ้า นเมือ งที ่ด ี พ .ศ. 2546 รวมทั ้ง ตัวชี้วัด PMQA ของ ก.พ.ร. ด้วยมุมมองอื่นๆ เกี่ยวกับการ จัด การความรู ้ก ารจัด การความรู ้ คือ การบริห ารจัด การ เพื่อให้“คน”ที่ต้องการใช้ความรู้ ได้รับ“ความรู้”ที่ ต้องการใช้ ใน“เวลา”ที่ต้องการ (Right Knowledge, Right People, Right Time) (American Promotion and Quality Center, APQC)
การจัดการความรู้ (KM) คืออะไร? การจั ด การความรู้ คื อ การรวบรวม องค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนราชการซึ่งกระจัด กระจายอยู่ ใ นตั ว บุ ค คลหรื อ เอกสาร มา พัฒนาให้เป็นระบบเพื่อให้ทุกคนในองค์การ สามารถเข้าถึ งความรู้แ ละพั ฒ นาตนเองให้ เ ป็ น ผู้ รู้ ร ว ม ทั้ ง ป ฏิ บั ติ ง า น ไ ด้ อ ย่ า ง มี ประสิ ท ธิ ภ าพ อั น จะส่ ง ผลให้ อ งค์ ก ารมี ความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด (ก.พ.ร.)
เป้าหมายของการจัดการความรู้ มี 3 ประการ ดังนี้ 1. การพัฒนาคน ได้แก่ ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ให้ มี ส มรรถนะ ซึ่ ง ประกอบด้ ว ย ความรู้ ทั ก ษะ คุ ณ ลั ก ษณะ สู ง ขึ้ น ปฏิ บั ติ ง านได้ ดี ขึ้ น โดยที่ บุคลากรระดับต้น ระดับกลางจะได้ประโยชน์มาก ที่สุด 2. ก า ร พั ฒ น า ง า น ทํ า ใ ห้ ก า ร ทํ า ง า น มี ประสิทธิภาพ เช่น ผิดพลาดน้อยลง รวดเร็วขึ้น มีประสิทธิผลมากขึ้น 3. การพัฒนาองค์กร ทําให้องค์กรสามารถบรรลุ เป้ า หมายตามวิ สั ย ทั ศ น์ / ยุ ท ธศาสตร์ สามารถ เติบโตก้าวหน้าอย่างยั่งยืน
เป้าหมายของการจัดการความรู้ มี 3 ประการ ดังนี้ 1. การพัฒนาคน ได้แก่ ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ให้ มี ส มรรถนะ ซึ่ ง ประกอบด้ ว ย ความรู้ ทั ก ษะ คุ ณ ลั ก ษณะ สู ง ขึ้ น ปฏิ บั ติ ง านได้ ดี ขึ้ น โดยที่ บุคลากรระดับต้น ระดับกลางจะได้ประโยชน์มาก ที่สุด 2. ก า ร พั ฒ น า ง า น ทํ า ใ ห้ ก า ร ทํ า ง า น มี ประสิทธิภาพ เช่น ผิดพลาดน้อยลง รวดเร็วขึ้น มีประสิทธิผลมากขึ้น 3. การพัฒนาองค์กร ทําให้องค์กรสามารถบรรลุ เป้ า หมายตามวิ สั ย ทั ศ น์ / ยุ ท ธศาสตร์ สามารถ เติบโตก้าวหน้าอย่างยั่งยืน
การจัดการความรู้จะต้องทําอะไรบ้าง และทําอย่างไร เรื่อง นี้จะเข้าใจได้ดีขึ้นถ้ารู้ว่าความรู้คืออะไร เสียก่อน มีหลาย ความเห็น หลายมุมมองเกี่ยวกับความรู้ เช่น 1. ความรู้ คือ 1) สิ่งที่สั่งสมมาจากการศึกษาเล่าเรียน การ ค้ น คว้ า หรื อ ประสบการณ์ รวมทั้ ง ความสามารถเชิ ง ปฏิ บั ติ แ ละ ทักษะ 2) ความเข้าใจหรือสารสนเทศที่ได้รับมาจากประสบการณ์ 3) สิ่ ง ที่ ได้ รั บ มาจากการได้ ยิ น ได้ ฟั ง การคิ ด หรื อ การปฏิ บั ติ 4) องค์ วิช าในแต่ล ะสาขา (พจนานุกรมฉบั บ ราชบั ณฑิ ตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒) 2. ค ว า ม รู้ คื อ ส า ร ส น เ ท ศ ที่ ผ่ า น ก ร ะ บ ว น ก า ร คิ ด เปรียบเทียบ เชื่อมโยงกับความรู้อื่น จนเกิด เป็นความเข้าใจและน าไปใช้ประโยชน์ในการสรุปและตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ โดยไม่ จํ า กั ด ช่ ว งเวลา ส่ ว นสารสนเทศเป็ น ข้ อ มู ล ที่ ผ่ า นกระบวนการ สังเคราะห์ วิเคราะห์ เพื่อนํามาใช้ประโยชน์ในการบริหาร จัดการและ การตั ด สิ น ใจ มี บ ริ บ ทซึ่ ง เกิ ด จากความเชื่ อ สามั ญ สํ า นึ ก หรื อ ประสบการณ์ของผู้ใช้สารสนเทศ นั้นๆ มักจะอยู่ในรูปข้อมูลที่วัดได้ หรือจับต้องได้ สารสนเทศอาจมีข้อจํากัดเรื่องช่วงเวลาที่จะใช้และ ขอบ ข่ายของงานที่จะน ามาใช้ ส่วนข้อมูลเป็นข้อเท็จจริง ข้อมูลดิบ หรือตัวเลขต่างๆ ที่ยังไม่ได้ผ่านการแปล ความ (Hideo Yamazaki)
3. ความรู้ คือ 1) สิ่งที่เมื่อนําไปใช้ จะไม่หมด หรือสึกหรอ แต่ จะยิ่งงอกเงย หรืองอกงามขึ้น 2) สารสนเทศที่นําไปสู่การปฏิบัติ 3) สิ่ง ที่ค าดเดาไม่ไ ด้ 4) สิ่ง ที่เกิด ขึ้น ณ จุด ที่ต้อ งการใช้ความรู้นั้น 5) สิ่งที่ขึ้นกับบริบท และกระตุ้นให้เกิดขึ้นโดยความต้องการ ความรู้มี 2 ยุค ความรู้ที่เราคุ้นเคยกันเป็น ความรู้ยุคที่ 1 แต่ความรู้ที่เน้นในเรื่อง การจัด การความรู้เ ป็น ความรู้ย ุค ที ่ 2 ความรู ้ย ุค ที ่ 1 เป็น ความรู ้ที่ สร้างขึ้นโดยนักวิชาการ มีความเป็นวิทยาศาสตร์ เน้นความเป็นเหตุ เป็น ผล พิสูจน์ได้โ ดยวิธีก ารทาง วิท ยาศาสตร์ หรือวิชาการ มีการ จํ า แนกแยกแยะ เป็น ความรู ้เ ฉพาะสาขาวิช าการ เป็น ความรู ้ที ่เ น้น ความ ลึก ความเป็นวิชาการเฉพาะด้าน ความรู้ยุคที่ 2 เป็นความรู้ที่ ผูกพันอยู่กับงานหรือกิจกรรมของบุคคลและ องค์กร เป็นความรู้ที่ใช้ งานและสร้างขึ้นโดยผู้ปฏิบัติงานหรือกลุ่มผู้ปฏิบัติงานเอง โดยอาจ สร้างขึ้นจากการ เลือกเอาความรู้เชิงทฤษฎี หรือความรู้จากภายนอก มาปรับแต่งเพื่อการใช้งาน หรือสร้างขึ้นโดยตรงจาก ประสบการณ์ ในการทํางาน ความรู้เหล่านี้มีลักษณะบูรณาการและมีความจํา เพาะ ต่อ บริบ ทของงาน กลุ่ม ผู้ป ฏิบัติง าน หน่ว ยงาน และองค์ก รนั้น ๆ (นพ.วิจารณ์ พาณิช)
ความรู้อาจแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
1. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่เป็นเหตุเป็น ผล ผ่านการวิเคราะห์ สังเคราะห์จนเป็นหลักทั่วไป ไม่ขึ้นอยู่กับบริบท ใดโดยเฉพาะ สามารถรวบรวมและถ่ายทอดออกมาใน รูปแบบต่างๆ ได้ เช่น หนัง สือ คู ่ม ือ เอกสารและรายงานต่า งๆ ซึ ่ง ท าให้ค น สามารถเข้าถึงได้ง่าย เป็น ความรู้ที่ไม่ค่อยสําคัญต่อความได้เปรียบ ในการแข่งขันเพราะใครๆ ก็เข้าถึงได้ 2. ความรู้ที่ฝังในตัวคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่อยู่ในตัว ของแต่ล ะบุค คล อาจอยู ่ใ นใจ (ความเชื ่อ ค่า นิย ม) อยู ่ใ นสมอง (เหตุผ ล) อยู ่ใ นมือ และส่ว นอื ่น ๆ ของร่า งกาย (ทัก ษะ) เกิด จาก ประสบการณ์ การเรียนรู้ หรือพรสวรรค์ต่างๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับบริบทใด บริบ ทหนึ่ง โดยเฉพาะ สื่อ สารหรือ ถ่า ยทอดในรูป ของตัว เลข สูต ร หรือ ลายลัก ษณ์อัก ษรได้ย าก พัฒ นา และแบ่ง ปัน กัน ได้ เป็น ความรู้ที่ ก่อให้เกิด ความได้เปรียบในการแข่งขัน
รู้จักวิธีใช้ตัวช่วย “การจัดการความรู้” การสํา รวจองค์กรในต่า งประเทศพบว่า ความรู้ส่วน ใหญ่ ก ระจายอยู่ ใ นบุ ค ลากรคื อ 42% รองลงมา อยู่ ใ น เอกสาร (กระดาษ) 26% อยู่ ใ นเอกสาร (อิ เ ล็ ก ทรอนิ ก ) 20% และอยู่ในระบบฐานข้อมูล ระบบ เครือข่ายอินทราเน็ต อินเตอร์เน็ต 12 % ส่วนในประเทศไทยคาดว่า ความรู้จะอยู่ ในบุคลากรถึง 70-80 % เพราะการบันทึกในเอกสารและ ระบบสารสนเทศยังไม่แพร่หลายเท่ากับต่างประเทศ การ จัดการความรู้ จึง ให้ความสํา คัญกับการจัดการความรู้ที่ ฝังในตัวคน (Tacit knowledge) มากที่สุด ในประเทศไทยได้มีการกําหนดรูปแบบของการทํา KM โดยได้ จั ด ทํ า รายละเอี ย ดและขั้ น ตอนให้ ง่ า ยต่ อ การนํ า ไป ปฏิบัติ ดังนี้ 1. รูป แบบการจั ด การความรู้ต ามแนวทางสํา นักงาน ก.พ.ร. ประกอบด้ ว ย กระบวนการจั ด การ ความรู้ 7 ขั้นตอน (ดังภาพที่ 1.1) และกระบวนการบริหารจัดการ การเปลี่ ย นแปลง 6 องค์ ป ระกอบ (ดั ง ภาพที่ 1.2) มี รายละเอียดต่อไปนี้
1. รู ป แบบการจั ด การความรู้ ต ามแนวทางสํ า นั ก งาน ก.พ.ร. ประกอบด้ ว ย กระบวนการจั ด การ ความรู้ 7 ขั้ น ตอน (ดั ง ภาพที่ 1.1) และกระบวนการบริ ห ารจั ด การการเปลี่ ย นแปลง 6 องค์ ป ระกอบ (ดัง ภาพที่ 1.2) มีรายละเอียดต่อไปนี้ เราต้องมีความรู้เรื่องอะไร เรามีความรู้เรื่องนั้นหรือยัง
ความรู้อยู่ที่ใคร อยู่ในรูปแบบอะไร จะเอามาเก็บรวมกันได้อย่างไร
1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) 2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition)
จะแบ่งประเภท หัวข้ออย่างไร
3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization)
จะทําให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์อย่างไร
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement)
เรานําความรู้มาใช้งานได้ง่ายหรือไม่
5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access)
มีการแบ่งปันความรู้ให้กันหรือไม่
6. การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing)
ความรู้นั้นทําให้เกิดประโยชน์กับองค์กรหรือไม่ ทําให้องค์กรดีขึ้นหรือไม่
7. การเรียนรู้(Learning)
กระบวนการจัดการความรู้ เป็นกระบวนการแบบ หนึ่งที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ ภายใน องค์กร ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้ 1) การบ่ง ชี ้ค วามรู้ เป็น การระบุเ กี่ย วกับ ความรู ้ที่ องค์ก รจํา เป็น ต้อ งมี ต้อ งใช้ เพื่อ ให้บ รรลุเ ป้า หมายตาม วิส ัย ทัศ น์ พัน ธกิจ ขององค์ก ร ได้แ ก่ ความรู ้อ ะไรบ้า ง ความรู้อะไรที่มีอยู่แล้ว อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ ใครฟ 2) การสร้า งและแสวงหาความรู ้ เป็น การสร้า ง ความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เดิม แยกความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้วออกไป 3) ก า ร จ ัด ค ว า ม รู ้ใ ห ้เ ป ็น ร ะ บ บ เ ป ็น ก า ร ว า ง โครงสร้า งความรู ้ แบ่ง ชนิด ประเภท เช่น กฎระเบีย บ ขั้นตอนการทํางาน ฯลฯ กําหนดวิธีการจัดเก็บและค้นคืน เพื่อให้สืบค้น เรียกคืน และนําไปใช้ได้สะดวก 4) การประมวลและกลั ่น กรองความรู ้ เป็น การ กลั่นกรองความถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัย ใช้งานได้ของ ความรู้ ปรับปรุงรูป แบบเอกสารให้ เป็น มารฐาน ใช้ภาษา เดียวกัน ปรับปรุง เนื้อหาให้สมบูรณ์
5) การเข้าถึงความรู้ เป็น การทํา ให้ผู้ใ ช้ความรู้นั้น เข้า ถึง ความรู ้ที ่ต ้อ งการได้ง ่า ยและสะดวก เช่น ระบบ เ ท ค โ น โ ล ย ีส า ร ส น เ ท ศ ( IT)Webboard บ อ ร ์ด ประชาสัมพันธ์ เป็นต้น 6) การแบ่ง ปัน แลกเปลี ่ย นความรู ้ เป็น การนํ า ความรู ้ที ่ไ ด้จ ากการปฏิบ ัต ิง านมาแลกเปลี ่ย นเคล็ด ลับ เทคนิค การทํา งาน เทคนิค การแก้ป ัญ หา หรือ ปรับ ปรุง คู ่ม ือ การปฏิบ ัต ิง าน สํ า หรับ ความรู ้ ที ่ช ัด แจ้ง Explicit Knowledge อาจจัดทําเป็น เอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยี สารสนเทศ ส่วนความรู้ที่ฝังในตัวคนTacit Knowledge อาจจัด ทํ า เป็น ระบบทีม ข้า มสายงาน กิจ กรรม กลุ ่ม คุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนนักปฏิบัติ ระบบพี่เลี้ยง การ สับ เปลี ่ย นงาน การยืม ตัว (ผู ้เ ชี ่ย วชาญจากที ่ห นึ ่ง ไป ปฏิบัติงานในอีกที่หนึ่ง) เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น 7) การเรีย นรู ้ เป็น การนํ า ความรู ้ที ่ไ ด้จ ากการ แบ่งปันแลกเปลี่ยนหรือสืบค้นไปใช้ประโยชน์ในการทํางาน แล้ว เกิด ความรู ้ใ หม่นํ า มาเข้า ระบบจัด เก็บ หรือ แบ่ง ปัน แลกเปลี่ยน ก็จะได้องค์ความรู้ ใหม่ให้ใช้ประโยชน์ต่อไปได้ เรื่อ ย ๆ ควรทํา ให้ก ารเรีย นรู้เ ป็น ส่ว นหนึ่ง ของงาน เช่น เกิด ระบบ การเรีย นรู ้จ ากวงจร “สร้า งองค์ค วามรู้>นํ า ความรู้ไ ปใช้>เกิด การเรีย นรู้แ ละประสบการณ์ ใหม่ ” และ หมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง
การเรียนรู้ (Learning)
การวัดผล (Measurements)
การยกย่องชมเชย และการให้รางวัล (Recognlition and Reward)
เป้าหมาย ) (Desired state)
กระบวนการ และเครื่องมือ (Process & tools)
การสื่อสาร (Communication)
การเตรียมและ ปรับเปลี่ยนพฤติกรรม (Tramsition and Behavior)
กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง เป็นการดําเนินการต่างๆ เพื่อลด ผลกระทบที่ เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง สนับสนุนให้เกิดการปรับตัวและการ ยอมรับ พร้อมทั้งสร้างศักยภาพใหม่ๆ เพื่อรองรับให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น อย่างเป็นผลตามเป้าหมายที่วางไว้ มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายใน องค์กรที่จะ มีผลกระทบต่อการจัดการความรู้ ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้ 1) การเตรี ย มการและปรับ เปลี่ ย นพฤติก รรม เป็ น การเปลี่ย นแปลง ค่ า นิ ย ม พฤติ ก รรมของผู้ บ ริ ห ารและผู้ ป ฏิบั ติง าน ให้ ยึ ด แนวการทํา งานที่ เปิดรับและพร้อมจะสร้างสรรค์งานใหม่ๆ พร้อมที่จะ แบ่งปันความรู้ซึ่งกันและ กัน มีมุมมองผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงานในเชิงบวก ปลูกฝังแนวคิดที่เอื้อต่อการ ทํางาน เช่น ความตั้งใจจริง การเอาชนะอุปสรรค การทํางานให้ผลออกมาดี ที่ สุ ด ฯลฯ โดยใช้ กิ จ กรรมการมี ส่ ว น ร่ ว ม การเป็ น แบบอย่ า งและการ สนั บ สนุ น จากผู้ บ ริ ห าร (ที่ ทุ ก คนมองเห็ น ) การให้ ทุ ก คนมี ส่ ว นร่ ว มในการ กําหนดเป้าหมาย การเตรียมโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร การกําหนดทีม / หน่วยงานที่รับผิดชอบ มีระบบ การติดตามและประเมินผล กําหนดปัจจัยแห่ง ความสําเร็จชัดเจน 2) การสื่อสาร เป็นการทําให้ทุกคนในองค์กรเกิดความเข้าใจร่วมกัน ถึงโครงการจัด การความรู้ ว่าจะดํ าเนิน การไปเพื่อ อะไร ได้ป ระโยชน์ อะไร ทํา เมื่อใด ทําอย่างไร แต่ละคนมีส่วนร่วมอย่างไร ฯลฯ โดย โดยคํานึงถึงปัจจัย สําคัญ 3 ประการ คือ 1) เนื้อหาที่จะสื่อสาร 2) กลุ่มเป้าหมายที่ต้องการจะ สื่อสาร 3) ช่องทางการสื่อสาร การสื่อสารที่บกพร่องผิดพลาดอาจทําให้การ จัดการความรู้ล้มเหลว เพราะบุคลากร เข้าใจว่าการจัดการความรู้เป็นงานที่ ต้ องท˚าเพิ่ ม จากงานประจํ า ของตน จึ ง ไม่ ใ ห้ ความร่ ว มมื อ หรื อ ต่ อ ต้ า น การ สื่อสารในช่องทางที่หลากหลายจะช่วยให้บุคลากรได้รับสารอย่างทั่วถึง เช่น การประชุม หนังสือเวียน บอร์ดประชาสัมพันธ์ เสียงตามสาย intranet,web board, social media ฯลฯ เน้นการสื่อสารสองทาง
3) กระบวนการและเครื่องมือในการจัดการความรู้ เป็นการช่วยให้การ ค้นหา เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็วขึ้น การเลือกใช้ กระบวนการและเครื่องมือขึ้นกับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด สถานที่ตั้ง ฯลฯ) ลั ก ษณะการทํา งาน วัฒ นธรรมองค์ กร ทรั พ ยากร ฯลฯ สําหรับเครื่องมือการจัดการความรู้ มีรายละเอียดดังนี้ - ฐานข้อมูล เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลความรู้ต่างๆ ที่จําเป็นต้องใช้ ในการทํางานขององค์กรให้เป็นระบบ เพื่อให้บุคลากรที่ต้องการใช้ข้อมูลความรู้ นั้นสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่าง สะดวกรวดเร็ว การรวบรวมจัดเก็บฐานข้อมูล ความรู้สามารถทําได้ 2 วิธี คือ จัดเก็บในรูปแบบเอกสาร และจัดเก็บในระบบ เทคโนโลยีสารสนเทศ - การจัดเก็บความรู้และวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practice) ในรูป ของเอกสาร เป็นการจัดเก็บความรู้หรือข้อมูลขององค์กรในรูปแบบง่ายๆ เพื่อ ความสะดวกในการค้ น หาและนํ า ไปใช้ เช่ น คู่ มือ การจัด ฝึ ก อบรม คู่ มื อ การ ตรวจประเมิน 5 ส. คู่มือการจัดการความรู้ - การใช้เทคนิคการเล่าเรื่อง การใช้เทคนิคการเล่าเรื่องนี้เป็นวิธีการ เผยแพร่สิ่งที่เราได้เรียนรู้มาให้แก่ผู้สนใจหรือคนในกลุ่มงานเดียวกัน โดยต้อง สร้ า งความสมดุ ล ระหว่ า งความน่ า สนใจ ในการบรรยายเรื่ อ งและเนื้ อ หาที่ ต้องการสื่ อ เช่น การใช้ เทคนิคการเล่าเรื่ องในประเด็ นเกี่ ยวกั บความสํ าเร็ จ หรื อ ล้ ม เหลวมาผู ก เป็ น เรื่ อ งราวให้ น่ า สนใจ ทํ า ให้ เ กิ ด การเรี ย นรู้ จ าก ประสบการณ์ตรงและกระตุ้นให้เกิดการ แลกเปลี่ยนข้อมูลความรู้ที่มีระหว่างกัน จนได้องค์ความรู้ ที่ดี ไว้ใ ช้ ประโยชน์ - การทบทวนหลั งการปฏิบัติงาน (AAR: After Action Reviews) คือ การอภิปรายเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจากการ ทํางาน โดยให้สมาชิกแต่ละคนได้พูดสะท้อนความคิดเห็น หรือความรู้สึกที่มีต่อ การท˚างานที่ผ่านมาว่า มีจุดเด่น จุดด้อย และข้อควรปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น ถ้า จะมีการทํางานนี้อีกในครั้ง ต่อไป ซึ่งจะทําให้สมาชิกในทีมได้เรียนรู้ความสําเร็จ ความผิดพลาดและสิ่งที่ควรปรับปรุงแก้ไขในการ ทํางานครั้งต่อไป - ระบบพี่เลี้ยง ระบบพี่เลี้ยงเป็นวิธีการถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัว จากผู้ ที่ มี ค วามรู้ แ ละประสบการณ์ ม ากกว่ า ไปยั ง บุ ค ลากรรุ่ น ใหม่ ห รื อ ผู้ ที่ มี ความรู้และประสบการณ์น้อยกว่า ซึ่งระบบพี่เลี้ยงเป็นวิธีการหนึ่งในการสอน งานและคําแนะน˚าอย่างใกล้ชิด ผู้ที่เป็นพี่เลี้ยงมักจะมีตําแหน่ง และอาวุโสกว่า ซึ่งอาจอยู่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงานก็ได้โดยทั่วไประบบพี่เลี้ยงจะ ใช้ เ วลา ค่ อ นข้ า งนา น เพรา ะทั้ ง สองฝ่ า ยจะต้ อ งส ร้ า งควา มคุ้ น เคย ความสัมพันธ์และความเข้าใจกัน ผู้ที่เป็นพี่เลี้ยง นอกจากจะให้คําปรึกษาใน
- การจัดตั้งทีมข้ามสายงาน เป็นการจัดตั้งทีมเพื่อ มาทํางานร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่กําหนดขึ้น ภายใต้ ค ว า ม เ ชื่ อ ที่ ว่ า ก า ร ทํ า ง า น ใ น แ ต่ ล ะ เ รื่ อ ง ต้ อ ง อ า ศั ย ผู้เชี่ยวชาญ จากหลายๆ ด้านมาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ และทํางานร่วมกันจึงจะประสบความสําเร็จ
- การประชุ ม ระดมสมองเป็ น เครื่ อ งมื อ ช่ ว ยให้ เ กิ ด กระบวน การเรี ย นรู้ ที่ มี วั ต ถุ ป ระสงค์ เ พื่ อ ปรึ ก ษาหารื อ กํ า หนดแนวทางแก้ ไ ขปั ญ หาหรื อ ตั ด สิ น ใจดํ า เนิ น การ ปฏิ บั ติ งาน ที่ ผ่า นประสบการณ์ แ ละมุ ม มองจากผู้ มี ส่ ว น เกี่ยวข้อง - ชุมชนนักปฏิบัติ เป็ นกลุ่มคนที่มารวมตัวกัน เพื่อ แลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ย วกับการทํา งานทั้งในส่ วนที่เป็ น วิ ธี ปฏิบัติที่เป็นเลิศ ซึ่งเป็นประสบการณ์ ความสําเร็จและการ สรุ ป บทเรี ย น ซึ่ ง เป็ น ความผิ ด พลาดล้ ม เหลวและข้ อ ควร ระวั ง ต่ า งๆ ในการทํ า งาน เพื่ อ ถ่ า ยทอดความรู้ แ ละ ประสบการณ์ให้กับเพื่อนสมาชิกในกลุ่มนําไปใช้แก้ปัญหา และพัฒนา งานในหน้าที่ของตนให้ดี CoP สามารถเกิดขึ้น ได้ทั้งที่เป็นรูปแบบทางกายภาพ (มีสถานที่การพบปะ) หรือ แบบเสมือนจริง (Vietual) เช่น ทางออนไลน์
จากที่กล่าวมานี้
พอสรุปข้อเสนอแนะการใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ดงั ตารางที่ 1 ตารางที่ 1 สรุปข้อเสนอแนะการใช้เครือ่ งมือการจัดการความรู้ ตารางที่ 1 สรุปข้อเสนอแนะการใช้เครือ่ งมือการจัดการความรู้
เครื่องมือ
ประเภทความรู้
ขั้นตอน
1. ฐานข้อมูล
ความรู้ที่ชัดแจ้ง
การจัดเก็บความรู้/ การเข้าถึงความรู้
2. การจัดเก็บความรู้และ วิธีปฏิบัตที่เป็นเลิศ
ความรู้ที่ชัดแจ้ง
การจัดเก็บความรู้/ การเข้าถึงความรู้
3. การใช้เทคนิคเล่าเรื่อง
ความรู้ในตัวคน
การจัดเก็บความรู้/ การเข้าถึงความรู้
3. การทบทวนหลัง ปฏิบัติงาน
ความรู้ในตัวคน
การจัดเก็บความรู้/ การเข้าถึงความรู้
5. ระบบพี่เลี้ยง
ความรู้ในตัวคน
การจัดเก็บความรู้/ การเข้าถึงความรู้
6. การจัดตั้งทีมข้ามสาย งาน
ความรู้ในตัวคน
การแลกเปลี่ยนเรียนรู้
7. การประชุมระดม สมอง
ความรู้ในตัวคน
การแลกเปลี่ยนเรียนรู้
8. ชุมชนนักปฏิบัติ
ความรู้ในตัวคน
การแลกเปลี่ยนเรียนรู้
4) การเรี ยนรู้ เป็ น การสร้ างความเข้า ใจและตระหนักถึ ง ความสําคัญ และหลักการของการจัดการ ความรู้ให้แก่บุคลากร การฝึ ก อบรมต้ อ งพิ จ ารณาถึ ง เนื้ อ หา กลุ่ ม เป้ า หมาย วิ ธี ก าร การประเมินผลและ ปรับปรุง เช่น เนื้อหาง่าย เชื่อมโยงกับการ ทํ า งานของกลุ่ มเป้า หมาย มีก ารใช้ เ ทคโนโลยี ส ารสนเทศ (elearning, KM website) ช่วยให้เรียนรู้ได้ตามเวลาที่ผู้เรียนสะดวก เป็นต้น 5) การวั ด ผล เป็ น การดํ า เนิ น การเพื่ อ ให้ ท ราบว่ า การ จัดการความรู้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ แล้วนําผลของการวัด มาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดําเนินการให้ดีขึ้นรวมทั้งใช้ใน การสื่อสารกับบุคลากร ทุกระดับให้เห็นประโยชน์และความสําเร็จ ของการจัดการความรู้ การวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่าจะวัดผลที่ ขั้ น ตอนไหน เช่ น วั ด ระบบหรื อ กิ จ กรรมการจั ด การความรู้ (ความถี่ของการใช้ฐานข้อมูล จํานวนคนเข้าร่วม กิจกรรม ฯลฯ) วัดผลผลิต (Output เช่น ความพึงพอใจของผู้ใช้ฐานข้อมูล จํ า นวนปั ญหาที่ ไ ด้ รั บ การแก้ ไ ข ฯลฯ) หรื อ ผลลั พ ธ์ (Outcome เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล การเพิ่มความพึงพอใจ ของลูกค้า ฯลฯ) 6) การยกย่ อ งชมเชยและให้ ร างวั ล เป็ น การสร้ า ง แรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม และการมีส่วนร่วมของ บุคลากรในทุกระดับ แต่การให้รางวัลจะมีผลในระยะสั้นเท่านั้น จึง ต้องค้นหาความ ต้องการของบุคลากร ส่วนมากจะไม่เน้นสิ่งของ แต่เน้นการสร้างความภาคภูมิใจในความสําเร็จ การยก ย่องและ ให้รางวัลควรมีการก˚าหนดกิจกรรมของกลุ่มเป้าหมายที่จะได้รับ รางวัล กําหนดเกณฑ์การให้รางวัล และทําการสื่อสารให้ชัดเจน ทั่วถึง การมอบรางวัลควรเข้ากับกิจกรรมที่ ทําในแต่ละช่วงเวลา เช่น รางวัลมี ส่วนร่วมในกิจกรรม KM Day, Quality Fair รางวัล ตอบคําถามทุกๆ เดือน ฯลฯ
ตัวช่วยของ “การจัดการความรู้”
ความสําเร็จในการจัดการความรู้ขององค์กรขึ้นอยู่ กั บ ปั จ จั ย ต่ า งๆ เรี ย กว่ า ปั จ จั ย ความสํ า เร็ จ (Critical Success Factor : CSF) ปัจจัยเหล่านี้เปรียบเสมือนตัวช่วย ของ “การจั ด การความรู้ ” ถ้ า ตั ว ช่ ว ยได้ รั บ การบริ ห าร จัดการที่ดีก็จะมีพลังส่งเสริมให้การจัดการความรู้ได้ผลดี ด้วย ตัวช่วยเหล่านี้ ได้แก่ 1. บรรยากาศและวั ฒ นธรรมองค์ ก รที่ เ อื้ อ ต่ อ การ เรียนรู้และแลกเปลี่ยนความรู้ เช่น การเชิดชู ความรู้และผู้รู้ การมีอิสระในการคิดและท˚างาน (เชิงสร้างสรรค์) การเป็น กั ล ยาณมิ ต ร โปร่ ง ใส ไว้ ว างใจ ให้ เกี ย รติ กั น เป็ น ต้ น บรรยากาศและวั ฒ นธรรมแบบ “กั ล ยาณมิ ต ร” จะนํ า ความสําเร็จ ความสุขมาสู่ทุกคนใน องค์กร จึงสมควรที่ทุก คนจะร่ ว มมื อ ร่ ว มใจกั น สร้ า งและรั ก ษาบรรยากาศและ วัฒนธรรมดีๆ นี้ตลอดไป 2. ผู้บริหารระดับสูง (Chief of Executive Officer : CEO) และผู้บริหารจัดการความรู้ (Chief of Knowledge Officer : CKO) แสดงบทบาทนําที่ชัดเจน เป็นแบบอย่างที่ดี มี ส่ ว นร่ ว มใน กิ จ กรรมสํ า คั ญ ให้ ค วามสนั บ สนุ น อย่ า ง จริงจัง สม่ําเสมอและต่อเนื่อง 3. ทีมงานจัดการความรู้ จัดตั้งขึ้นเป็นเอกเทศ อาจ คั ด เลื อ กบุ ค ลากรจากหน่ ว ยงานต่ า งๆ เพื่ อ มาทํ า งาน จัดการความรู้เพียงงานเดียว ได้รับการ พัฒนาทั้งความรู้ และทั ก ษะการจั ด การความรู้ ส่ ง เสริ ม การมี ส่ ว นร่ ว มของ บุคลากร และมี การสื่อสารกับ บุคลากรอย่า งสม่ ˚าเสมอ ผ่านหลายช่องทาง
4. บุ ค ล า ก ร เ ป็ น ทั้ ง ผู้ เ รี ย น ผู้ รู้ ผู้ ส ร้ า ง ผู้แลกเปลี่ยนและผู้ใช้ความรู้ ควรได้รับทราบวัตถุประสงค์ แผนปฏิบัติก ารประจํา ปี และอื่น ๆ ของการจัด การความรู้ โดยเฉพาะรู้ ในส่ วนของตนว่ า จะต้อ ง ทํ า อะไร ทํ า อย่ า งไร ทําแล้วจะได้อะไร ประเมินผลอย่างไร และจะปรับปรุง อย่างไร มีทัศนคติที่ถูกต้องว่า การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือหรือ ตัวช่วยอํานวยความสะดวก ลดภาระ และเป็นส่วนหนึ่งของ การทํา างาน ประจํา วั น มีส่ วนร่ วมในการดํา เนิน กิจกรรม ต่างๆ ในการจัดการความรู้ 5. แผนและและการปฏิบัติตามแผน ควรให้บุคลากรมี ส่ ว นร่ ว มการจั ด ทํ า แผนเพื่ อ ให้ เ กิ ด ความเข้ า ใจและการ ยอมรับในวงกว้าง แผนแม่บทจะช่วยให้มองภาพในอนาคต ของการจัดการความรู้ในองค์กรได้ ชัดเจน แผนปฏิบัติการ ประจําปีก็ทําให้เกิดความชัดเจนร่วมกันว่าในแต่ละปีจะต้อง ทําอะไร ทําอย่างไร เพื่อ อะไร และวัดผลอย่างไร ความเข้าใจ และการยอมรับนี้จะส่งเสริมให้มีการดําเนินการตามแผนได้ อย่างราบรื่น และครบถ้วน 6. เทคโนโลยี ส ารสนเทศ ช่ ว ยให้ เ กิ ด ความสะดวก รวดเร็ว ในการรวบรวม จัดเก็บ เผยแพร่ความรู้รวมทั้งเพิ่ม แรงจูงใจในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จึงควรมีเทคโนโลยีการ จัดการความรู้ที่เหมาะสมกับองค์กร เทคโนโลยีนี้ต้องสมดุล กั บ ความสามารถใช้ ข องบุ ค ลากรด้ ว ย แต่ ส่ ว นมาก เทคโนโลยี จ ะล้ํ า หน้ า ความสามารถนี้ ดั ง นั้ น ควรพั ฒ นา บุคลากรในด้านความรู้และทักษะจนสามารถใช้เทคโนโลยีที่มี ในองค์กรได้เต็มที่
(THANK YOU)
สบช.
Data Loading...